E-Mail-Sicherheit erhöhen, Ausfälle vermeiden Jeder vierte Mitarbeiter fühlt sich von E-Mails gestresst

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Wie viele E-Mails landen während der Arbeit täglich in Ihrem Postfach? Bei den meisten Arbeitnehmern sind das äußerst viele – ob intern von Kollegen oder extern von Partnern oder Kunden. Die Fragen, die sich dabei stellen: Fühlen sich Mitarbeiter von den Massen an E-Mails gestresst, welche Auswirkungen hat dies auf die E-Mail-Sicherheit in Unternehmen, und wie lässt sich diese Sicherheit optimieren? Diesen Fragen ist eine aktuelle Studie des E-Mail-Security-Herstellers SEPPmail nachgegangen.

E-Mails sind nach wie vor das Hauptkommunikationsmittel im Business-Alltag. So können Mitarbeiter auf kurzem, schnellem Wege Nachrichten übermitteln, ohne dass sie aus ihren Arbeitsroutinen zu lange herausgerissen werden. Die Folge davon ist jedoch, dass einzelne E-Mail-Postfächer sehr voll sind – und das nicht nur mit harmlosen Inhalten.

Die Zahl von missbräuchlichen Inhalten in der Arbeitswelt steigt seit geraumer Zeit stark an. Spam, Fraud und Phishing sind neben allen relevanten Mails zu einem Dauergast im Maileingang geworden. Hinzu kommt, dass sich Desinformation, Fake News und Manipulation von essenziellen Inhalten kaum unterscheiden lassen.

Stressstudie: E-Mail-Souveränität und E-Mail-Sicherheit im beruflichen Alltag

Um herauszufinden, welche Wirkung die Massen an E-Mails auf Mitarbeiter haben, hat SEPPmail rund 800 Interviews per Online-Befragung innerhalb der arbeitstätigen Bevölkerung im Alter von 18 bis 67 Jahren durchgeführt. Ziel war es, evidenzorientierte Erkenntnisse bezüglich der E-Mail-Sicherheit und -Souveränität in einer quantitativen, empirisch-repräsentativen Erhebung zu erfassen.

1. Zielgruppe

Anhand der Frage, was den Befragten beim Umgang mit E-Mails wichtig ist, ergaben sich drei Gruppen:

• die Autarken bzw. Eigenständigen (40 Prozent), die Sicherheit, Erreichbarkeit und Vertraulichkeit bevorzugen,

• die Abgeklärten bzw. Erfahrenen (40 Prozent), denen zusätzlich zur Sicherheit Schutz vor Manipulation sowie Datenschutz wichtig sind,

• und die Agilen bzw. Spontanen (20 Prozent), die Erreichbarkeit, Schnelligkeit und Verfügbarkeit priorisieren.

Insgesamt sind den Befragten Sicherheit, Datenschutz und Schutz vor Manipulation am wichtigsten.

Nach Geschlecht und Altersgruppe ergab die Befragung folgende Aufteilung:

2. Ergebnisse

Die Studie ergab, dass sich jede vierte Person von E-Mails im Berufsalltag gestresst fühlt. Gestresste Personen empfangen durchschnittlich 29 Mails pro Tag. Zum Vergleich: Die Gruppe der nicht gestressten Personen erhält durchschnittlich 18 Mails pro Tag.

Darüber hinaus hat die Studie gezeigt, dass sich die Autarken bzw. Eigenständigen deutlich gestresster fühlen als die Agilen bzw. Spontanen.

Nicht überraschend ist die Erkenntnis, dass das Stressempfinden auch davon abhängt, ob Mitarbeiter geschult sind oder nicht.

Mitarbeiter, die in speziellen Schulungen über Cyberrisiken via E-Mail aufgeklärt wurden, sind stärker besorgt als ungeschulte Mitarbeiter:

Trotzdem erfüllen Awareness-Schulungen einen wichtigen Zweck. Denn die Studie offenbart auch, dass sich ungeschulte Mitarbeiter keine Gedanken beim Versenden kritischer Inhalte an eine private E-Mail-Adresse machen. Dies kann bei Unternehmen zu erheblichem Schaden führen.

Zusammenfassung der Ergebnisse: Jede vierte Person fühlt sich im Berufsalltag durch E-Mails gestresst. Bei den Autarken/Eigenständigen und Abgeklärten/Erfahrenen, denen Sicherheit, Datenschutz sowie Schutz vor Manipulation am wichtigsten sind, ist das Stressempfinden dabei am höchsten. Der Grund: Viele von ihnen haben eine E-Mail-Sicherheitsschulung erhalten, in der sie über Cyberrisiken via E-Mail aufgeklärt wurden. Daher sind sie beunruhigt und damit einhergehend gestresst, während die Agilen/Spontanen keinen großen Wert auf Sicherheit legen und daher keineswegs beunruhigt sind.

Wie lässt sich der Stress durch E-Mails reduzieren und damit die E-Mail-Sicherheit im Unternehmen erhöhen?

Die Studie von SEPPmail zeigt, dass Awareness-Schulungen zwar eine gute Grundsicherheit in puncto E-Mails im Business-Alltag schaffen, diese Schulungen aber allein noch nicht ausreichen. Es ist wichtig, nicht nur das Bewusstsein über E-Mail-Sicherheit bei Mitarbeitern zu schärfen, sondern auch bestimmte Sicherheitstechnologien einzuführen und die Mitarbeiter darüber aufzuklären. Bei diesen Schulungen sollten Mitarbeiter nicht nur das erforderliche Know-how für den Umgang erlernen, sondern auch erfahren, wie die einzelnen Technologien funktionieren. Auf diese Weise realisieren sie, dass sie sich um Cyberrisiken in ihrem Unternehmen keine Sorgen machen müssen, sind folglich weniger gestresst und können konzentrierter arbeiten. Um E-Mail-Stress zu reduzieren und die E-Mail-Sicherheitsstrategie in Unternehmen zu stärken, ist also das gekonnt eingesetzte Zusammenspiel aus Technologie und Mensch essenziell.

Zu den Technologien, die Unternehmen implementieren sollten, zählt unter anderem eine E-Mail-Verschlüsselung. Diese ermöglicht einen sicheren DSGVO-konformen Versand, ohne dass Inhalte während des Übertragungsweges von Unbefugten mitgelesen werden können.

Darüber hinaus gewährleisten digitale Signaturen eine klarere Identifikation des Absenders und weisen nach, dass die empfangene E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt und es sich dabei um keinerlei Betrug handelt.

Damit schadhafte E-Mails gar nicht erst im Postfach landen, ist es mittlerweile üblich, bestimmte Filtersysteme wie eine Anti-Spam- bzw. Anti-Malware-Technologie zu etablieren. Mit diesen Technologien werden schadhafte E-Mails sofort aussortiert, was zu einem geringeren Mailaufkommen im Postfach und zu weniger Stress bei den Mitarbeitern führt.

Fazit

Um einen maximalen Schutz vor Cyberangriffen via E-Mail zu gewährleisten und gleichzeitig den Stress der Mitarbeiter zu reduzieren, ist eine Kombination aus E-Mail-Security Awareness-Schulungen und technischen Maßnahmen bzw. auch deren Einbinden in die Schulungen empfehlenswert.

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