Collaboration-Tools Flexibilität und neue Herausforderungen für Unternehmen

Collaboration-Tools haben sich während der Corona-Pandemie ihren Weg in den Arbeitsalltag vieler Unternehmen gebahnt – und sind nicht mehr daraus wegzudenken.

Laut der kürzlich durchgeführten Studie „Sichere Collaboration – Neue Arbeitswelt birgt neue Gefahren“ von Mimecast, geben fast zwei Drittel der befragten deutschen Unternehmen an, dass die Nutzung von Collaboration-Tools wie Microsoft Teams, Zoom, WebEx und Co. in den vergangenen zwölf Monaten gestiegen sei. Das ist absolut nachvollziehbar, denn die digitalen Helfer haben vielen Unternehmen die Handlungsfähigkeit während der Zeiten im Homeoffice gesichert. Auch nach der Pandemie wollen ungefähr 85 % die Tools weiter nutzen oder zukünftig sogar vermehrt einsetzen.

Doch mit den Vorteilen kommen auch Herausforderungen: Collaboration-Tools können zum Einfallstor für Cyberkriminelle werden und bedeuten damit zusätzlichen Aufwand für die unternehmensinternen IT-Teams. Vor dem Hintergrund, dass Cyberkriminelle immer mehr und immer ausgeklügeltere Attacken verüben, besteht hier Handlungsbedarf. Allein im Jahr 2020 ist die Anzahl an Ransomware-Angriffen auf deutsche Unternehmen um 71 % gestiegen, wie Mimecast in seinem Lagebericht zur E-Mail-Sicherheit 2021 aufzeigt. Um sich vor Datenverlust und Ausfallzeiten durch Cyberangriffe zu schützen, müssen Unternehmen nun aufrüsten.

Flexibilität und Effizienz durch Collaboration-Tools

Collaboration-Tools bringen zunächst einmal diverse Vorteile mit sich, die von den Mitarbeitenden geschätzt werden, wie Mimecast aufzeigt:

• 58% der Studienteilnehmenden sehen in erster Linie die erhöhte Flexibilität als Vorteil von Collaboration-Tools, denn sie erlauben die örtliche und zeitliche Unabhängigkeit der Mitarbeitenden.

• 42% verbinden mit Collaboration-Tools eine Verbesserung der Kommunikation: Vieles kann schneller und effizienter geklärt werden, da die Tools den Austausch über den kurzen Dienstweg ermöglichen.

• 37% der Teilnehmenden schätzen den vereinfachten Datenaustausch und die damit verbundene erhöhte Produktivität durch Collaboration-Tools.

Neue Herausforderung für die Unternehmenssicherheit

Neben den vielfältigen Vorteilen bringen die Tools gleichermaßen neue Risiken für die IT-Sicherheit mit sich. Die Gefahren, welche von Collaboration-Tools ausgehen, beruhen primär darauf, dass sie gewöhnlicher Weise außerhalb der Kontrolle der Unternehmens-IT liegen. Durch unzureichende Sicherheitsmaßnahmen bieten sie neue Angriffspunkte für Cyberkriminelle:

• 37% der teilnehmenden Unternehmen fürchten menschliche Fehler bei der Nutzung von Collaboration-Tools. Das Teilen von Passwörtern oder das Hereinfallen auf Phishing-Attacken durch Unachtsamkeit können Cyberkriminellen den Weg in das Unternehmensnetzwerk ermöglichen. Phishing-Attacken über Collaboration-Tools können zum Beispiel in Form von gefälschten Einladungen zur Teilnahme an einem Microsoft Teams-Call erfolgen. Ein falscher Klick und das Netzwerk könnte mit Malware infiziert sein.

• 36% sehen ungeplante Zugriffe von Dritten auf vertrauliche Inhalte als Sicherheitsrisiko. Dies könnte passieren, wenn externe Personen einen zeitlich begrenzten Zugriff auf ein bestimmtes Projekt erhalten. Ein falscher Klick und schon könnte der Partner zusätzliche Zugriffe auf Inhalte bekommen, die eigentlich nicht für seine Augen bestimmt waren.

• 27% der Befragten erwarten, dass Schatten-IT zunehmen könnte. Mitarbeitende könnten sich unautorisierte Collaboration-Tools aus dem Netz herunterladen, die nicht von der Unternehmens-IT freigegeben sind. Wenn diese ohne Befugnis genutzt werden, entstehen jedoch Gefahren im Bereich IT-Sicherheit, Datenschutz und Compliance.

• Knapp 40% der Befragten gaben an, dass die Anzahl der Compliance-Verstöße während der Pandemie durch Collaboration-Tools gestiegen sei.

Wie Unternehmen sich schützen können

Die gute Nachricht: Die durch Collaboration-Tools entstehenden Risiken können minimiert werden. Dazu können verschiedene Strategien angewendet werden, die dabei helfen, potenzielle Sicherheitslücken einzudämmen. Am effektivsten ist dabei die Kombination verschiedener Maßnahmen:

• 48% der Befragten sehen den Einsatz ergänzender Security-Software als bedeutendste Maßnahme zum Schutz vor Cyberattacken. Vor allem Sicherheitslösungen aus der Cloud lassen sich sowohl schnell als auch einfach implementieren und stellen so zusätzlichen Schutz bereit. Mimecast bietet hierfür beispielsweise cloudbasierte Sicherheits- und Archivierungslösungen an.

• 43% der Studienteilnehmenden denken, dass organisatorische Maßnahmen einen wichtigen Schritt zur Minimierung der Sicherheitsrisiken darstellen. Darunter fällt unter anderem

• die Ergänzung des Umgangs mit Collaboration-Tools in den Unternehmensrichtlinien.

• 34% der befragten Unternehmen sind außerdem der Ansicht, dass regelmäßige Security-Awareness-Trainings eine sinnvolle Maßnahme zur Eindämmung der Sicherheitsrisiken darstellen. Der Mensch ist nach wie vor eines der größten Risiken in puncto Cyberabwehr, weshalb eine Sensibilisierung im Bereich der Cyber-Security zwingend notwendig ist.

„Die Nutzung von Collaboration-Tools ist mittlerweile ein fester Bestandteil der Arbeitswelt. Viele Unternehmen sind sich der potenziellen Gefahren der Tools bereits bewusst – und das ist auch gut so“, erklärt Alexander Peters, Manager Sales Engineering DACH bei Mimecast. „Um keinen Nachteil durch die Nutzung der Tools zu erfahren, müssen nun neue Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Ein mehrdimensionaler Ansatz hilft am besten beim Schutz vor Cyberattacken. Regelmäßige Sicherheitsschulungen und die Sensibilisierung der Mitarbeitenden sind ein absolutes Muss. Zudem ist der Einsatz zusätzlicher Sicherheitssoftware gefordert. Eine gute Lösung stellen Enterprise-Archiving-Systeme dar, denn diese können Unternehmensdaten wie E-Mails, Messaging-Daten, Share-Point-Daten oder Inhalte aus sozialen Netzwerken sichern. Aktuell wird diese Lösung jedoch nur von 40 % der Studienteilnehmenden genutzt – es ist an der Zeit, nachzurüsten!“

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