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Sarbanes-Oxley Act | Sarbanes-Oxley Gesetz | SOX

Redakteur: Gerald Viola

Das Sarbanes-Oxley Gesetz von 2002 (häufig abgekürzt auf SOX) ist ein Gesetz, das als Reaktion auf die Finanzskandale der sehr bekannten Unternehmen Enron und WorldCom ins Leben gerufen

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Das Sarbanes-Oxley Gesetz von 2002 (häufig abgekürzt auf SOX) ist ein Gesetz, das als Reaktion auf die Finanzskandale der sehr bekannten Unternehmen Enron und WorldCom ins Leben gerufen wurde, um Aktieninhaber, aber auch die allgemeine Öffentlichkeit vor Buchhaltungsfehlern und betrügerischen Praktiken im Geschäftsleben zu schützen. Das Gesetz wird von der Börsenaufsichtsbehörde (Securities and Exchange Commission – SEC) verwaltet, die Erfüllungsfristen aufstellt und Anforderungsregeln veröffentlicht. Das Sarbanes-Oxley-Gesetz beschreibt keine Geschäftspraktiken und spezifiziert auch nicht, wie Geschäftsberichte aufbewahrt werden sollen, eher definiert es, welche Berichte und für wie lange sie aufbewahrt werden sollen. Das Gesetz gilt nicht nur für die finanzielle Seite eines Unternehmens, sondern auch für die IT-Abteilungen, deren Aufgabe die elektronische Speicherung von Berichten ist. Das Sarbanes-Oxley Gesetz legt fest, dass alle Geschäftsberichte, einschließlich der elektronischen Berichte und Nachrichten, für “nicht weniger als fünf Jahre“ gespeichert bleiben müssen. Die Konsequenzen bei Nicht-Erfüllung sind Strafgebühren, Haft oder sogar beides. IT-Abteilungen müssen sich zunehmend der Herausforderung stellen, in kosteneffektiver Weise Berichts- und Aufzeichnungsarchive für ihre Unternehmen aufzubauen und zu pflegen, so dass die die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Die folgenden Abschnitte des Sarbanes-Oxley enthalten drei Regeln, die das Management elektronischer Aufzeichnungen betreffen. Die erste Regel befasst sich mit der Vernichtung, Änderung oder Verfälschung von Aufzeichnungen.

Im Abschnitt 802(a) heißt es "Wer auch immer eine Aufzeichnung, ein Dokument oder ein greifbares Objekt verändert, vernichtet, verstümmelt, versteckt, verdeckt, verfälscht oder einen falschen Eintrag in ihm macht in der Absicht, es zu verhindern, zu blockieren oder die Untersuchung oder fachgerechte Verwaltung einer Angelegenheit innerhalb der zuständigen Abteilung oder Agentur der Vereinigten Staaten oder eines Falls unter Titel 11 bzw. in Bezug zu einer solchen oder in Überlegung einer solchen Angelegenheit oder einem Fall zu beeinflussen, wird aufgrund dieses Rechts mit einer Strafgebühr versehen, für nicht länger als 20 Jahre inhaftiert oder beides.“

Die zweite Regel definiert die Aufbewahrungsfrist für Berichte und Aufzeichnungen. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen am sichersten fahren, wenn sie alle Geschäftsberichte nach denselben Richtlinien aufbewahren, wie öffentlich bestellte Wirtschaftsprüfer.

In Abschnitt 802(a)(1) heißt es "Jeder Buchhalter der eine Bilanzprüfung bei einem Herausgeber von Wertpapieren durchführt, auf den Abschnitt 10A(a) des Wertpapiergesetzes (Securities Exchange Act ) von 1934 (15 U.S.C 78j-1(a)) zutrifft, soll alle Prüfungs- und Revisionspapiere für einen Zeitraum von 5 Jahren aufbewahren, vom Ende des Haushaltsjahres an, in dem die Prüfung oder Revision abgeschlossen wurde.“

Die dritte Regel bezieht sich auf die Art von Geschäftsberichten, die gespeichert werden müssen, einschließlich aller Geschäftsberichte und Kommunikationen, einschließlich aller elektronischen Kommunikationen.

In Abschnitt 802(a)(2) heißt es "Die Börsenaufsichtsbehörde soll innerhalb von 180 Tagen die Regeln und Vorschriften veröffentlichen, die für die Aufbewahrung relevanter Aufzeichnungen nötig sind, wie die Aufbewahrung von Arbeitspapieren und Dokumenten, die die Grundlage einer Prüfung oder Revision sind, Memoranden, Korrespondenzen, Nachrichten oder anderen Dokumenten und Aufzeichnungen (einschließlich elektronischer Aufzeichnungen), die in Verbindung mit einer Prüfung oder Revision erstellt, versendet oder empfangen werden und Ergebnisse, Analysen oder finanzielle Daten, die sich auf die Prüfung oder Revision beziehen, enthalten.“

(ID:2020951)