Archivierungspflicht, private Mails, Verschlüsselung und mehr

Zehn Mythen zur E-Mail-Archivierung

| Autor / Redakteur: Thomas Joos / Stephan Augsten

Verewigt: Die E-Mail-Archivierung wird oft stoisch durchgezogen, ohne die genauen Hintergründe zu kennen.
Verewigt: Die E-Mail-Archivierung wird oft stoisch durchgezogen, ohne die genauen Hintergründe zu kennen. (Bild: Archiv)

E-Mails dürfen und müssen auch archiviert werden. Viele Unternehmen handeln im Bereich der E-Mail-Archivierung aber nicht gesetzeskonform oder haben einige Bereiche der Aufbewahrung nicht korrekt umgesetzt. Hierzu gibt es verschiedene Bestimmungen – aber auch einige Mythen, auf die wir nachfolgend genauer eingehen.

Richtlinien zur E-Mail-Archivierung und der Archivierung von elektronischen Dokumenten sind unter anderem an folgenden Stellen festgeschrieben:

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

§ 146 AO (Abgabenordnung): Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, Abs. 4

§ 239 HGB (Handelsgesetzbuch): Führung der Handelsbücher

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Mythos 1 – Archivierung ist freiwillig

E-Mails werden von vielen Unternehmen mittlerweile als ganz normale Geschäftskorrespondenz verwendet. Es werden Angebote und Rechnungen verschickt, Support-Anfragen beantwortet, geschäftliche Besprechungen geplant und mehr.

Was aber viele Unternehmen nicht wissen: die komplette Geschäftskorrespondenz muss sechs bis zehn Jahre lang archiviert werden. Die Archivierung ist kein nettes Zusatzfeature von Exchange und Co, sondern gesetzliche Pflicht. Das gilt vor allem für Geschäftsbriefe, die direkt dem Unternehmen zugeordnet sind, also auch Anhängen von E-Mails.

Die notwendigen Funktionen zur Archivierung sind Bestandteil vieler E-Mail-Server, zum Beispiel von Exchange Server 2013. Hier sind generell keinerlei Zusatzprodukte notwendig, nur etwas Plan- und Konfigurationsarbeit. Natürlich sind optimierte Archivierungslösungen sinnvoll, wenn die Bordmittel nicht mehr ausreichen, eine Pflicht sind sie aber nicht.

Kommentar zu diesem Artikel abgeben

Schreiben Sie uns hier Ihre Meinung ...
(nicht registrierter User)

Kommentar abschicken

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 43043682 / E-Mail und Kommunikation)