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Archivierungspflicht, private Mails, Verschlüsselung und mehr

Zehn Mythen zur E-Mail-Archivierung

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Mythos 2 – Wirklich jede E-Mail muss archiviert werden

Viele Unternehmen archivieren 1:1 alle E-Mails, die in den Datenbanken gespeichert wurden oder im Unternehmen ankommen. Das ist allerdings weder notwendig noch sinnvoll. Auch wenn der Spam-Schutz mittlerweile zu den Standardwerkzeugen gehören sollte und in Lösungen wie Exchange zu den Bordmitteln gehört, setzen viele Administratoren die Technik nur unzureichend um.

Spam und Newsletter müssen natürlich nicht archiviert werden und sollten es auch nicht. Solche E-Mails müllen nicht nur die Postfächer der Anwender zu, sondern auch das Archiv. Dieses wird dadurch aufgebläht, kostet noch mehr teuren Speicherplatz und ist unübersichtlich. Zu einer guten Archivierung gehört daher auch ein optimales Management für Spam, Newsletter und anderen Abfall.

Mythos 3 – Mail-Archive müssen besonders gesichert sein

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die E-Mail-Archive besser abgesichert werden müssen, als der E-Mail-Server selbst. Folge sind teure Investitionen in Zusatzprodukte, die E-Mails und Archive verschlüsseln. Dabei ist das gesetzlich nicht notwendig. Natürlich ist es durchaus sinnvoll das Archiv so aufzubewahren, dass keine Daten gestohlen werden oder verloren gehen. Allerdings ist das freiwillig und Unternehmen können selbst bestimmen, wie sie dabei vorgehen.

Mythos 4 - Private E-Mails spielen keine Rolle

Auch hier müssen Unternehmen einiges beachten, denn private E-Mails der Angestellten dürfen nicht gespeichert und archiviert werden. Wenn Unternehmen also den Anwendern die private Verwendung der Geschäftsadresse erlauben oder sie zumindest dulden, kann es große Probleme geben, wenn versehentlich private Kommunikation gespeichert wird.

Lösen können Unternehmen das, indem sie den Anwendern Zugriff auf private E-Mail-Adressen/-Konten gestatten. In Zeiten von privaten Smartphones und Tablets in Unternehmen (BYOD) lässt sich das ohnehin kaum vermeiden und sollte kontrolliert gestattet werden. Auch das gehört zu einer optimalen Archivierung dazu.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist