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10 DsiN-Tipps für die Firmenkommunikation im Web Sichere Nutzung von Social Media

Redakteur: Stephan Augsten

Die geschäftliche Kommunikation über soziale Netzwerke und Multimedia-Kanäle genießt einen immer höheren Stellenwert. Doch die Social-Media-Nutzung gefährdet den Datenschutz und Informationssicherheit. Der Verein Deutschland sicher im Netz gibt deshalb wertvolle Sicherheitstipps.

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Social Media etabliert sich zunehmend als Marketinginstrument.
Social Media etabliert sich zunehmend als Marketinginstrument.
(© XtravaganT - Fotolia.com)

Insbesondere junge Internet-Nutzer nutzen gerne soziale Medien, um sich über Trends und Marken zu informieren. Fast die Hälfte der Unternehmen hat das erkannt und nutzt derartige Kanäle bereits für die Firmenkommunikation und als Marketingwerkzeug, wie die Bitkom-Studie „Social Media in deutschen Unternehmen“ ergeben hat.

Doch bei allen Vorteilen gilt es im sozialen Web, geistiges Eigentum und andere Firmengeheimnisse sowie die Daten von Mitarbeitern, Partnern und Kunden zu schützen. Der Verein Deutschland sicher im Netz hat deshalb zehn Tipps zur sicheren Nutzung sozialer Medien zusammengestellt.

1. Spielregeln für Mitarbeiter festlegen

Eine Social-Media-Richtlinie ist heute idealerweise Bestandteil des Arbeitsvertrags. Wer mit weniger auskommen möchte, sollte seinen Mitarbeitern mit ein paar Regeln deutlich machen, was vom Arbeitgeber gewünscht ist und was nicht. Damit Geschäftsgeheimnisse nicht an die Öffentlichkeit gelangen, ist es z.B. sinnvoll, bestimmte Themen zu benennen, die entweder verstärkt oder keinesfalls in Social Media aufgegriffen werden sollen.

2. Nutzungsbedingungen genau prüfen

Vor der Erstellung eines Firmenauftritts in einem sozialen Netzwerk sollte in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen sorgfältig nachgelesen werden, welche Rechte die Betreiber an eigenen Bildern, Texten und Informationen erhalten.

3. Trennung von Privat- und Berufsleben

Mitarbeiter können über private und berufliche Accounts in Sozialen Netzwerken auftreten. Dadurch wird der Unterschied zwischen Privat- und Berufsleben klar gemacht. (Beispiel privat: Lieschen Müller; Beispiel Firmen-Account: Lieschen Müller, Firma XY).

4. Starke Passwörter wählen

Alle Zugänge sollten durch sichere Passwörter geschützt werden, die mindestens 8 Zeichen lang sind sowie Klein- und Großschreibung, Ziffern und Sonderzeichen beinhalten.

5. Vorsicht vor Schnüfflern

In den Einstellungen sollte festgelegt sein, dass fremde Personen nicht die Kontaktlisten (Kollegen, Geschäftspartner) einsehen können. Kontaktanfragen sollten vor der Bestätigung kritisch geprüft werden, denn Konkurrenten können soziale Netzwerke nutzen, um ihre Wettbewerber auszuspähen (Social Engineering).

6. Diskussionskultur im sozialen Web

In manchen Foren oder Diskussionsgruppen tummeln sich notorische Nörgler. Beschimpfungen können Imageschäden verursachen, da sie meist nicht löschbar sind. Wenn Firmeneinträge in einem Netzwerk sehr negativ kommentiert werden, sollten die Mitarbeiter die Vorwürfe in Ruhe mit dem Chef bzw. Kollegen besprechen. Es empfiehlt sich, die Vorwürfe sachlich zu beantworten, die Diskussion dabei aber nicht endlos zu führen.

7. Erfahrungen sammeln und weitergeben

Bevor ein Mitarbeiter selbst als Autor aktiv wird, sollte er als „Follower“ bzw. Leser Erfahrungen sammeln. Berührungsängste können z.B. durch einen internen Workshop abgebaut werden, bei dem sich Mitarbeiter über ihre Erfahrungen austauschen.

8. Copyright-Verletzungen vermeiden

Vor der Verwendung von Fotos sollte sichergestellt werden, dass die Bildrechte auch für Online-Medien erworben wurden. Auch ein Impressum ist bei allen Internetangeboten Pflicht.

9. Mitarbeiter-Verfehlungen richtig ahnden

Äußern sich Mitarbeiter in Sozialen Netzwerken in unerwünschter Form, so gilt die Reihenfolge: Erst ermahnen, dann abmahnen und zuletzt kündigen. Bei schwierigen Fällen in den Bereichen Personal, Recht und Business Development ist es ggf. sinnvoll sich extern beraten zu lassen.

10. Grundregeln der Internet-Nutzung

Kriminelle nutzen soziale Netzwerke für Phishing. Daher sollten Mitarbeiter nicht unvorsichtig auf jeden Link klicken und erst recht nicht auf dahinterliegenden, gefälschten Seiten Benutzernamen und Kennwort eingeben.

Weitere Informationen zu IT-Sicherheit bei Sozialen Medien finden sich auf der DsiN-Webseite.

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