Ratschläge für eine effiziente Verständigung im Notfall Mangelhafte Krisenkommunikation gefährdet Mitarbeiter

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In Notfällen zählt jede Sekunde: Die Beschäftigten müssen im Ernstfall die geplanten Sicherheits-, Evakuierungs- und Rettungsmaßnahmen intuitiv und ohne Verzögerungen umsetzen. Zeit für ein erneutes Studieren der Notfallpläne oder Nachfragen steht nicht zur Verfügung. Vielmehr muss jeder Angestellte in Notfallsituationen wissen, wie vorzugehen ist. Nur so ist seine eigene Sicherheit und die der anderen Mitarbeiter gewährleistet.

Arbeitsschutzmaßnahmen erreichen nur dann die gewünschte Wirksamkeit, wenn die Mitarbeiter und Führungskräfte gleichermaßen wissen, wie sie sich in Notsituationen zu verhalten haben. Eine wesentliche Grundlage zur Bewältigung von Notfällen bilden die gesetzlich vorgeschriebenen Gefährdungsbeurteilungen. Auf deren Basis stellen die Führungskräfte Verhaltensmaßregeln für die Belegschaft auf und implementieren technische Sicherheitsmaßnahmen. Damit die Maßnahmen auch fest verankert werden, sollten Mitarbeiter zusätzlich fachgerecht unterwiesen werden.

Unternehmen sollten sich deshalb zwingend mit möglichen Notfallszenarien befassen und auf dieser Grundlage überlegen, welche Maßnahmen zu einem sicheren Ablauf führen können. Die folgenden 5 Tipps können dabei helfen, die Vorbereitung und anschließende Kommunikation optimal auszuführen.

1. Maßnahmen rechtzeitig und konkret planen

Jede Gefährdungsbeurteilung zielt darauf ab, Risiken bei der Ausübung der Tätigkeiten zu ermitteln und entsprechende Schutzmaßnahmen abzuleiten. Die Resultate bilden eine gute Grundlage für den betrieblichen Alarm- und Gefahrenabwehrplan. Die Pläne legen dabei fest, wie sich die Arbeitskräfte im Notfall, etwa bei einem Gasalarm oder im Brandfall, zu verhalten haben. Häufig ist zu beobachten, dass innerhalb eines Unternehmens nur einzelne oder wenige Personen die Verantwortung für die Erstellung des Maßnahmenplans tragen.

Diese Vorgehensweise zählt zu den wesentlichen Ursachen für Kommunikationsprobleme während eines späteren Notfalls. Vielmehr ist es ratsam, die Mitarbeiter verschiedener Abteilungen in die Erstellung des Maßnahmenplans einzubinden. In vielen Branchen oder bei größeren Unternehmen ist es zudem sinnvoll, die örtliche Feuerwehr in das Gesamtkonzept einzubetten, sodass im Ernstfall eine reibungslose Kommunikation zwischen den Beschäftigten, den Verantwortlichen für den Arbeitsschutz sowie den externen Rettungskräften möglich ist. Überdies sollte aus den Notfallplänen auch hervorgehen, über welche Fluchtwege die Evakuierung der Belegschaft erfolgt und wo sich Sammelplätze befinden.

2. Gefährdungsbeurteilungen sorgfältig durchführen

Gefährdungsbeurteilungen sind ein umfassender Prozess, an dem alle Mitarbeiter beteiligt sein sollten. Sie stellen die Grundlage für die Entwicklung von Schutzmaßnahmen dar und liefern zahlreiche Informationen für die Notfallpläne. Darüber hinaus ist auch die Ausbildung von Evakuierungs- und Brandschutzhelfern unabdingbar, um die Sicherheit und Gesundheit der Mitarbeiter zu gewährleisten. Wie viele Evakuierungs- und Brandschutzhelfer benötigt werden, sollte aus der Gefährdungsbeurteilung herausgehen und festgelegt werden.

3. Die Belegschaft effektiv schulen

Die bloße Existenz eines betrieblichen Alarm- und Gefahrenabwehrplanes reicht für effektive Notfallorganisation nicht aus. Daher ist es notwendig, den Beschäftigten die Inhalte zu vermitteln. Diese Aufgabe obliegt den Führungskräften. Zu berücksichtigen sind dabei auch die Mitarbeiter von Fremdfirmen, die im jeweiligen Unternehmen tätig sind. Dabei hat sich auch die Beteiligung der Fachkraft für Arbeitssicherheit und des Brandschutzbeauftragten an den Schulungsmaßnahmen als wirksam erwiesen.

Über die theoretische Vermittlung der Inhalte des Maßnahmenplans hinaus sind dabei vor allem praktische Übungen anzuraten. Diese simulierten Notfälle überprüfen, ob die Belegschaft die vermittelte Theorie in die Praxis überführen kann. Die Durchführung dieser Übungen sollte in einem unregelmäßigen Rhythmus und sowohl angekündigt als auch unangekündigt erfolgen. Bei unangekündigten Übungen ist die Abstimmung mit der Geschäftsführung zu empfehlen, um eine erhebliche Beeinträchtigung der Arbeitsprozesse zu vermeiden. Firmen mit einer multinationalen Belegschaft sollten außerdem Schritte in die Wege leiten, um sprachliche Hindernisse zu überwinden.

4. Förderung von Feedback und offener Kommunikation als Schlüsselelemente eines effektiven Arbeitsschutzes

Mitarbeiter bringen häufig wichtige Erfahrungen im Hinblick auf den Arbeitsschutz und potenzielle Gefahren mit. Unternehmen sollten deshalb nicht nur passiv auf Informationen warten, sondern diese proaktiv einholen. Zu einer offenen Feedbackkultur gehört dabei, dass über negative Aspekte gesprochen wird, wie etwa über sicherheitstechnische und verhaltensbezogene Probleme während Übungen und Verbesserungsvorschläge. Es ist aber ebenso wichtig, auch positives Verhalten zu loben. Das führt zu einer größeren Motivation der Mitarbeiter.

Wer viel für die Sicherheit seiner Mitarbeiter tut, kann dies im Übrigen auch in der Öffentlichkeit kommunizieren. Ist zum Beispiel eine Übung in Zusammenarbeit mit der örtlichen Feuerwehr reibungslos durchgeführt worden, kann man darüber berichten und das Unternehmen in ein gutes Licht rücken.

5. Die Sensibilität für Sicherheitsfragen erhöhen und ein Safety Mindset etablieren

Die Basis für ein wirksames Notfallmanagement liegt im Sicherheitsbewusstsein der Führungskräfte und Mitarbeiter. Wenn die Angestellten diesem Thema keine ausreichende Bedeutung beimessen - und beispielsweise bei Übungen erst noch gemütlich die Tasche fertig packen oder ihre Videokonferenz beenden - sind ernsthafte Folgen in realen Notfällen möglich. Es ist deshalb wichtig, das nötige Sicherheitsbewusstsein schrittweise zu fördern und Mitarbeitern konsequent zu erklären, welchen Sinn Anweisungen haben. Nur Mitarbeiter, die verstehen, warum bestimmte Verhaltensregeln notwendig sind, werden diese im Ernstfall gewissenhaft befolgen.

Über den Autor: Stefan Ganzke ist zusammen mit Anna Ganzke Gründer und Geschäftsführer der WandelWerker Consulting GmbH. Sie haben es sich zur Aufgabe gemacht, gemeinsam mit ihrem Team die Einstellung von Führungskräften und Mitarbeitern zum Arbeitsschutz im Unternehmen zu verbessern.

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