Elektronische Signatur

Ist die Unterschrift bald nichts mehr wert?

| Autor / Redakteur: Hans-Günter Börgmann* / Heidemarie Schuster

Ausdrucken und wieder einscannen

In der Informationsmanagement-Praxis arten solche Vorgehensweisen dann oft in Chaos aus: Rund die Hälfte (49 Prozent) der von der AIIM befragten Unternehmen gab zu, dass sie Dokumente nur ausdrucken und unterzeichnen, um sie anschließend wieder für ihr Dokumenten-Management- beziehungsweise ECM-System einzuscannen. Ein Drittel gibt sogar zu, bei bestimmten Vorgängen, drei zusätzliche Kopien auszudrucken, um alle benötigten Unterschriften einzuholen.

Dass dies ineffizient ist, verwundert nicht und bei vielen Firmen wäre es ratsam, solche althergebrachten Vorgehensweisen auch im Sinne ihrer Business Intelligence (BI) zu überdenken. Denn was nützen Unterschriften, wenn sie nur wieder als Papierdokument in den unendlichen Weiten des Papierarchivs herumschwirren?

Unter der neuen EU-Verordnung wird es in Zukunft einheitliche rechtliche Rahmenbedingungen für elektronische Unterschriften, Siegel und Zeitstempel geben, mit der sich Echtheit und Herkunft authentifizieren und somit Manipulationen verhindern lassen. Dadurch wird die Integrität von elektronischen Dokumenten, die eine digitale Signatur enthalten, verbessert und der Weg für grenzüberschreitende, elektronische Transaktionen mit dem Stempel „sicher und vertrauenswürdig“ geebnet.

Die EU schätzt, dass bereits eine Milliarde elektronischer Unterschriften jeden Tag in ganz Europa die Runde machen und mit der neuen Verordnung wird dieser „Signatur“-Verkehr womöglich noch zunehmen.

Das alles klingt nach einer heilen Welt für alle zukünftigen Transaktionen. Aber was ist mit bereits bestehenden Papierdokumenten? Ganz zu schweigen von dem Papier, das noch auf uns zukommt? All die Prozesse, die zu einem vorbildlichen Informationsmanagement gehören, wie Scannen, Aufbewahren, Management, Archivierung und Vernichtung von Papierdokumenten werden wichtiger denn je, und das gilt auch für das E-Business.

Schöne neue digitale Welt?

Abgesehen von der technischen und rechtlichen Seite besitzen Unterschriften auch einen symbolischen Charakter. Von der Geburts- und Heiratsurkunde über Testamente – mit handgeschriebenen Unterschriften bringen wir auch Gefühle zum Ausdruck wie: „Ich kündige an.“ oder „Ich stimme zu". Ändern sich diese Gepflogenheiten, wenn wir nur noch digital unterschreiben?

Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer bei Iron Mountain Deutschland.
Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer bei Iron Mountain Deutschland. (Bild: Iron Mountain)

Glücklicherweise schließen sich elektronische und handgeschriebene Unterschriften nicht gegenseitig aus. Ein historischer, internationaler Vertrag ist nun mal nicht das Gleiche wie ein fünfseitiger Darlehensantrag. Es kommt immer auf die Situation an.

Manchmal haben wir uns auch schon angepasst, ohne es wirklich zu merken. Oder können Sie sich heute noch vorstellen, dass der Paketdienst Ihres Vertrauens bei der Paketabgabe noch eine handgeschriebene Unterschrift von Ihnen verlangt, anstatt Ihnen einen dieser kleinen Plastikstifte in die Hand zu drücken, mit dem Sie dann verzweifelt versuchen, etwas auf das Lesegerät zu kritzeln, das wie Ihre Unterschrift aussieht?

* Hans-Günter Börgmann ist seit 2008 Geschäftsführer bei Iron Mountain Deutschland. Er verfügt über mehr als 10 Jahre Branchenerfahrung und war bei seinen vorherigen Engagements in der Geschäftsführung beziehungsweise in der kaufmännischen Leitung mehrerer namhafter Unternehmen tätig. Iron Mountain ist ein weltweit tätiger Dienstleister für das Management von Informationen und kümmert sich um physische Dokumente als auch digitale Daten – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung.

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