Digitalisierung und Archivierung Welche Aufbewahrungsfristen gibt es und wie lang sind sie?

Aufbewahrungsfristen tangieren sowohl Privatleute als auch Unternehmen, denn Dokumente müssen aufgrund von festgelegten Fristen eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt und archiviert werden. Wir erklären hier, welche Dokumente welchen Aufbewahrungsfristen unterliegen und wie lange diese aufbewahrt werden müssen.

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Vor allem viele Unternehmen empfinden das Thema „Archivierung“ als leidig, denn Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren bedeuten, dass Dokumente nach dem Scannen und Digitalisieren entsprechend lange archiviert werden müssen. Wie man Dokumente deshalb am besten archiviert, erfahren Sie ebenfalls im Beitrag.

Aufbewahrungsfristen – diese gibt es!

Es gibt beim Archivieren zwei unterschiedliche Längen an Aufbewahrungsfristen: 6 Jahre und 10 Jahre. Dokumente wie Abtretungserklärungen, Handelsbriefe, Lieferscheine, Mahnungen & Mahnbescheide oder Betriebsprüfungsberichte unterliegen Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren. Folgende Dokumente haben Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren:

• Bilanzen

• Buchungsbelege

• Bankbelege

• Inventare

• Geschäftsberichte

• Einfuhrunterlagen

• Abrechnungsunterlagen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beginnen immer erst zum Ende des Kalenderjahres, in welchem das Dokument erstellt worden ist bzw. beim Empfänger ankam.

Wo werden die Aufbewahrungsfristen angewendet?

Im Allgemeinen beziehen sich die Aufbewahrungsfristen auf zwei Bereiche: Handelsrecht und Steuerrecht. Aus diesem Grund ist jeder Gewerbetreibende dazu angehalten, Dokumente und Akten für einen bestimmt festgelegten Zeitraum aufzubewahren.

Neben den zwei Kernbereichen bei den Aufbewahrungsfristen gibt es aber noch weitere Rechtsgebiete, die ebenfalls vorgegebene Aufbewahrungsfristen haben: Produkthaftungsgesetz, Sozialversicherungsgesetz, Arbeitsrecht.

Wie lagert man die Dokumente während den Aufbewahrungsfristen?

Die Art und Weise, wie man die Dokumente und Ordner nach dem Scannen und Digitalisieren aufbewahrt, ist den Unternehmen selbst überlassen. Selbstverständlich auch die Wahl, ob man digital oder doch analog Archivieren möchte. Das Wichtigste ist, dass die Dokumente nach den Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren noch lesbar sind. Egal ob in elektronischer Form oder als Original – alles muss lesbar sein!

Vorteile bei einer digitalen Archivierung:

• Lagerungskosten fallen weg

• Zugriff für mehrere Personen und das zeitgleich

• Daten sind schnell abrufbar

• Papierakten-Transporte entfallen

• Keine Verschleißerscheinungen

Bei einer elektronischen Archivierung kann man enorm Platz sparen. Riesen Regale und Schränke mit Ordnern sind Geschichte. Die Archivierungsfristen bleiben aber absolut die Gleichen!

Diese Regeln müssen Sie bei den Aufbewahrungsfristen beachten

• Zugriff bekommen nur berechtigte Personen

• Die Richtlinien zu den Aufbewahrungsfristen müssen den berechtigten Personen klar kommuniziert werden

• Die Dokumente müssen schnell auffindbar sein

• Sobald Änderungen während der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden, muss dies protokolliert werden

• Das Dokument darf beim Archivieren nicht verändert werden

• Die Dokumente dürfen erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden

• Die Dokumente müssen identifizierbar und reproduzierbar sein

• Sollten technische Anpassungen während der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden, müssen diese deren Anforderungen gerecht werden

• Jedes Dokument muss mit seinen entsprechenden Aufbewahrungsfristen archiviert werden

Über den Autor: Maxime Werner ist Business Development Manager bei Scan-Profi.

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