Sicherer Enterprise-Online-Speicher à la Dropbox

Wie man das public Filesharing von Unternehmensdaten wieder einfängt

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Klarer sind die Empfehlungen in puncto Sicherheit. Der Enterprise-Online-Speicher sollte neben einer Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie einem umfassenden Rechtemanagement aktuelle Verschlüsselungsmethoden auf Dateiebene nutzen.

Keine fixe Lösung anstreben - Filesharing ist ein Service

Der Zugangsschlüssel kann dabei entweder auf allen zugreifenden Geräten oder zentral beim Anbieter liegen. Mischformen, etwa dass der Anbieter das Dateimanagement und der Kunde das Schlüsselmanagement übernehmen, sind aufgrund der Komplexität nicht anzuraten.

Unternehmen sollten zudem darauf achten, wo sich die Rechenzentren des Cloud-Anbieters befinden – aufgrund der hier gültigen strengen Datenschutzrechte am besten in Deutschland. Die ausgelagerten Daten sollten sich jederzeit in das Unternehmen zurückholen oder auf andere Angebote migrieren lassen, mit anschließender kompletter Löschung beim bisherigen Dienstleister.

Bei Lösungen im eigenen Rechenzentrum ist dagegen der schnelle Zugriff von außen durch Partner oder mobile Mitarbeiter durch hohe Bandbreite und Kapazität zu gewährleisten. In allen Varianten sollten sich Verzeichnisse und Ordner beliebig von jedem Gerät aus verschieben und ändern lassen – mit schneller Synchronisierung der Daten.

Wie ist vorzugehen?

Im Prinzip läuft die Einführung einer Enterprise-Dropbox-Lösung wie jede Installation. Zuerst ist der Status Quo festzustellen, also wie viele Mitarbeiter setzen welche Filesharing-Lösung bereits ein? Dies lässt sich in einer Umfrage feststellen, die nicht nur die berufliche Verwendung, sondern auf freiwilliger Basis auch die private abfragt.

Nach der Entscheidung für ein System sollte dieses zuerst als weitere Auswahlmöglichkeit bereitstehen, mit einer übersichtlichen Vorstellung der Funktionen und Bedienung sowie einem Anreiz, es auszuprobieren. Damit können nicht nur Mitarbeiter Erfahrungen sammeln, sondern auch das Unternehmen Informationen zur Akzeptanz.

Die komfortable Bedienung befördert Nutzung

Die Enterprise-Lösung muss im Vergleich zu bisher genutzten Services einen echten Mehrwert bieten. Das kann eine einfachere Bedienung, eine schnellere Synchronisierung zwischen Smartphone, Tablet und Notebook oder die Integration in berufliche Anwendungen sein.

Hat sich die neue Lösung etabliert, sollte sie schrittweise vorgeschrieben werden, sich in immer mehr Anwendungen per Mausklick öffnen sowie per Mobile App zur Verfügung stehen. Verwenden Partner andere Dropbox-Lösungen, ist dies kein Problem. Da das Verzeichnis die Basis bildet, lassen sich die Dokumente mit verschiedenen Anwendungen nutzen. Daher ist auch eine Migration auf andere Angebote einfach möglich.

Fazit

Die Einführung einer Enterprise-Dropbox-Lösung ist kein Hexenwerk. Wichtig ist nur, die Anwender von Anfang einzubinden und eine für alle Seiten akzeptable Lösung zu finden. Dann lassen sich große Daten sicherer als per E-Mail und praktischer als mit dem FTP-Zugang teilen.

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