File Transfer: Antworten auf die wichtigsten Mitarbeiter-Fragen

18.07.2018

Haben Ihre Mitarbeiter Fragen zu sicheren Managed-File-Transfer-Lösungen? In diesem Blog-Beitrag helfen wir Ihnen bei der Beantwortung der häufigsten Fragen.

Unternehmen sind auf Daten und zuverlässige Kommunikation angewiesen. Die Möglichkeit, Dateien zu übertragen und somit Informationen zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen und Standorte auszutauschen oder an Kunden oder Lieferanten zu senden, ist für den Firmenerfolg unverzichtbar.

Gerade da das allgemeine Sicherheitsbewusstsein durch neue Gesetze wie die DSGVO angestiegen ist, ist Datenschutz wichtiger denn je. Herkömmliche Methoden der Datenübermittlung, insbesondere mit dem File-Transfer-Protokoll (FTP), bieten nicht den Schutz durch Verschlüsselung, der notwendig ist, um die Gefährdung sensibler Daten zu vermeiden.

Die Umstellung auf eine neue Lösung könnte für viele Nutzer eine erhebliche Veränderung bedeuten. Damit das System wirksam eingesetzt wird, ist es gut, wenn die Mitarbeiter die Gründe für die Umstellung verstehen, und wie und wann sie es anwenden sollten.

Deswegen haben wir hier die häufigsten Fragen rund um den sicheren Datenaustausch zusammengestellt – und Ihnen Input für Antworten gegeben.

Warum können wir nicht die bestehenden Tools weiternutzen?
Mit dem Teilen von Dateien sind Ihre Mitarbeiter bestimmt bereits vertraut und nutzen wahrscheinlich so etwas wie Dropbox oder Google Drive dafür. Aber diese Tools sind nicht ausreichend für den Einsatz in Unternehmen gerüstet. Auch wenn sie behaupten, über einen starken Schutz zu verfügen, können sie nicht mit einer dedizierten Lösung konkurrieren, die Verschlüsselung unter Verwendung der strengsten Standards, eine vollständige Protokollierung aller Aktivitäten und die Möglichkeit, sich mit wichtigen Applikationen zu verbinden, bietet.

Wann sollten wir die Lösung für sicheren Datenaustausch verwenden?
Sichere Datenübertragungsdienste sollten immer dann eingesetzt werden, wenn ein Mitarbeiter mit vertraulichen Daten umgeht – und das ist viel häufiger der Fall, als vielen Menschen bewusst ist. Beispielsweise sind HR-Daten oft in Tabellen und Datenbanken enthalten, die im Unternehmen gemeinsam genutzt werden, somit sollte jeder, der in diesem Bereich tätig ist, eine sichere Datentransferlösung nutzen. Andere wichtige Bereiche sind die Rechtsabteilung, die sich mit Vertragsdetails befasst, sowie alle, die mit kommerziellen Eigentumsrechten wie mit Patenten und Geschäftsgeheimnissen oder geistigem Eigentum zu tun haben.

Ist die Bedienung kompliziert?
Managed-File-Transfer-Systeme müssen benutzerfreundlich sein, sonst werden sie nicht genutzt. Daher ist es wichtig, eine Lösung zu haben, die keine neuen Fachkenntnisse erfordert und die sich leicht in bestehende Systemarchitekturen integrieren lässt, ohne den Alltag der Anwender zu beeinträchtigen. Einfache, intuitive Benutzeroberflächen, die es den Benutzern ermöglichen, Elemente per Drag-and-Drop freizugeben, stellen sicher, dass diese Lösungen nicht komplexer sind als die Tools, die Ihren Mitarbeitern bereits durch persönlichen Gebrauch bekannt sind.

Was sind die Auswirkungen auf Projektarbeit?
Da verschiedene Teams häufig zusammen an Projekten arbeiten, ist es wichtig, dass Daten im Rahmen von Projekten sicher ausgetauscht werden können. Für eine kontinuierliche Zusammenarbeit ist ein virtuelles Laufwerk, auf das von jedem Browser und an jedem Ort aus sicher und einfach zugegriffen werden kann, der einfachste Weg, dies zu erreichen. Damit steht allen Projektbeteiligten eine standardisierte Lösung zur Verfügung, um Dateien an einem Ort einzusehen und zu bearbeiten, unabhängig davon, welches Betriebssystem sie verwenden.

Kann die Lösung auch den Dateiaustausch zwischen Systemen abdecken?
Ein grosser Teil der Kommunikation innerhalb einer Unternehmung findet heute zwischen verschiedenen Systemen statt und unterliegt wenig oder gar keinem menschlichen Einfluss. Da aber auch diese Aktivitäten vertrauliche Daten enthalten können, sollten sie bei der Suche nach sicheren Datentransfer-Lösungen berücksichtigt werden. Effektive Tools müssen in der Lage sein, Transfers zwischen verschiedenen Anwendungen abzubilden und sollten Elemente enthalten, die Automatismen ermöglichen, zum Beispiel die automatische Ausführung einer Datenübertragung zu einer vorbestimmten Zeit. Eine solche Lösung stellt sicher, dass System-zu-System-Kommunikation denselben Schutzmassnahmen unterliegt wie die Übertragung von Mensch zu Mensch.

 Marcel Mock – Chief Technology Officer