Was Filesharing-Lösungen für Unternehmen leisten müssen

Daten sicher speichern, bearbeiten und weitergeben

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Komfortfunktionen bringen Schwierigkeiten

Bei Mobilgeräten entstehen die Probleme vor allem durch die für den Anwender hilfreiche „Öffnen mit“-Funktion. Applikationen wie ein PDF-Editor, eine Bildbearbeitung oder eine mobile Textverarbeitung schaffen weitere Sicherheitsrisiken. Die Entwicklung geht deshalb eindeutig in Richtung Sandboxing für komplette Filesharing-Container.

Idealerweise sollte es heutzutage möglich sein, Dateien aller Art aus der Filesharing-Lösung heraus zu bearbeiten. Egal ob es um das Abspeichern, den Zugriff, das Arbeiten oder Teilen geht: die Filesharing-Applikation muss dann nicht mehr verlassen werden, das Risiko eines Datenabflusses werden minimiert. Gleichzeitig ist es für die IT-Abteilung einfacher möglich, den Weg von Dateien nachzuvollziehen.

Nach dem Lesen bitte vernichten

Eine weitere wichtige Rolle spielt in Zukunft auch das automatische Löschen von Daten aus Filesharing-Lösungen. Einzelne Unternehmen verlangen bereits heute, dass keine Datei länger als 90 Tage in der Cloud gespeichert ist. Aktuelle Anwendungen sollten eine Datei nach Ablauf einer solchen Frist zerstören. Auf diese Art und Weise sind die Mitarbeiter dazu angehalten, eine Filesharing-Lösung nicht als Dateiablage für alle Fälle zu nutzen, sondern sie selektiv und zweckgebunden einzusetzen.

Im Prinzip sollte sich die IT von einem One-Size-Fits-All-Ansatz verabschieden. Schließlich ist es ein großer Unterschied, ob eine Anwaltskanzlei, ein Krankenhaus oder ein Vertriebsbüro auf File-Sharing-Lösungen setzen. Je nach verwendeten Daten wird der Fokus eher auf maximalem Datenschutz oder eben einer Strategie liegen, bei der es auf das maximale Sparpotenzial in der Cloud ankommt.

Wenn die verwaltete Datenmenge zwar groß aber im Prinzip ohne Relevanz mit Blick auf Sicherheitsinteressen oder die Privatsphäre ist, kann eine solche Herangehensweise durchaus vertretbar sein. Dementsprechend sollte eine Lösung als On Premise-Variante ebenso gut funktionieren wie in der Cloud oder als Hybrid-Variante.

Insbesondere wenn der Datenschutz an erster Stelle steht, ist eine On-Site-Installation nach wie vor die beste Wahl. Kleinere Unternehmen, die nicht die Ressourcen und das Know-How für eine erstklassige Sicherheitsarchitektur haben, setzen wohl am besten auf eine Managed-Service-Lösung. Dabei kümmern sich immerhin ausgewiesene Experten rund um die Uhr um Datenschutz und Informationssicherheit.

* Paul Steiner ist Managing Director EMEA bei Accellion.

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