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Grundlagen moderner Netzwerktechnologien im Überblick – Teil 104

Unified Communications & Collaboration – Kommunikation High-end

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Mythos „always on“

Noch haben wir bedingt durch die Entwicklung eine Situation, in der nicht alle Mitarbeiter oder Teilnehmer dauerhaft „online“ sein können. Viele Netze leben heute nur noch von dieser Tatsache, sonst würden sie wegen Überlastung ihr Hütchen nehmen und gehen. Offline-Nutzungen haben aber ihre klaren technischen Grenzen. Arbeiten mehrere Personen offline an einem Dokument, so können sich die Änderungen widersprechen und eine automatische Konfliktbereinigung unmöglich machen. Je länger die Offline-Phase wird, desto größer wird diese Gefahr. Diese Grenze hatte übrigens auch Notes, es kann ja nicht selbsttätig in die Semantik eingreifen.

Ist eine kooperative Bearbeitung von Dokumenten das Ziel, kann auch eine Vergabe von Rechten und/oder Rollen das Problem nicht lösen. Im Zweifelsfall muss ein Dokumenten-Management-System mit Konsolidierungsfunktionen eingesetzt werden.

Eine Reihe von Kollaborations-Funktionen basieren bisher auf teuren und komplexen Lösungen. Mehrpunkt-Audio- und Video-Konferenz-Lösungen existieren, sind aber im Kosten-Nutzen-Bereich unbefriedigend.

Zentrale Datenspeicherung und Synchronisation ist nicht wirklich neu, wurde aber bisher nur in einem geringen Umfang eingesetzt. Was fehlt, ist eine Funktions-Umgebung.

Die Gesamtspanne wurde bisher durch Mischungen unterschiedlicher Tools abgedeckt. Notwendig ist aber eine integrierte Lösung, die an allen Arbeitsplätzen präsent ist.

Die Notwendigkeit der Integration

Nach Ansicht von Experten benötigen wir den Übergang von einer Ausnahmefunktion in die Alltäglichkeit, um Kollaboration in eine neue Effizienzstufe zu führen. Da ist sicher richtig, aber wie wir wissen, kann das eine geraume Zeit dauern, ich erinnere nur an den Übergang zum „papierlosen“ Büro, der zunächst einmal der Papierindustrie ungeahnte Wachstumsraten beschert hat.

Die Nutzung von Kollaborationstools muss so selbstverständlich werden wie das Telefonieren, und genau das ergibt die Vision: Traditionelle Telefonie wird durch eine komplette Kollaborations-Umgebung ersetzt.

  • Alle am Geschäftsprozess beteiligten Mitarbeiter und Partner kommunizieren über das jeweils optimale Medium im Sinne von E-Mail, Sprache, Video und Applikationen
  • Im Kontext des Mediums ist ihre bestmögliche Erreichbarkeit gesichert
  • Die Kommunikation ist eingebettet in den Zugang zu Informationen und Funktionen
  • Endgeräte sind beliebig, einzig gemeinsames Kriterium ist ein Zugang zu IP und die Ausführbarkeit von Applikationen
  • Die Lösung basiert auf einem offenen Standard

Es ergeben sich logischerweise zwei Funktions-Bereiche: Offline und Online-Kollaboration.

Zur Offline-Kollaboration gehören gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Management von Kommentaren, Änderungsvorschlägen und Konsolidierung einer Gesamtversion. Wichtig dabei ist natürlich die Einführung und Umsetzung von Dokumenten-Standards (Schriften, Bilder, Formate, Applikationen usw.

Die Online-Kollaboration umfasst Multipoint-Konferenzschaltungen für Sprache und Video, Online-Präsentationen und Online Bearbeitung/Sharing von Dokumenten und Applikationen.

Die Offline-Kollaboration kann in folgende hierarchische Funktionsbereiche differenziert werden:

  • Basics
  • Speicherung
  • Synchronisation
  • (eigentliche) Kollaborationsfunktionen

Basics sind

  • Teilnehmer-Verwaltung (Identität, Suche, Kontaktlisten-Verwaltung, Definition von Rechten an Dokumenten und Funktionen und Festlegung von Rollen in der Kollaboration)
  • Erreichbarkeit (Präsenz)
  • Betriebstechnik (Installation, Rollout, Lizenzverwaltung, Backup)
  • Sicherheit (Zugang, Art und Umfang der Authentifizierung, Übertragung)
  • Kalender (Meeting-Koordination und Gruppen-Kalender, Synchronisation mit bestehenden Kalendern)

Speicherungsalternativen sind zentral oder dezentral mit Offline/Online-Nutzbarkeit.

Synchronisation kann es zu einer zentralen Version oder zwischen dezentralen Versionen geben. Zu definieren sind Geschwindigkeit und gewünschter Aktualitätsgrad. Zur Synchronisation können Hierarchien gebildet werden. Es muss eine Möglichkeit und Regeln zur Handhabung von Konflikten geben. Bei Änderungen muss eine automatische „Alarmierung“ vorgenommen werden.

Funktionsbereiche schließlich sind

  • Datenarchiv
  • Viewer
  • Ko-Editing
  • Dokumenten-Produktion
  • Projekt-Management

Workspaces

Das Produkt „Virtual Office“ von Groove bietet eine Lösung, bei der die Teilnehmer hinsichtlich der Offline-Kollaboration in so genannten Workspaces arbeiten. Ein Workspace ist eine Ansammlung von Dokumenten mit einer Reihe von zugeordneten Funktionen. Die Workspaces sind lokal bei den Teilnehmern gespeichert und werden zwischen den Teilnehmern synchronisiert. Diese Synchronisation wird über Verwaltungsserver gesteuert und kann hierarchisch geordnet werden. Ändert ein Teilnehmer Informationen in einem Workspace, werden die anderen Teilnehmer über diese Änderung im Rahmen einer Alarmierung mit genauer Anzeige der Änderung informiert. Die Kernidee von Groove ist die dezentrale Speicherung von Daten und die Ergänzung dieser Daten um Funktionalität.

Als Bestandteile eines Workspaces gibt es obligatorische und optionale Funktionen. Obligatorische Funktionen sind

  • Dokumenten-Speicherung
  • Co-Editing von Word-Dokumenten
  • Präsentation von PowerPoint-Dokumenten
  • Viewer für die gespeicherten Dokumente incl. Visio
  • Excel Co-Editing (nicht enthalten, muss extra gekauft werden)

Typische optionale Funktionen, die einem Workspace zusätzlich zugeordnet werden können sind

  • Projekt-Management oder einfacherer Task-Manager
  • Instant-Messaging mit Diskussions-Whiteboard
  • Weblink-Liste
  • Co-Surfen
  • Kalender
  • Adressbuch
  • Weitere

Funktionen können auch mithilfe eines Forms-Managers individuell entwickelt werden. Außerdem gibt es eine Reihe von Third-Party Lösungen z.B. für Vertrieb und Dokumenten-Management.

weiter mit: Groove vs. SharerPoint

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