Enterprise Content Management aus der Cloud

Apps für die sichere Verwaltung von Dokumenten & Prozessen

| Autor / Redakteur: Dr. Dietmar Müller / Florian Karlstetter

Apps für Enterprise Content Management für die sichere Verwaltung von Dokumenten und Prozessen.
Apps für Enterprise Content Management für die sichere Verwaltung von Dokumenten und Prozessen. (© vege - stock. adobe.com)

Das Enterprise Content Management gehört zu den wenig geliebten aber notwendigen Disziplinen der modernen Unternehmensführung. Zum Glück gibt es eine breite Auswahl an Dokumentenverwaltungssystemen. Sie sorgen dafür, dass Schriftstücke elektronischer Art sicher verwaltet und im Bedarfsfall wiedergefunden werden.

Im Cloud-Marktplatz von Basaas und CloudComputing-Insider finden Mittelständler zahlreiche Apps, mit denen sie dies einfach und schnell durchführen können. Und das risikolos: Alle Lösungen auf dem Marktplatz können kostenlos getestet werden. Die Bereitstellung erfolgt in allen Fällen automatisch durch den Anbieter.

Nachfolgend stellen wir die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anwendungen vor. Der Marktplatz bietet die Chance, die Angebote mittels eines Filters nach genau der passenden Lösung für Ihre Aufgabenstellung zu durchsuchen. Interessierte können nach Firmengröße, Business-Sektoren, Zertifikaten und Land der Datenhaltung sortieren.

Die Anwendungen eignen sich insbesondere für Anwender ohne große Kenntnisse in Sachen Software und Programmierung. Wie bei allen Anwendungen aus der Cloud erhalten sie automatische und kostenlose Updates bei einer fixen monatlichen Nutzungsgebühr. In der Regel verfügen die Apps zudem über grafische Benutzeroberflächen, die keine Fragen offenlassen. Fragen beantworten auch die Demo- und Testversionen der Apps, die dem Nutzer die Chance geben, 30 Tage lang die Zweckmäßigkeit der Anwendung zu testen.

Dokumente & Prozesse im Fokus

Und hier der Überblick über die Anwendungen für Dokumente & Prozesse auf dem Marktplatz von German Businesscloud/Basaas und CloudComputing-Insider:

