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Migration von klassischer TK zur IP-Telephonie Einstieg in den Ausstieg

Autor / Redakteur: Jürgen Wasem-Gutensohn / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Der Siegeszug IP-basierter Sprachkommunikation ist nicht mehr aufzuhalten. Genügend Indizien dafür liefern aktuelle Markterhebungen. Ihr Fazit: Auf Dauer ist die Integration von Daten und Sprache in einem Netz die effizientere und kostengünstigere Lösung und auch die oft vermeintlichen Sicherheitslücken sind beherrschbar.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Klassische TK-Architekturen landen bald in der Sackgasse. Und zuerst werden Unternehmen mit einem weit verzweigten Filialnetz auf die Telefonie via IP umstellen. Der Hintergrund: Gerade in kleinen Geschäftsstellen herrschte lange Zeit eine reichhaltige Vielfalt in puncto TK-Infrastruktur. Einzelne Filialen und Niederlassungen haben in der Vergangenheit ihre eigene ISDN-Nebenstellen- oder kleine TK-Anlage angeschafft. Für die Administratoren in der entfernten Zentrale gestaltet sich in solchen Fällen das Systemmanagement und die Betreuung der Zweigstellen und Mitarbeiter oft extrem aufwändig. Wer hier den Wildwuchs beseitigen und eine homogene Kommunikationsinfrastruktur schaffen will, für den ist der Weg in Richtung IP-Telefonie beziehungsweise Voice over IP (VoIP) vorgezeichnet.

Die Sprachkommunikation erfolgt dabei über das bereits für die Datenkommunikation ausgelegte Firmennetz. Beispiele dafür finden sich in vielen Branchen: bei Banken, Versicherungen, Energieversorgern, Pharmakonzernen und dem Öffentlichen Sektor.

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Allerdings zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen verschiedenen Branchen und Größenklassen, wie eine vom Berliner Analystenhaus Berlecon durchgeführte Umfrage ergab; Auftraggeber der Studie waren Damovo und Nortel. Die wichtigsten Ergebnisse lauten: Nebenstellenanlagen auf Basis der IP-Telephonie und Voice-over-IP-fähige Telefone sind bei großen Unternehmen deutlich häufiger anzutreffen als bei kleinen. Die stärksten Nutzer innerhalb der einzelnen Branchen sind die unternehmensnahen Dienstleister.

Über alle Branchen hinweg ist die IP-Telefonie ein wichtiges Thema für die Unternehmen: Jedes dritte der befragten Unternehmen nutzt demnach bereits IP-basierte Kommunikationstechnologien, ein weiteres Drittel plant die Nutzung.

Nichts überstürzen

Allerdings empfehlen die Berliner Analysten den Unternehmen, nicht überstürzt auf IP-Telefonie umzustellen, sondern abzuwägen, ob und vor allem wann eine Migration sinnvoll ist. „Nur für wenige Unternehmen ist es jetzt schon sinnvoll, ganz auf VoIP umzusteigen. Es existieren aber oft Quick Wins, bei denen sich durch punktuellen Einsatz von VoIP schnell Kosten sparen lassen“, erklärt Nicole Dufft, Geschäftsführerin von Berlecon Research.

Alle anderen Unternehmen sollten bei IT- und TK-Investitionen darauf achten, dass heutige Anschaffungen auch einen späteren Wechsel auf IP-Telefonie unterstützen. „Wir gehen davon aus, dass sich Voice over IP langfristig durchsetzen wird. Denn die Integration von Sprache und Daten in einem Netz ist auf Dauer die technisch effizientere und kostengünstigere Lösung. Vor diesem Hintergrund empfehlen wir Unternehmen, eine individuelle Migrationsstrategie zu entwickeln“, ergänzt Dufft.

IP-Telefonie verspricht vielfältige Nutzenpotenziale, darin sind sich Marktforscher und Anwender aus allen Branchen einig. Im Kern lassen sich hier fünf große Kategorien unterscheiden:

  • Kostensenkung bei den Telefonaten
  • Nutzung der vorhandenen Datenleitungen für die Filialanbindung
  • Gemeinsame Infrastruktur für Daten und Sprache
  • Optimierung der Prozesse durch eine Computer-Telefonie-Integration (CTI)
  • Flexibilität und Erreichbarkeit

Die wichtigste Voraussetzung: Es existiert bereits eine (IP-)Datenleitung, die Filialen und Niederlassungen mit der Zentrale verbindet und diese Infrastruktur verfügt gleichzeitig über genügend freie Kapazitäten, um darüber auch den Sprachverkehr abzuwickeln.

Kosteneinsparungen ergeben sich vor allem bei vielen deutschlandweiten Gesprächen innerhalb des Firmennetzes. Wer vorwiegend Ortsgespräche führt, für den ist IP-Telefonie unter Kostenaspekten weit weniger lohnend.

Beachtliche Potenziale bietet die Integration der Filialen in eine zentrale, VoIP-fähige TK-Anlage. Ein solches Vorgehen ist eine attraktive Option, wenn Leasingverträge der alten TK-Anlage auslaufen, sie ausgetauscht werden kann oder auch, wenn sie um IP-Telefoniefunktionen aufzurüsten ist. Die Bedingung: IP-Telefonie ist ein zentraler Baustein der langfristigen Kommunikationsstrategie des Anwenders.

