Compliance-Lösungen auf Basis von SharePoint, Exchange und Windows Server Microsoft-Partner bieten gesetzeskonformes Daten- und Dokumentenmanagement

Redakteur: Peter Schmitz

Microsoft bietet Geschäftskunden in Deutschland eine große Auswahl von Partnerlösungen, die auf Basis von SharePoint, Exchange und Windows Server die Rechts- und Revisionssicherheit der Daten-, Dokumentenverwaltung und sichere Geschäftsprozesse gewährleisten. Dabei helfen eine Reihe eingebauter Compliance-Funktionen trotz der stetig zunehmenden Regulierung nach HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU, Records-Management, FDA und REACh durch den Compliance-Dschungel.

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Unternehmen müssen immer mehr Compliance-Regelungen erfüllen. Microsoft-Partner bieten dazu maßgeschneiderte Lösungen die helfen Risiken zu vermeiden.
Unternehmen müssen immer mehr Compliance-Regelungen erfüllen. Microsoft-Partner bieten dazu maßgeschneiderte Lösungen die helfen Risiken zu vermeiden.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Formular- und Workflowmanagement, Versionskontrolle, Rechte-Management auf Dokumentenebene und Policy Compliance sind nur einige der Aufgaben, die deutsche Unternehmen heute rechtssicher erfüllen müssen.

Compliance ist eine Herausforderung, die Unternehmen und ihren IT-Entscheidern derzeit wie kaum ein zweites Thema unter den Nägeln brennt. Fallstudien können hier ganz konkret zeigen, wie sich neue Tools und Technologien profitabel einsetzen lassen, ohne die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Richtlinien zu gefährden.

Ziel von Microsoft ist es, den Umgang mit Compliance für den Benutzer möglichst einfach zu gestalten. Mehr als ein Dutzend Partnerunternehmen bieten bereits Produkte und Dienstleistungen an, die auf den Microsoft-Produkten aufsetzen. Diese erfüllen klar umrissene Compliance-Aufgaben als Komplettlösungen.

Rechtssichere Archivierung und Geschäftsprozessdokumentation

Zu den Microsoft-Partnern, die auf Grundlage der Microsoft-Produkte eine Compliance-Lösung für in Deutschland relevante Gesetze und Richtlinien aufgebaut haben, zählen bisher Alegri International, BearingPoint, d.velop AG, Merentis, new solutions, NextDocs, OpenText, Raytion, ServicePortals, Siemens, T-Systems und ViaLysis. Laufend kommen weitere Partnerunternehmen hinzu.

Das Lösungsangebot reicht von der revisionssicheren Archivierung von Geschäftsdokumenten und E-Mails gemäß HGB, AO, GoB, GoBS, GDPdU über die entsprechende Geschäftsprozessdokumentation und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen bis hin zum Qualitätsmanagement im Sinne der DIN-Normen EN ISO 9001 und EN ISO 14001.

Neben branchenübergreifend einsetzbaren Compliance-Lösungen finden Anwender von Microsoft Office SharePoint Server 2007 im Portfolio der Partner auch eine Reihe von Software-Produkten, die auf die gesetzlichen Anforderungen in bestimmten Wirtschaftszweigen wie etwa dem Produktionsgewerbe, dem Handel, der Life-Sciences-Industrie oder der öffentlichen Hand ausgerichtet sind.

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Komplexe rechtliche Vorgaben verschiedener Branchen und Länder rechtssicher umsetzen

Insbesondere Chemie- und Pharma-Unternehmen sehen sich heute mit sehr strengen Regularien konfrontiert. Hier bieten Microsoft Partner wie beispielsweise Alegri International neben einer Lösung für die EU-Verordnung REACh (Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals) zum risikolosen Umgang mit Chemikalien entlang der kompletten Produktionskette auch ein Compliance-System für ein audit- und revisionssicheres Daten- und Records-Management nach den Vorschriften der US-amerikanischen Arzneimittelzulassungsbehörde FDA. Diese regelt für alle Unternehmen, die chemische oder medizinische Erzeugnisse auf dem US-Markt zulassen und vertreiben wollen, die Handhabung von elektronisch erzeugten und gespeicherten Daten und von digitalen Unterschriften.

Im Rahmen eines Projektes mit der Diagnostics Division des Healthcare-Konzerns Roche wurde auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007 gemeinsam mit Alegri International in nur einem halben Jahr ein komplett neues, besonders effizientes Dokumenten-Management-System realisiert. Die Lösung wurde entwickelt, um den FDA-Anforderungen zu genügen.

„Für SharePoint sprach vor allem die hohe Anwenderfreundlichkeit und Kollaborationsfähigkeit der Plattform im gewohnten Office-Umfeld“, erklärt Simona Scheele-Cretulov, Roche Diagnostics in Penzberg. Roche profitiert heute neben einer Workflow- und Dokumenten-Lifecycle-Unterstützung sowie einer klar gegliederten, stets projektbezogenen Struktur der Datenbank auch von automatisch generierten PDF-Renditions.

„So ist beim Druck von PDF-Dateien schon auf dem Deckblatt zum Beispiel ersichtlich, um welche Version des Dokuments es sich genau handelt und wer dieses genehmigt hat“, ergänzt Scheele-Cretulov.

„Microsoft bietet mit SharePoint zahlreiche vordefinierte Lösungen und genügend Flexibilität für das unternehmensweite Compliance Framework“, erläutert Hans Christian Schwieger, Partner Advisory bei der KPMG Europe.

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