Suchen

Archivierungspflicht, private Mails, Verschlüsselung und mehr

Zehn Mythen zur E-Mail-Archivierung

Seite: 3/4

Mythos 5 – Datensicherung ist Archivierung (und umgekehrt)

Generell haben die Datensicherung und Archivierung nichts miteinander zu tun, auch wenn bei beiden Bereichen die E-Mails gesichert werden. Bei der Archivierung werden E-Mails rechtskonform und dauerhaft gespeichert, die Datensicherung soll dagegen eine schnelle und einfache Wiederherstellung garantieren.

Unternehmen sollten daher parallel zur Datensicherung/Archivierung auch immer eine Archivierung/Datensicherung planen, konfigurieren und überwachen. Natürlich kann ein Archiv im Katastrophenfall auch zur Wiederherstellung verwendet werden, allerdings ist das nicht für die tägliche Sicherung oder der Wiederherstellung von E-Mail-Datenbanken sinnvoll. Sinnvoll ist immer ein paralleler Einsatz von Sicherung und Archivierung.

Mythos 6 - Archivierung ist vorgeschrieben, aber nicht sinnvoll

Viele Unternehmen und Administratoren sehen die Archivierung nur als Schikane des Gesetzgebers, ohne zu erkennen, dass der Einsatz durchaus praktischen Nutzen hat. Nicht nur, dass wichtige E-Mails zuverlässig aufbewahrt werden und sich im Notfall ganze Mail-Strukturen wiederherstellen lassen: archivierte E-Mails dienen unter Umständen auch als Nachweis einer getätigten Konversation.

Hinzu kommt, dass die Archivierung die E-Mail-Server entlasten, zum Beispiel die häufig überfüllten Datenbanken von Exchange. Gerade solche Datenbanken sind schneller defekt als man denkt, und dann ist guter Rat teuer. Die Wiederherstellung großer Datenbanken kann Tage dauern, was sich viele Unternehmen schlicht nicht leisten können.

Mythos 7 - Archivierung muss nicht verwaltet werden

Viele Administratoren denken, dass die Einrichtung der Archivierung, zum Beispiel durch ein Dritthersteller-Produkt, einmal erfolgen muss und dann für alle Zeiten läuft. Da das Archiv im produktiven Betrieb des Unternehmens selten benötigt wird, vernachlässigen es viele Unternehmen.

Dabei ist es durchaus von Interesse, regelmäßig das Archiv zu überprüfen, die Abläufe neu zu überdenken, gesetzliche Vorschriften zu verfolgen und auch neue Bereiche des Internets wie den Einzug von Sozialen Medien zu berücksichtigen. Ein Archiv sollte zum aktiven Bestandteil der Firmen-Infrastruktur werden. Administratoren sollten das Archiv im Rechenzentrum nicht vergessen und „vor sich hin werkeln“ lassen.

(ID:43043682)

Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist