Identity Management bei der DFG beschleunigt Arbeitsabläufe

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Neue Accounting-Funktionen nach der Konsolidierung

Das Konzept sah vor, dass sowohl die generelle Netzeinwahl als auch die Autorisierung gegenüber den Applikationen über eine übergeordnete digitale Identität (ID) mit einem Set an Attributen erfolgt. Im Backend wurde die vorhandene Microsoft-Serverlandschaft mit einer Identitäts- und Zugriffsverwaltung auf Basis des Microsoft Identity Integration Servers 2003 (MIIS) erweitert. Hierfür holten sich die DFG-Planer Experten des Microsoft-Partners Döres aus Köln, die mit einem Prozessberater und einem Programmierer vor Ort das Projekt vorantrieben.

Schon im ersten Projektschritt, dem so genannten Rapid Prototyp MIIS, bestätigte sich der immense Konsolidierungsbedarf. Bei der Sichtung der Personaldatenbestände entdeckten die IT-Experten zahlreiche falsche oder veraltete Einträge und gültige Credentials (Benutzerkennungen und Passwörter) von ausgeschiedenen Mitarbeitern sowie Doppeleinträge auf den verschiedenen Systemen. Zudem tauchten in den Datenhaltungssystemen unterschiedliche Beschreibungen von Zuständigkeiten und Mitarbeiterprofilen auf.

Fehlende oder unvollständige Verwaltungsinformationen häuften sich in dem strategisch wichtigen Bereich Antragsbearbeitung und bei den Zutrittsrechten zu den User-Datenbanken. Immer wieder reklamierten Mitarbeiter, dass es bei der Teamzusammenstellung zu Rollenüberschneidungen kam, die niemand im Vorfeld erkannte.

Metaverzeichnis steuert den ID-Abgleich

Allein die Datenbereinigung führte zu einer immensen Qualitätsverbesserung in den Informationsbeständen. Im nächsten Schritt galt es, das einheitliche Datenmodell mit den übergeordneten und für alle IT-Systeme gültigen Identifikationscodes aufzubauen. Kernstück dieser Identitätsinfrastruktur ist ein Metaverzeichnis, das alle IDs verwaltet und personalisierte Content-Bereitstellung ermöglicht. Grundlage ist das Microsoft Active Directory, das als Verzeichnisdienst für Verwaltungsinformationen auch vielen anderen Systemen im Netz zur Verfügung steht. Mit Hilfe des Identity Integration Servers wurde der zentrale Verzeichnisdienst mit dem Corporate Metadirectory erweitert.

Das Metaverzeichnis verwaltet Personen- und Gruppen-IDs sowie die verwendbare Attributliste. Daran angeschlossen sind alle Datenbanken mit personenbezogenen Daten und das Kommunikationssystem. Grundlegend für die Aktualität des Verzeichnisses sind Synchronisierungsmechanismen zwischen den einzelnen Subsystemen. „Wir synchronisieren jetzt alle zwei Stunden den Personaldatenbestand mit allen Rechten“, konstatiert Dirk Schneider, Gruppenleiter Informationstechnik, Informatik bei der DFG.

Auch Adressen und Signaturen aus den Office-Programmen von Microsoft werden regelmäßig angepasst. Zudem nehmen MIIS-Funktionen Einfluss auf den Workflow in der Antragsbearbeitung. Über das Messaging-System werden in Teampostfächern automatisch Statusänderungen in der Projektbearbeitung zeitnah hinterlegt.

Weitere Prozessoptimierungen ergaben sich beim Facility-Management und bei der Unterstützung von Workflows. Zieht ein Mitarbeiter in einen anderen Raum um, erscheint die Nachricht auf den Teamsites der betroffenen Kollegen. Um den für die DFG wichtigen Bereich der Auftragsabwicklung und des Workflows zu unterstützen, implementierten die IT-Fachleute so genannte Informationsagenten, die anhand von personalisierten Identitäten team-, rollen- oder personenbezogene Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen zur Verfügung stellen.

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