Schattenseiten moderner Zusammenarbeit Warum Schatten-IT ein Risiko für Sicherheit und Produktivität ist

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Schatten-IT erleichtert Mitarbeitern die Arbeit, gefährdet jedoch Sicherheit und Effizienz. Nicht autorisierte Tools öffnen Cyberangriffen Tür und Tor. Unternehmen müssen Gründe verstehen, Prozesse beschleunigen und mit Endpunktmanagement Transparenz sowie sichere Alternativen schaffen.

Schatten-IT erfreut sich bei Mitarbeitern einer gewissen Beliebtheit. Es wird geschätzt, dass ihre Verwendung von 41 Prozent im Jahr 2022 auf 75 Prozent im Jahr 2027 steigen wird. Schatten-IT ist aber auch eine Bedrohung für die Cybersicherheit von Unternehmen. Was macht Schatten-IT so attraktiv und welche Gefahren gehen von ihr aus? Wie können Unternehmen die Nutzung von Schatten-IT minimieren?

Per Definition ist Schatten-IT die Verwendung von IT-Systemen und Anwendungen, die nicht von der IT-Abteilung des jeweiligen Unternehmens erlaubt wurden. Das kann die Benutzung eines nicht autorisierten persönlichen Gerätes sein, das Herunterladen von Applikationen, die von der IT-Abteilung nicht genehmigt wurden, oder auch die Verwendung von nicht autorisierten Cloud-Speicherdiensten.

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Remote- und hybride Arbeitsmodelle begünstigen den Einsatz von Schatten-IT

Ein wichtiger Faktor für den Anstieg von Schatten-IT ist die starke Zunahme von Remote- und Hybrid-Arbeit. Diese Arbeitsmodelle erschweren es Unternehmen, zu kontrollieren, welche Geräte ihre Angestellten verwenden.

Aber warum nutzen manche Mitarbeiter die Schatten-IT? Einer der Gründe dafür ist die wahrgenommene Ineffizienz oder Unzulänglichkeit der vom eigenen Unternehmen bereitgestellten oder genehmigten Tools. Sind Mitarbeiter mit diesen Tools unzufrieden, so greifen sie auf Schatten-IT zurück, um ihre eigenen Arbeitsprozesse zu vereinfachen.

Ein weiterer Grund ist der langwierige Prozess der Genehmigung und Einrichtung von IT-Lösungen. Um schneller auf die erforderlichen Funktionen zugreifen zu können, nutzen Mitarbeiter nicht autorisierte Anwendungen. Häufig fehlt es den Mitarbeitern jedoch an dem notwendigen Bewusstsein für die mit Schatten-IT verbundenen Risiken.

Schatten-IT kann Unternehmen erheblichen Schaden zufügen

Schatten-IT beeinträchtigt die Sicherheitslage eines Unternehmens und stellt somit eine große Gefahr dar. Nicht autorisierte Tools sind ein leichtes Ziel für Cyberangriffe, da ihnen oft die Sicherheitsfunktionen und -protokolle fehlen, die von der IT-Abteilung des Unternehmens implementiert wurden. Ein Cyberangriff kann nicht nur Schatten-IT-Anwendungen beschädigen, sondern das gesamte Netzwerk. Mögliche Folgen sind der Diebstahl sensibler Daten oder die Blockierung von Arbeitsgeräten und damit verbundene Umsatzverluste. Zusätzlich können sich dadurch behördliche Bußgelder, Kosten für die Reaktion auf Vorfälle und Betriebsausfälle ergeben.

Die Probleme im Zusammenhang mit Schatten-IT beschränken sich nicht nur auf die erhöhte Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Cyberangriffe. Nicht autorisierte Software kann auch erhebliche Kompatibilitätsprobleme verursachen und die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen oder Teams behindern. Darüber hinaus verfügen Schatten-IT-Anwendungen nicht immer über eine vollständige dedizierte Support-Infrastruktur, was die Lösung technischer Probleme erschwert.

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Schatten-IT identifizieren und unter Kontrolle halten

Mit dem Aufkommen hybrider und remote Arbeitsmodelle finden einige Mitarbeiter Schatten-IT-Tools vorteilhaft. Die Vorteile dieser nicht autorisierten IT-Systeme sind jedoch häufig nur von kurzer Dauer. Während es für Unternehmen schwierig sein kann, Schatten-IT-Praktiken vollständig zu beseitigen, gibt es Möglichkeiten, Risiken zu managen und zu minimieren.

Der erste Schritt besteht darin, eine Bestandsaufnahme darüber zu machen, ob, wo und von wem Schatten-IT im Unternehmen genutzt wird.

Unautorisierte Software-Downloads sind ein potenzielles Anzeichen. Ungewöhnliche Netzwerkaktivitäten und eine reduzierte Nutzung eines genehmigten Geräts können ebenfalls Indikatoren sein.

Als Nächstes sollten IT-Abteilungen Umfragen durchführen, um festzustellen, wie zufrieden die Mitarbeiter mit den genehmigten IT-Anwendungen sind. Wenn das Feedback negativ ist, sollten sie versuchen, die bereitgestellten IT-Lösungen so weit wie möglich an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen, um sie davon abzuhalten, andere Anwendungen zu nutzen.

Drittens sollten Unternehmen den Prozess der Einrichtung neuer Geräte und der Genehmigung von Tools so weit wie möglich beschleunigen. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter auf nicht autorisierte IT-Tools zurückgreifen, um ihre Arbeit schneller zu erledigen.

Darüber hinaus sind regelmäßige Schulungen zu Schatten-IT und Cybersicherheit wichtig, um zu klären, welche Praktiken als Schatten-IT gelten und wie wichtig es ist, nur genehmigte IT-Systeme zu verwenden.

Schatten-IT kann zwar die Arbeit von Mitarbeiter erleichtern, sie bereitet aber gleichzeitig beträchtliche Sicherheitsprobleme für Unternehmen. Diese sollten deshalb eine Strategie zur Reduzierung der Nutzung nicht autorisierter IT-Tools entwickeln und umsetzen. Zugegebenermaßen ist es aufwendig, Schatten-IT zu identifizieren und die genehmigten IT-Lösungen auf Basis vom Mitarbeiter-Feedback zu verbessern, aber ein Teil der Last kann durch den Einsatz von Lösungen wie automatisiertem Endpunktmanagement von den IT-Teams genommen werden.

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Automatisiertes Endpunktmanagement bietet IT-Teams vollständige Transparenz über ihr Netzwerk, ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben und setzt Sicherheitsrichtlinien durch, während gleichzeitig ein benutzerfreundlicher Zugriff auf genehmigte IT-Lösungen gewährleistet ist. Dies erhöht letztlich die Sicherheit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und erleichtert die Arbeit der IT-Abteilung.

Zwar können Unternehmen Schatten-IT nicht von heute auf morgen beseitigen, aber durch Maßnahmen zum Verständnis der Gründe, warum ihre Mitarbeiter bestimmte Tools verwenden, zur Beschleunigung interner IT-Prozesse und zur Schulung über die Risiken von Schatten-IT kommen Unternehmen einem sicheren und produktiven Personalbestand ein großes Stück näher.

Über den Autor: Briz Le Lem ist Director of Solutions Engineering EMEA bei NinjaOne und baut seit 2021 das EMEA Solutions Engineering Team von NinjaOne konsequent weiter aus. Gestartet ist das Team mit einem Ingenieur und besteht derzeit aus 35 Experten in über 10 Ländern. Bevor Briz Le Lem bei NinjaOne einstieg, bekleidete er mehrere strategische Positionen bei eKomi und bookingkit.

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