Studie deckt Schwächen bei Datenhaltung und -fluss auf Unternehmerisches Filesharing als Antwort auf EU-DSGVO

Kein halbes Jahr mehr, dann tritt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft. Aber viele Firmen unterschätzen noch immer die Folgen für den eigenen Betrieb. So sind Datenhaltung und der Datenfluss in deutschen Unternehmen häufig noch immer unstrukturiert, schwer kontrollierbar und datenschutzrechtlich mangelhaft organisiert.

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Mit der neuen europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) werden Unternehmen ab 25. Mai 2018 explizit dazu verpflichtet, die Erfassung, Weiterverarbeitung und Speicherung persönlicher Daten restlos nachvollziehen und belegen zu können sowie Verstöße gegen das Gesetz sofort zu melden. Andernfalls drohen empfindliche Strafen. Konventionelle Datenaustausch-Lösungen wie das Netzlaufwerk, Datenaustausch per E-Mail und Wechselträger machen diese Auflagen in großen Organisationen allerdings schwer bis kaum erfüllbar.

Hier könnten zentrale und standardisierte Filesharing-Lösungen Abhilfe schaffen. Doch viele Unternehmen scheuen noch die konsequente Umsetzung, wie eine aktuelle Studie von Techconsult, ownCloud und IBM aufzeigt. Dabei liegt der Vorteil auf der Hand: Unternehmerisches Filesharing baut auf einer zentralen Datenhaltung innerhalb einer Organisation auf und kann dadurch auch zentral durch die IT-Abteilung verwaltet und gesichert werden, oft in Verbindung mit dem Einsatz einer Cloud-Lösung.

Vorsicht, Gefahr droht!

Das Cloud-Filesharing ist allerdings nicht unproblematisch. Gefahr lauert immer dann, wenn keine betriebliche Option zur Verfügung steht oder diese so umständlich gestaltet ist, dass geschäftskritische Daten im privaten Public-Cloud-Account gebunkert werden. Und dieser Fall ist gar nicht so selten. Laut Studie setzen Mitarbeiter in gut einem Drittel der befragten Unternehmen ab 500 Mitarbeitern Filesharing-Lösungen aus der Public Cloud ein, aber nicht einmal ein Viertel davon eine Enterprise-Version.

Oft gibt es zwar Nutzungsvorgaben, aber diese ohne zentrale Kontrolle durchzusetzen und zu prüfen, ist kaum möglich. In rund einem Drittel der Unternehmen findet der Einsatz sogar eigenmächtig oder ohne Vorgaben statt. In Folge liegen möglicherweise wichtige Daten außerhalb der Reichweite der IT-Abteilung. Sicherheitsmaßnahmen sind in diesem Fall nicht anwendbar und der Verbleib der Daten bei Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen bleibt oft unklar.

Die Einführung einer Enterprise-Version hingegen löst im besten Fall den Privat-Account ab und bietet trotzdem die gleichen Vorteile: weniger dezentrale Datenhaltung, verminderter organisatorischer Aufwand, Zugriff per Webbrowser oder App, Nutzergruppen und Freigaben für Ordner und Dateien, mehr Skalierbarkeit und weniger Kosten pro Nutzer. Für Branchen, in denen ein noch größeres Sicherheitsbedürfnis besteht, bietet das Enterprise Filesharing zusätzlich Freiräume für Flexibilität. So gibt es immer die Option, eine Private Cloud im eigenen Unternehmen zu betreiben, um Kontrolle über Hard- und Software zu maximieren oder hybride Modelle, um Dateien je nach Sicherheits- und Verfügbarkeitsklassifizierung in der eigenen oder der Public Cloud zu speichern.

Datenhaltungskonzept als Dreh- und Angelpunkt

Die Experten von Techconsult empfehlen daher nicht nur aus Sicherheitsgründen ein ganzheitliches und zentrales Datenmanagement. Das moderne und zukünftige Arbeitsleben, Digitalisierung und Mobilität zwingen Unternehmen dazu, zu reagieren und diesen stetigen Wandel zu begleiten und zu unterstützen. Schließlich wird der Arbeitsalltag immer datenintensiver. Um in diesem Umfeld produktiv arbeiten zu können, muss der Datenaustausch erstens geräteunabhängig, zweitens möglichst zügig, drittens geographisch unabhängig und viertens gut organisierbar und nachverfolgbar sein, damit Mitarbeiter nicht gleichzeitig an verschiedenen Versionen derselben Datei arbeiten, ohne es zu wissen.

Dass noch fast in der Hälfte der befragten Unternehmen Datenaustauch über Papier-Ausdruck stattfindet und in einem Viertel der Papieraustausch die priorisierte Form des Datenaustauschs ist, beweist, wie viel Verbesserungsbedarf vorhanden und wie wenig Zukunft scheinbar angekommen ist. Der Optimist könnte das natürlich auch als Potenzial für mehr Produktivität und bessere Kollaboration interpretieren.

Über die Studie

Die Studie „Kollaboration im sicheren Umfeld“ wurde von der Techconsult GmbH im Auftrag von ownCloud und IBM konzipiert. Im Juli 2017 wurden 151 Unternehmen der Größenklasse ab 500 Mitarbeitern zum Thema Filesharing befragt. Die Stichprobe verteilt sich über alle Branchen. Ansprechpartner waren in erster Linie Business- und IT-Entscheider, die Angaben zu den organisatorischen und technischen Aspekten von Datenaustausch-Prozessen im Unternehmen machen können.

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