Office 365 per Web-Interface konfigurieren Office 365 – Sichere Online-Teamarbeit dank Viren- und Zugriffsschutz

Mit Office 365 bietet Microsoft nicht nur Online-Versionen von Word, Excel, Powerpoint und OneNote, sondern auch Groupware-Funktionen auf Basis von Exchange Server 2010. Auch ein gemeinsames Intranet mit Sharepoint und der Instant Messenger Lync 2010 sind integriert. Die Konfiguration der Sicherheitseinstellungen ist deshalb extrem wichtig.

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Alle Anwender, die in Office 365 innerhalb eines Kontos zusammenarbeiten, können miteinander kommunizieren, Daten austauschen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Da die Verbindung über das Internet erfolgt und viele Anwender in Heim-Arbeitsplätzen ebenfalls auf die Daten zugreifen können, sollten Administratoren dafür sorgen, dass die Einstellungen für die Anwender möglichst sicher konfiguriert sind.

Die Systemeinstellungen von Office 365 sind in ihrer Grundkonfiguration schon recht sicher. Für die Sicherheit im Unternehmen spielt es allerdings eine wichtige Rolle, sie zumindest zu überprüfen und unter Umständen anzupassen – seien es Sicherheitseinstellungen für das Intranet, Einstellungen für Outlook, Benutzerrechte oder die Kennwörter der Anwender.

Auch wenn die Weboberfläche von Office 365 bewußt einfach gehalten ist, sollten Administratoren immer einen Überblick darüber haben, welche Anwender auf welche Daten zugreifen dürfen und wie die Sicherheitseinstellungen gesetzt sind. Da man auch über mobile Geräte wie iPhone, iPad, Android- Smartphones, Windows Phone 7 und auch Blackberry auf die Daten zugreifen kann, sind optimale Sicherheitseinstellungen vor allem in diesem Bereich unabdingbar.

Geht ein Smartphone verloren, können Administratoren oder die Anwender selbst einen Löschvorgang aus der Ferne initiieren. Sobald sich das Gerät das nächste Mal mit dem Internet und dem Office-365-Server verbindet, sendet der Server ein Löschsignal und das Gerät setzt sich zurück (Remote Wipe). Diese Funktion ist standardmäßig in Office 365 hinterlegt und alle Smartphones die sich mit dem Server verbinden können, lassen sich auf diesem Weg löschen. Natürlich lassen sich auch Regeln festlegen, welche Smartphones Office 365 überhaupt zulässt.

Wer Office 365 bucht, erhält automatisch auch einen Virenschutz sowie Anti-Spam-Funktionen auf Basis von Microsoft Forefront Protection 2010 für Exchange. Das Modul prüft jede Datei, die Anwender hochladen oder als E-Mail versenden und erhalten, automatisch auf Viren. Das Aktualisieren und Patchen der Server übernimmt natürlich Microsoft, hier müssen Office 365-Administratoren nichts unternehmen.

Office 365 gibt es in den beiden Paketen „Berufstätige und kleine Unternehmen“ sowie „Mittelständische und große Unternehmen“. Die kleine Suite erlaubt nicht so viele Einstellungen wie das Paket für Unternehmen. So lassen sich in der Enterprise-Version beispielsweise mehr E-Mail-Richtlinien festlegen und Sicherheitsgruppen erstellen. In der Bildergalerie finden Sie alle sicherheitsrelevanten Einstellungen.

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