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Archivierungspflicht, private Mails, Verschlüsselung und mehr

Zehn Mythen zur E-Mail-Archivierung

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Mythos 8 - E-Mail-Archivierung wird isoliert durchgeführt

Unternehmen gehen davon aus, dass die E-Mail-Archivierung ein eigener Serverdienst oder Server ist, der an das Netzwerk angebunden wird. Parallel werden dann noch Server für die Archivierung anderer elektronischer Daten angeschafft. Bei elektronischen Dokumenten handelt es sich aber nicht immer um E-Mails. Auch Dokumente, die nie als E-Mail versendet werden, oder eingescannte Dokumente müssen und können archiviert werden.

Viele dieser Archivierungssysteme können parallel E-Mail-Server anbinden und auch E-Mails archivieren. Das heißt, ein Unternehmen braucht nur ein Archivierungssystem, nicht für eingescannte Dokumente, elektronische Dokumente und E-Mails jeweils ein eigenes. Daher ist es sinnvoll bereits frühzeitig bei der Planung darauf Rücksicht zu nehmen und ein Archivsystem zu erwerben das alles kann. Solche Systeme sind günstiger im Kauf, der Verwaltung und vor allem leichter zu verwalten, da alles zentral archiviert wird.

Mythos 9 - Datenträger von Archiven dürfen nicht gewechselt werden

In vielen Stellen, vor allem im Internet, ist zu lesen, dass bestimmte Medien von den Finanzbehörden bei der Archivierung nicht akzeptiert werden, und das Archiv bei der Verwendung dieser Medien Pflicht ist. Oft ist auch zu lesen, dass optischer Speicher Pflicht bei der Archivierung sind und WORM-Laufwerke durch die GDPDU zertifiziert sein müssen, damit ein Archiv gesetzeskonform ist.

Wer sich mit den eingangs genannten Gesetzen § 146 AO, Abs. 4 und § 239 HGB auseinandersetzt, kann daraus entnehmen, dass der Gesetzgeber bewusst keine bestimmten Medien vorschreiben wollte und will. Sinn der Gesetze soll sein, dass die Daten des Archivs nicht verändert werden dürfen.

Das gilt aber nicht für deren reine Speicherung. Denn diese dürfen verändert werden. Mehr dazu ist in der juristischen Abhandlung „Die größten Mythen zu Rechtsgrundlagen und elektronischer Archivierung“ zu lesen. Klar ist aber, dass Unternehmen genau planen müssen, wo und wie archiviert wird. Diese Entscheidung kann weder von den Herstellern noch vom Gesetzgeber übernommen werden.

Mythos 10 - Archiv-Lösungen müssen von GoBS oder GDBdU zertifiziert sein

Nein, müssen sie nicht. Da es eine Vielzahl von Herstellern gibt, hält sich auch hier der Gesetzgeber zurück. Die Lösung muss den Ansprüchen der Archivierung entsprechen, aber sicher nicht zertifiziert werden. Auch hier gilt es, genau zu planen und auf die Funktionen zu schauen, die Zertifizierung spielt keinerlei Rolle.

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Über den Autor

 Thomas Joos

Thomas Joos

Freiberuflicher Autor und Journalist