Compliance ist auch nach der DSGVO ein Thema Vier Tipps für sicheren Einsatz von SaaS

Der 25. Mai 2018 ist vorbei, die EU-Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern sammelt oder verarbeitet, muss die Verpflichtungen des neuen Gesetzes erfüllen. Auch jetzt noch treffen viele auf ihrem Weg zur Konformität auf immer neue Stolpersteine. Häufige Schwachstelle: Unternehmensweit verbreitete SaaS-Anwendungen.

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Benedict Geissler, Regional Business Manager bei Snow Software, erklärt, wie Unternehmen in vier Schritten sicherstellen können, dass alle Bestände personenbezogener Daten berücksichtigt sind – und zwar unabhängig von ihrer Bereitstellungsplattform.

1. Automatische Datenerkennung in lokalen und Cloud-Umgebungen einrichten

Ohne umfassende Dateninventur ist DSGVO-Compliance praktisch unmöglich. Automatisierte Erkennungslösungen können dabei helfen, die erfassten Datenbestände kontinuierlich aktuell zu halten – insbesondere wenn neue Systeme On-Premise oder in der Cloud hinzugefügt oder entfernt werden. Sie durchsuchen Tausende von Anwendungen. Dabei sind sie in der Lage, SaaS-Lösungen zu identifizieren, die personenbezogene Daten speichern oder verarbeiten. So stellen Unternehmen sicher, dass nichts durch die Lappen geht.

2. Festlegen, welche Daten mit Lieferanten geteilt werden und wie diese damit umgehen

Eine der besonders komplexen Anforderungen der DSGVO: Organisationen sind nicht nur für angemessene Sicherheitsmaßnahmen in ihrer eigenen Umgebung verantwortlich. Sie müssen auch dafür geradestehen, dass die personenbezogenen Daten ihrer Kunden in der Umgebung von Anbietern sicher sind, mit denen sie diese teilen. Viele Verantwortliche teilen personenbezogene Daten über SaaS-Anwendungen mit Auftragsverarbeitern. Nur wer seine SaaS-Daten genau kennt, kann die Anbieter identifizieren, die diese personenbezogenen Daten verarbeiten – und seiner Verantwortung adäquat nachkommen.

3. Personenbezogene Daten kategorisieren und wissen, wo sie sind

Viele DSGVO-Prozesse verlangen von Unternehmen, dass sie nicht nur wissen, wo sich personenbezogene Daten befinden, sondern auch um welche Art von personenbezogenen Daten es sich dabei handelt. Um etwa das „Recht auf Vergessen“ umzusetzen, müssen Unternehmen in der Lage sein, die personenbezogenen Daten des Betroffenen (Data Subject) aufzufinden und anschließend herausfiltern, welche Daten gelöscht und welche aufbewahrt werden müssen.

Tippgeber Benedict Geissler, Regional Business Manager bei Snow Software.

4. Zugriff auf persönliche Daten regeln

Bei lokal gehaltenen Datenbeständen leisten die meisten Unternehmen gute Arbeit, wenn es darum geht, Zugriffskontrollen aufrechtzuerhalten. Genau wie im Fall der automatischen Erkennungslösungen entfallen diese Kontrollen jedoch bei SaaS-basierten Beständen mit personenbezogenen Daten. Hier verlassen sich viele Unternehmen auf vereinfachte Zugriffskontrollhierarchien. Diese gewähren den Nutzern jedoch weitreichende Einblicke in die personenbezogenen Daten. Den Zugriff auf sämtliche persönliche Datenbestände einschließlich der SaaS-basierten Repositorys sicht- und kontrollierbar zu machen, ist ein wichtiger Schritt hin zur DSGVO-Konformität.

Weitere Informationen rund um die Sicherheit von SaaS-Anwendungen finden sich auch bei Snow Software im Internet.

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