Effizienzerhöhung inklusive

Weit wichtiger als eine Kostensenkung sind die Möglichkeiten, effizientere Geschäftsprozesse auf Basis der Computer-Telefonie-Integration (CTI) zu etablieren. Die bei der IP-Telefonie verwendeten offenen Standards vereinfachen die Abbildung und Integration kommunikativer Geschäftsprozesse mit Groupware-, Customer-Service- oder CRM-Anwendungen. Ein erhebliches Potenzial bieten an dieser Stelle auch alle Arten von Unified-Messaging-Lösungen, bei denen Nachrichtentypen wie E-Mail, Fax und Voicemail unter einer einheitlichen Applikation zusammengefasst werden. Denkbare Einsatzgebiete sind interne oder ausgelagerte Callcenter.

Ein weiteres Nutzenpotenzial ergibt sich schließlich durch mehr Flexibilität und eine bessere Erreichbarkeit. Durch die Trennung zwischen logischer und örtlicher Ebene kann über die VoIP-fähige TK-Anlage eine einzige Rufnummer an einen Mitarbeiter vergeben werden, über die er erreichbar ist – und zwar unabhängig davon, ob er im Office mit seinem Tischgerät oder unterwegs mit seinem Handy spricht. Das schließt Rufumleitung, Konferenzschaltung und andere Dienste mit ein. „Zusätzliche Anwendungen erhöhen die Produktivität von Mitarbeitern und verbessern den Informationsaustausch“, sagt Martin Böker, Business Leader Enterprise beim Netzwerkausrüster Nortel. „Gerade die Arbeit virtueller Teams wird dadurch erleichtert.“

Warum Unternehmen zögern

Während eine stetig wachsende Zahl von Unternehmen in vielen Branchen die Chancen der IP-Telefonie für sich erkannt hat, und auf vielfältigen Gebieten nutzt, zögern andere noch. Genau bei dieser Gruppe fragte Berlecon nach Gründen für den Nichteinsatz von VoIP-Lösungen. Immerhin 46 Prozent der Nichtnutzer äußersten Sicherheitsbedenken, 27 % erschien der Nutzen zu gering und 24 % gaben an, sie seien technisch noch nicht vorbereitet.

Tatsächliche und „gefühlte Sicherheitslücken“

Wo immer es in den Unternehmen um neue Kommunikationstechnologien geht, ist die Sicherheit ein wichtiges Thema: 94 Prozent der Befragten waren überwiegend oder voll und ganz der Ansicht, dass derartige Technologien erhöhte Anforderungen an die Sicherheit stellen. Allerdings gaben gleichzeitig auch 66 Prozent an, dass sie alle eingesetzten IT- und Telekommunikationslösungen systematisch auf Übereinstimmungen mit einem vorhandenen Sicherheitskonzept überprüfen. Dies ist die eine Möglichkeit, Security-Anforderungen zu bewältigen. Eine zweite Variante besteht darin, sich Unterstützung durch einen externen Dienstleister ins Haus zu holen. Für diesen Weg entscheiden sich immerhin 51 Prozent.

Als einer der sicherheitskritischen Bereiche sehen die Anwender den Einsatz von Produkten, die eigentlich für Privatleute gedacht sind, aber zunehmend in den Firmen zum Einsatz kommen. Dazu zählen etwa Instant Messenger, private Smartphones, mit denen berufliche E-Mails abgerufen werden oder auch der Skype-Dienst für VoIP. Der Nutzung solcher Lösungen stehen viele Verantwortliche äußerst skeptisch gegenüber. Vielfach erfüllt deren Einsatz nicht die hohen Sicherheitsanforderungen von Unternehmen, sie lassen sich schlecht verwalten und bringen das Risiko unerkannter Sicherheitslücken mit sich. Große Unternehmen haben striktere Sicherheitsvorgaben, die auch konsequent eingehalten werden.

Fazit

„Die Befragung von Berlecon Research belegt, dass Unternehmen den Nutzen der IP-Telefonie erkannt haben“, resümiert Christoph J. Ferdinand, Geschäftsführer von Damovo in Neuss. „Sicherheitsbedenken sind eines der größten Hindernisse für den Einsatz moderner Kommunikationslösungen. Hier müssen wir noch Überzeugungsarbeit leisten. Mit einem wirksamen Sicherheitskonzept lassen sich solche Herausforderungen aber lösen.“

Investitionen in Technologien nach dem Gießkannenprinzip richten nicht viel aus. Notwendig ist vielmehr eine ungeschminkte Bewertung der mit IP-Telefonie-Lösungen verbunden IT-Sicherheitsrisiken im eigenen Unternehmen, die Identifikation möglicher Schwachstellen und damit verbundener Bedrohungsszenarien. Erst aus dieser Risikobewertung, die die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadenshöhe (gering, spürbar, hoch oder gar unternehmenskritisch) einschätzt, ergeben sich konkrete Hinweise, an welchen Stellen gezielte Security-Investitionen vorzunehmen sind.

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