Fallstudie zum Online-Backup-Dienst von Sage Datensicherheit mit Cloud-Diensten verbessern

Rechenzentren verfügen meist über große Speicherkapazitäten und eine redundante Infrastruktur, kleine und mittlere Unternehmen hingegen nicht. Entsprechend schwieriger ist es hier, für eine umfassende Datensicherung zu sorgen. Ein Online-Backup-Dienst kann die Lösung sein.

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„Die Bedeutung der IT-Sicherheit wird in den Unternehmen weitgehend erkannt. Die Maßnahmen, die ergriffen werden, sind aber oftmals unzureichend“. Mit dieser Kritik wandte sich Bundesinnenminister Dr. Hans-Peter Friedrich bei der Eröffnung der Sicherheitsmesse it-sa im vergangenen Herbst in Nürnberg vor allem an kleinere und mittelständische Unternehmen.

Kabinettskollege Philipp Rösler legte auf der Jahrestagung der Task Force „IT-Sicherheit in der Wirtschaft“ Anfang Mai in Berlin vor etwa 200 Vertretern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung nach: „Nahezu alle kleinen und mittelständischen Unternehmen in Deutschland, nämlich 99,7 Prozent, arbeiten heute IT-basiert. Unsere Unternehmen nutzen das Internet für ihren Einkauf, den Vertrieb und das Marketing.“

Jüngste Studien würden belegen, dass die Gefahren bei der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien häufig noch unterschätzt werden. „Insbesondere bei der Umsetzung der organisatorischen IT-Sicherheit besteht erheblicher Nachholbedarf“, sagte der Bundeswirtschaftsminister.

Das hohe ministerielle Engagement zeigt: Das Thema Sicherheit gewinnt auch dort rasant an Bedeutung, wo bislang viele Entscheider meinten, ihre Daten seien nicht bedroht – in kleinen und kleinsten Unternehmen. Denn auch für sie gilt: Alle elektronisch erstellten kaufmännischen Belege wie Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen müssen digital verfügbar sein, damit die Finanzbehörden bei Bedarf Zugriff darauf haben.

So fordert es der Gesetzgeber in den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Zur Einhaltung dieser Vorschriften gehört auch die Sicherung aller Daten mit Hilfe von Werkzeugen und Methoden auf dem aktuellen Stand der Technik.

Schluss mit der Sparstrumpf-Mentalität

Viele Unternehmer suchen jedoch aus einem anderen Grund nach einem Höchstmaß an Sicherheit für ihre Daten. Sie wissen, dass für den normalen Geschäftsbetrieb ihres Unternehmens der jederzeitige Zugriff auf elektronische Informationen von existenzieller Bedeutung ist: egal ob aktuelle Stammdaten, elektronische Dokumente von Kunden und Lieferanten oder technische Daten aus laufenden Projekten.

Vor diesem Hintergrund wird die Datensicherung zur Chefsache. Die zentrale Frage lautet: Wo sind meine Daten wirklich sicher? Lange Zeit waren lokale Backups auf CD, DVD und externen Festplattenlaufwerken die Standardmethode, heute verbuchen Experten derartige Strategien unter ‚Sparstrumpf-Mentalität‘. Online-Backup-Dienste bieten demgegenüber etliche Vorteile:

• einfache und schnelle Beschaffung und Erweiterung von Speicherplatz

• Gewährleistung von Sicherheit und Datenschutz durch den Cloud-Anbieter

• professionelle Sicherheitsstandards, in der Regel von unabhängigen Experten zertifiziert

• globale Verfügbarkeit (per Internet-Anschluss)

• Unabhängigkeit vom Endgerät beim Datenzugriff

• Keine Anschaffung und Wartung von Hard- und Software

• Kosten sind als Betriebsausgaben absetzbar

Maßgebliche Auswahlkriterien für KMU

Für Stefan Piel, Geschäftsführer der Schlosserei Piel GmbH im hessischen Wehrheim, war die zusätzliche Sicherheit wichtig bei der Entscheidung für das Online-Backup seiner Geschäftsdaten. Er sagt: „Natürlich sichern wir auch im Haus auf einer externen Festplatte. Aber was, wenn die kaputt geht, und wir als normale Anwender es nicht bemerken?“

Die Standards eines professionellen Rechenzentrums könne man in einem Handwerksbetrieb nicht gewährleisten. Zu diesen professionellen Standards gehören die Verschlüsselung der Datenübertragung und der Datenspeicherung ebenso wie die redundante Speicherung der Daten in verteilten Rechenzentren.

Dabei wird der gesamte Datenbestand eines Rechenzentrums an einem zweiten, geographisch getrennten Ort gespiegelt. So sind die Daten selbst bei der Zerstörung eines Data Centers durch Unfälle oder Naturgewalten gegen Verlust geschützt.

Diesen Aufwand können kleine und mittlere Anwenderunternehmen nicht betreiben. Der Schlossermeister Piel griff daher zu, als er vom Hersteller seiner Buchhaltungs-Software das Angebot erhielt, seine Daten automatisch online sichern zu lassen.

Erleichtert wurde die Entscheidung durch die guten Erfahrungen mit anderen Software-Lösungen von Sage. Hinzu kam die einfache Bedienbarkeit der Lösung, so Piel: „Meine Mitarbeiter und ich müssen uns um die Sicherung gar nicht mehr kümmern – die läuft ganz von allein.“

Dazu trägt die tiefe Integration von Software und Backup-Service bei. Zwar habe es anfangs kleinere Probleme mit der richtigen Konfiguration gegeben, so dass der Eindruck entstand, als würden die gebuchten 250 Gigabyte Speicherplatz nicht lange reichen. Der Anbieter half aber nach, so dass der Dienst inzwischen reibungslos läuft.

Hoher Bedienkomfort ist kein Luxus

Wer die Vorteile eines Online-Backups nutzen will, sollte bei der Auswahl seines Lieferanten auf Details wie Vertragslaufzeit, Benutzeranzahl, Speichervolumen, Funktionalität und Zahlungsweise achten. Genauso wichtig sind klare Angaben zu sicherheits- und datenschutzrelevanten Themen wie Datenverschlüsselung, Serverstandort und Sicherheitsbestimmungen.

Die Praxis zeigt: Übersichtlichkeit und Einfachheit der Benutzeroberfläche sind kein Luxus, sondern die Grundvoraussetzung für eine hohe Benutzerakzeptanz und einen wirksamen Schutz der Daten. Denn nur, wenn die Backup-Funktionalität so einfach ist, dass sie von allen Mitarbeitern genutzt wird, sind die Daten wirklich sicher. Gleichzeitig gilt: Je höher der Automatisierungsgrad, desto sicherer die Lösung.

Unabhängig von der gewählten Backup-Strategie sollten Anwender unbedingt regelmäßig die Qualität der Datensicherungen prüfen, um Überraschungen im Ernstfall zu vermeiden. Die Häufigkeit der Prüfungen richtet sich nach der Bedeutung der Daten und der Häufigkeit von Änderungen. Bei wöchentlicher Sicherung von Geschäftsdaten empfehlen Experten, die Wiederherstellbarkeit einmal pro Monat zu überprüfen.

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