Vertraulicher Umgang mit eMails

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SEPPmail

Im Rahmen einer darauffolgenden Evaluationsphase verglichen die IT-Verantwortlichen des KVJS die Lösung sowie deren Service- und Supportpaket mit anderen Herstellern aus der Verschlüsselungsbranche: Ein Marktbegleiter fiel beispielsweise aufgrund des undurchsichtigen Lizenzmodelles und einer zu exklusiven Preisgestaltung durch das Anforderungsraster; bei einem zweiten Konkurrenzprodukt war schlichtweg der Funktionsumfang nicht ausreichend. SEPPmail wiederum ging in vielerlei Hinsicht eigene Wege.

Ein Beispiel dafür ist das transparente und für Kunden problemlos skalierbare Lizenzmodell. Die Lösung kommuniziert bei der Übermittlung verschlüsselter Nachrichten mit allen Client-Typen (Windows, Mac etc.) sowie Verschlüsselungslösungen anderer Hersteller. Zudem können sich auch externe Partner ohne aktive Verschlüsselungssoftware verschlüsselt mit der KVJS austauschen. Dafür sind keine zusätzlichen Installationen erforderlich. SEPPmail liefert die abgesicherte digitale Post vollständig an den Empfänger aus. Die eMails lassen sich anschließend unkompliziert archivieren und auf Wunsch als unverschlüsselte Nachricht abspeichern. Diese Technik macht das SEPPmail-Verfahren revisionssicher und erfüllt jegliche Compliance-Anforderungen des KVJS.

Sofort einsatzbereit für alle Mitarbeiter

Demzufolge entschied sich der Kommunalverband dafür, SEPPmail fortan in allen Abteilungen einzusetzen. Zusammen mit den Beratern von CyProtect plante man die Implementierung der Lösung in einem Cluster-Verbund. Das Projekt konnte schließlich innerhalb eines Tages im laufenden Betrieb abgeschlossen werden. Im Rahmen dessen passte man das System noch tiefgehender an die Bedürfnisse des KVJS an: Beispielsweise implementierte das IT-Team SEPPmail in der Demilitarized Zone (DMZ) einer bestehenden Firewall. Da die Verschlüsselungssoftware Standardprotokolle unterstützt, war eine einfache Anbindung an das bestehende System möglich.

Im Anschluss an eine interne Infoveranstaltung gab der KVJS SEPPmail für alle Mitarbeiter frei. Schnell wurde ein entscheidender Vorteil der Lösung deutlich: Sie führt die Verschlüsselung im vorhandenen eMail-System autark und automatisiert durch. Somit laufen diese Prozesse völlig nutzerunabhängig ab. Die Bedienung der Software ist einfach und sicher.

Kein Mehraufwand für externe Partner

Den unkomplizierten SEPPmail-Versand unterstützt eine patentierte Technologie: KVJS-Mitarbeiter schicken die Nachricht einfach mit dem lokal genutzten eMail-Programm ab und markieren die Post als „vertraulich“. Den Rest erledigt das Sicherheitssystem der Appliance. Die eMail wird verschlüsselt und unverändert als HTML-Anhang an den externen Kommunikationspartner gesendet.

Die SEPPmail-Appliance generiert nun einmalig ein Passwort, das der KVJS-Angestellte dem Empfänger telefonisch oder automatisiert via SMS übermittelt. Nun registriert sich der Partner einmalig im System der Appliance und kann die geschützte Nachricht mittels Passwort zum Lesen freischalten. Im Anschluss ist es dem Empfänger möglich, eine sichere, ebenfalls verschlüsselte eMail-Antwort an den KVJS zu schicken.

„Wir haben mit SEPPmail den richtigen Partner für eine sichere digitale Unternehmenskommunikation gefunden“, kommentiert Klaus-Dieter Lejeune, IT-Leiter beim KVJS Baden-Württemberg. „Wichtig für uns war, dass wir die Umstellung auf die neue Verschlüsselungslösung schnell und einfach durchführen konnten. Selbst wenn kleinere Rückfragen zur SEPPmail-Cluster-Implementierung auftraten, stellte uns der Hersteller einen festen Ansprechpartner als Supportleistung zur Seite. Auch die Mitarbeiter zeigten von Beginn an großes Interesse an der neuen Verschlüsselungslösung und fanden sich schnell zurecht. Mittlerweile ist die verschlüsselte Kommunikation aus unserem Berufsalltag nicht mehr wegzudenken.“

Fazit: Vertrauen langfristig gesichert

Der Kommunalverband für Jugend und Soziales (KVJS) Baden-Württemberg setzt bei seiner eMail-Kommunikation auf 100 %ige Sicherheit. Persönliche Daten werden ausschließlich verschlüsselt mittels SEPPmail an externe Partner weitergegeben. Die Verschlüsselungssoftware erfüllt alle Datenschutz- und Compliance-Vorgaben des KVJS, ohne dabei einen großen Mehraufwand bei der digitalen Kommunikation zu verursachen. Dadurch sichert sich der Verband auch das langfristige Vertrauen der betreuten Menschen und öffentlichen Ämter.

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