Der Dateimanager forshare, eine sichere Online-Plattform zum Speichern, Verwalten und Teilen von Dateien mit Kollegen und Geschäftspartnern, ist eine besonders empfehlenswerte App. Über einen Link mit Passwort und Ablaufdatum erhalten auch Dritte Zugriff auf einen bestimmten Ordner oder eine Datei. forshare wird in einem zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentrum von T-Systems betrieben. Damit erfüllen KMU die sehr hohen und in Deutschland auch geforderten Datenschutzrichtlinien. Durch eine SSL-Verschlüsselung der Kommunikation von Webbrowser und Rechenzentrum bleiben die Daten während der gesamten Übertragung vertraulich.
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Im Falle der App DocuWare Cloud werden alle unternehmensspezifischen Daten auf dem Gebiet der Europäischen Union gespeichert und unterliegen den EU-Datenschutzregelungen. Nicht nur die Kommunikation zwischen Browser und Rechenzentrum erfolgt verschlüsselt, sondern auch die Dokumente selbst werden in einem mehrstufigen Verfahren chiffriert gespeichert. DocuWare Cloud ist nach den ISO-Normen 27001 und 9001 zertifiziert sowie nach den GoBD.
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Die Besonderheit der App Fabasoft Cloud ist die Zeitreise-Funktion - sie sorgt für den reibungslosen Ablauf von Geschäftsprozessen und bietet Nachvollziehbarkeit, Transparenz und klare Regeln bei der Zusammenarbeit. Ein „Teamroom“ stellt die zentrale Anlaufstelle für den sicheren Dokumentenaustausch und die grenzenlose Zusammenarbeit zwischen Unternehmen dar. Es handelt sich um einen geschützten Bereich, zu dem nur berechtigte Personen Zugang erhalten. Die Fabasoft Cloud bietet mit „Mindbreeze“ zudem eine intelligente Suchfunktion.
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Die App Phoenix Documents Cloud bietet drei Funktionen in einem: Smarte Dokumentenverwaltung, revisionssichere Archivierung und ein dynamisches Prozessmanagement. Das Hosting erfolgt im Rechenzentrum der deutschen Telekom und bietet KMUs damit zertifizierte Sicherheit made in Germany. Die Automatik-Funktionen „SmartIndexing“ und „SmartClassify“ erleichtern das Hinzufügen von Dokumenten. Das Backup für alle Daten und Dokumente erfolgt automatisch und regelmäßig.
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Die Anwendung forcontent | Der Dokumentenmanager ermöglicht neben dem Dokumentenmanagement den Expertenaustausch via Forum, Pinnwand, Nachrichten oder E-Mail. Optionale Extras wie der Online-Speicher WebDisk oder Zusatzfelder für eigene Kriterien von Dokumenten, Akten und Projekträumen erweitern den Funktionsumfang. Durch ein ausgeklügeltes Raumkonzept haben KMUs den Fortschritt ihrer Projekte jederzeit im Blick.
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Mit forcontract | Der Vertragsmanager stehen KMUs alle Vertragsakten mit Dokumenten und Notizen auf Knopfdruck bereit. Fristen und Abhängigkeiten werden automatisch überwacht, Risiken und Geschäftsbeziehungen können schnell bewertet werden. Mit forcontract gehören unterschiedliche Kenntnisstände, unvollständige Vertragsakten oder versäumte Fristen der Vergangenheit an.
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foxdox betont vor allem die Dokumentenkommunikation mit Geschäftspartnern, Mitgliedern, Lieferanten und Kunden. Die Anwendung stellt Kommunikationspartnern Dokumente einfach und sicher zur Verfügung. Die Empfänger erhalten gleichzeitig ein eigenes, sicheres Online-Archiv. Die Kommunikation läuft über ein deutsches, zertifiziertes Hochsicherheitsrechenzentrum.
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iDGARD unterbindet unbefugte Zugriffe auf Daten und Verbindungsinformationen nicht nur während der Datenübertragung und -speicherung, sondern auch während der Datenverarbeitung. Die App wurde vom TÜV in der höchsten Schutzklasse für Cloud-Dienste zertifiziert, der Dienst ist damit für Geheimnisträger wie Ärzte und Anwälte gem. § 203 StGB geeignet. iDGARD ist ein Dienst des Münchner Cloud-Security Experten Uniscon und wird ausschließlich in Deutschland entwickelt und betrieben.
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Die mission-one Marketing-Suite besteht aus verschiedenen Komponenten wie mission-one crm+, mission-one dialog und mission-one bonus. Jede Software kann als eigenständige Lösung oder als Ergänzung zu bestehenden Systemen genutzt werden. mission-one bonus etwa bildet alle Loyalitäts-Prozesse – von der Teilnehmerverwaltung über das Kommunikations- und Aktivierungs-Management bis hin zur kontinuierlichen und detaillierten Erfolgsanalyse – in einer Lösung ab.
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orgavision sorgt nicht nur für die Unternehmensdokumentation, sondern auch für die Abbildung von Normen und Regelwerken, für das Qualitätsmanagement, die Organisationsentwicklung, den Ausbau des Wissensmanagements und die Stärkung der internen Kommunikation. Auf Basis frei definierbarer Rollen erstellen KMUs mit dem „Organigramm-Editor“ eine visuelle Darstellung ihrer Aufbauorganisation. Die App eignet sich für Unternehmen unabhängig von der Branche oder der Größe.
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„Alle Lösungen auf dem Marktplatz von Basaas und CloudComputing-Insider können kostenlos und unverbindlich getestet werden. Die Bereitstellung erfolgt in aller Regel automatisch und direkt durch den Cloud-Anbieter“, so Frank Türling, Geschäftsführer von Basaas

Hier geht es direkt zum Cloud Marketplace für Business Apps von Basaas/German Businesscloud und CloudComputing-Insider. Dort finden sich über 100 cloudbasierte Tools aufgeteilt in 19 Rubriken.

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