Identity Management bei der DFG beschleunigt Arbeitsabläufe

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Tücken einer heterogenen IT-Landschaft

Mit 650 Mitarbeitern und zahlreichen Kontakten zu Forschungseinrichtungen und in die Industrie ist die DFG einer der größten Förderorganisationen für Wissenschaft und Forschung in Deutschland. Im zentralen Posteingang der DFG-Geschäftstelle treffen jährlich rund 20.000 Anträge auf Fördermittel ein, der Großteil bereits papierlos als elektronisches Dokument. Die anschließende Bearbeitung erfolgt in einem mehrstufigen Beurteilungsverfahren, an dem Sachbearbeiter, Teamleiter und Gutachter beteiligt sind.

Die IT-Architektur beruht auf rund 200 Server-Rechnern mit Hunderten von Clients, zahlreichen Cisco-Netzwerkkomponenten und einem Storage Area Network (SAN). Im Verwaltungs- und Bürobetrieb dominieren Microsoft-Techniken, daneben gibt es selbst entwickelte Applikationen wie die Elektronische Antragsbearbeitung (ElektrA).

Das historisch gewachsene IT-Umfeld hat in den letzten Jahren einen erheblichen Zuwachs erfahren. Unter den Kernanwendungen im Backend läuft eine eigene Applikation für die Verwaltung von Human Resources (HR), daneben betriebswirtschaftliche Standardsoftware, ein Facility-Management und diverse Zugangssysteme. Die Daten lagern in unterschiedlichen Datenbanken, meist Oracle und Microsoft SQL. Im Laufe der Jahre nahm der Umfang der Applikationen zu.

Immer deutlicher bekamen die User die Tücken einer heterogenen IT-Landschaft zu spüren. Vor allem, wenn personelle Änderungen in den Fachkollegien oder der Zusammensetzung von Bearbeitungsteams stattfanden: „Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter und der Zuordnung von IT- und Büroausstattung hatten wir die meisten Abstimmungsprobleme“, erinnert sich Ralf Wegner.

Hohe Datenqualität mit digitalen Identitäten

Ende 2004 begannen die IT-Spezialisten der DFG mit den ersten Planungen für ein unternehmensweites Identity- und Access-Management. Laut einer Road-Map sollten in drei Stufen alle personen- und rollenbezogenen Daten in einem einheitlichen Datenmodell konsolidiert und als Informationsressourcen zur Verfügung gestellt werden. Wichtigste Zielvorgabe: Eine optimierte Prozessgestaltung mit hoher Datenqualität, eindeutigen Zuständigkeiten im Personalbereich und Prozessunterstützung für Workflows innerhalb von zwei Jahren. Der entscheidende Einstieg war die Konsolidierung des stark fragmentierten Sicherheitsumfeldes und das Entrümpeln der Datensilos in den verschiedenen Fachbereichen.

Die Betreuung der unterschiedlichen Wissenschaftsdisziplinen erfordert sehr spezielle Kenntnisse, und viele Arbeitsvorgänge der DFG lassen sich nicht in ein festes Schema einpassen. Nachdem die Anforderungen an Funktionen, Prozesse und an die Organisation ermittelt waren, entschieden sich die IT-Verantwortlichen für den Aufbau einer eigenen „Schaltzentrale“, die über einen integrierten Attributmarkt die Vielzahl der abzugleichenden Systeme steuert.

Auf die serverseitigen Synchronisierungsmechanismen, die bereits im Funktionsumfang der Standard-Windows-Server enthalten sind, oder auf einen SQL-Abgleich über die ODBC-Schnittstelle (Open Database Connectivity) wollten sich die IT-Planer nicht verlassen. „Es sprach alles für ein zentrales Nutzer- und Rechtemanagement mit einheitlichen Personalnummern, Teamidentitäten und einer kontrollierten Attributvergabe“, betont Ralf Wegner.

Seite 3: Neue Accounting-Funktionen nach der Konsolidierung

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