Vier Anwendungsgebiete für die automatisierte Dateiklassifizierung Wenn der Dateiinhalt über das Speicherschicksal entscheidet

Die unternehmensweite und automatisierte Klassifizierung von Dateien könnte der Katalysator sein, um das Speichern, Archivieren und die Verfügbarkeit von Dokumenten auf den sachlich erforderlichen Servicelevel zu reduzieren.

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Die Klassifizierung von Dateien erlaubt eine deutlich feinere Differenzierung bei der Verarbeitung und Verwaltung von Dateien. Zudem wird durch die fachliche Klassifizierung von Dateien zum ersten Mal in der IT die Möglichkeit geschaffen, Dateien differenziert nach ihrem Wert für das Unternehmen zu behandeln.

Anhand von vier Anwendungsgebieten möchte ich die Wirkung von klassifizierten Daten darstellen und den Nutzen dieser inhaltsadressierten Indizes für Unternehmen verdeutlichen.

Storage-Optimierung (z.B. intelligentes Hierarchical Storage Management)

Mit Hierarchical Storage Management oder Tiered Storage bezeichnet man die Optimierung von Storage-Kosten durch die Verwendung von unterschiedlich leistungsfähigen und damit kostenintensiven Storage-Systemen. Dateien werden nach unterschiedlichen Auswahlkriterien von den kostenintensiven Systemen zu den kostengünstigeren System verlagert, ohne dass es Nutzer oder Anwendungen bemerken.

Herkömmliche Lösungen arbeiten typischerweise ausschließlich mit technischen Attributen wie zum Beispiel File-Type, File-Größe oder Alter, um über die Auslagerungsfähigkeit einer Datei auf günstigeren Storage zu entscheiden. Diese Attribute bieten in der Regel allerdings ein zu grobes Raster an Auswahlkriterien, um in der Praxis wirklich effizient zu sein. Weiterhin fehlt es an einem geeigneten Ansatz, um Informationen über die Auslagerungsmöglichkeiten von Dateibeständen von der Fachseite zu bekommen.

Die fachliche Klassifizierung der Datei und die Zuordnung von Dokumententypen - wie z.B. Rechnung, Arbeitsvertrag oder Konstruktionsplan - bieten eine sehr viel feinere Möglichkeit, um Auslagerungsregeln zu formulieren. Weiterhin sind diese Regeln völlig unabhängig von den tatsächlichen Strukturen auf den Dateiservern und daher deutlich einfacher in der Administration. Klassifizierung ermöglicht im Bereich Storage Management eine deutlich effizientere Optimierung durch die Verwaltung von Dateien basierend auf ihrem Wert für das Unternehmen.

Compliance (z.B. Archivierung)

Archivierung ist eine Schlüsselfunktion für die Erfüllung zahlreicher Compliance Anforderungen. Heutzutage bleiben viele wichtige Informationen, die aus Compliance-Sicht archiviert werden müssten, unarchiviert, weil diese system- oder prozessbedingt nicht als archivierungspflichtig erkannt werden. Ein Beispiel hierfür sind die vielen vertragsrelevanten Dateien, die sich im Filesystem finden.

Insbesondere die großen Bestände an Dateien auf Dateiservern stellen für viele Unternehmen eine Blackbox dar, bei der die Relevanz für spezifische Compliance-Fragestellungen nur lückenhaft bekannt ist. Mit Hilfe einer automatisierten Klassifizierung aller Dateien im Unternehmen werden relevante Informationen übergreifend auf der Basis der Klassifizierung erkannt und archiviert.

Durch den unternehmensübergreifenden Ansatz und die Automatisierung wird hier ein deutliches höheres Maß an Vollständigkeit erreicht. Die unternehmensweite Lösung ist einfach zu administrieren, weil sie unabhängig von den tatsächlichen Strukturen der Dateiserver funktioniert. Gleichzeitig sind die Klassifizierungsregeln unternehmensweit auditierbar.

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