Wie sich Geschäftskontinuität sichern lässt Kommunikationsstrategie für die Krise

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Während die Welt mit den Auswirkungen der Corona-Pandemie zu kämpfen hat, sind Unternehmen gezwungen, einen Ansatz zur Bewältigung dieser Krise zu wählen, die nicht in das Schema herkömmlicher Risikoszenarien passt. Wer sich zuvor bereits um einen Plan für das Krisenmanagement gekümmert hat, war in der Anfangsphase der Pandemie besser aufgestellt, aber das muss nicht so bleiben.

In den vergangenen fünf Monaten standen Unternehmen in der Pflicht, verschiedene Maßnahmen schnell umzusetzen. Zum Beispiel mussten sie persönliche Schutzausrüstung bereitstellen, die jedoch zügig vergriffen war. Außerdem galt es, neue Anforderungen an die Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz zu erfüllen, strenge persönliche Hygienemaßnahmen zu kommunizieren und die vorgeschriebenen Lockdowns (egal ob teilweise oder vollständig) einzuhalten, was eine Vielzahl von Störungen des Betriebsablaufs auslöste. Einige Unternehmen erlebten bisher nur vorübergehende Beeinträchtigungen ihrer Geschäftsprozesse, bei anderen kam es allerdings zu dauerhaften Schließungen.

Tipps für eine effektive Kommunikation in der Krise

In der aktuellen unsicheren Phase der Krise haben Unternehmen weiterhin die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sie auf (manchmal plötzliche) Betriebsstörungen vorbereitet sind und sich entsprechend anpassen können. Auch wenn Regierungen wieder zur Normalität übergehen und die Wirtschaft schrittweise zur Normalität zurückkehrt, müssen Unternehmen jederzeit mit neuen Clustern von Ausbrüchen rechnen, die eventuell einen weiteren Lockdown verursachen und wiederholt zu Problemen führen. Es gilt, die Geschäftskontinuität mit allen verfügbaren Mitteln zu sichern.

Dementsprechend haben Führungskräfte eine große Verantwortung. Zum einen müssen sie sich um ihre Mitarbeiter kümmern und zum anderen hängt von ihnen die Fortsetzung der Geschäftsprozesse ab. Um dabei erfolgreich zu sein, ist es zu empfehlen, bestehenden Pläne zur Geschäftskontinuität kritisch zu hinterfragen und gegebenenfalls anzupassen. Im Folgenden sind vier zentrale Tipps aufgeführt, die im Hinblick auf eine effektive Kommunikationsstrategie bei der erfolgreichen Rückkehr zur Arbeit helfen:

Tipp 1: Unternehmen sollten einen bewährten und sicheren Prozess zur Kommunikation mit ihren Stakeholdern etablieren

Von zu Hause aus zu arbeiten ist kein neuer Trend, aber die Pandemie hat die Zahl der Menschen im Homeoffice sehr deutlich erhöht. Unter anderem hat das die Art und Weise verändert, wie Menschen arbeiten und kommunizieren. Es wird dementsprechend Monate dauern, bis die Arbeitsweise und Routinen wieder so eingespielt sind wie früher.

Eine Belegschaft mit vielen unterschiedlichen Anforderungen und Bedürfnissen kann denn Druck auf die jeweiligen IT-Teams weiter erhöhen, nicht nur bei der Erfüllung der jeweiligen Wünsche, sondern auch bei der Sicherung der Mitarbeiter und der von ihnen verwendeten Geräte. Darüber hinaus müssen Unternehmen gewährleisten, dass sie auch in einer Krise in der Lage sind, mit Mitarbeitern an entfernten Standorten effektiv und zuverlässig zu kommunizieren.

Aber in einer Krise reicht es nicht aus, einfach nur zu kommunizieren. Dass alle wichtigen Stakeholder die eigenen Mitteilungen übersichtlich und rechtzeitig erhalten, ist für die Geschäftskontinuität essenziell. Der Kommunikationsprozess von Unternehmen sollte zudem Auskunft darüber geben, wo sich die Mitarbeiter befinden und abhängig davon für jeden von ihnen Informationen herausfiltern, die nur für sie und ihre Arbeit relevant sind. Eine Plattform, die Kommunikation, Konnektivität sowie Zusammenarbeit ermöglicht und zugleich höchste Sicherheitsstandards zur Aufrechterhaltung der Geschäftstätigkeit unterstützt, verspricht dabei Erfolg.

Tipp 2: Unternehmen sollten mit ihren Stakeholdern über mehrere Kanäle kommunizieren

Wie im Allgemeinen bekannt ist, nehmen Menschen Informationen auf unterschiedliche Weise auf. Für Unternehmen ist es daher von entscheidender Bedeutung, dass ihre Kommunikationsstrategie für die Krise verschiedene Kanäle umfasst. So sorgen Unternehmen für eine zuverlässige Informationsverbreitung zu sorgen.

Generell gilt die E-Mail als die gängigste Kommunikationsform, um in dringenden Situationen mit Mitarbeitern Kontakt aufzunehmen. Aber in einer Krise können Unternehmen nicht voraussetzen, dass alle Mitarbeiter konstanten Zugang zum Internet oder zu ihren Firmen-E-Mails haben. Deshalb ist es ratsam, auch andere Kanäle in Betracht zu ziehen, wie beispielsweise Apps, SMS/Textnachrichten, Radio, Digital Signage und soziale Medien.

Tipp 3: Unternehmen sollten ihre Stakeholder im Blick behalten

Die eigenen Stakeholder erreichen zu können und ihnen in einer Zeit der Not genaue Informationen zu liefern, ist der erste Schritt in einer Kommunikationsstrategie für die Krise. Aber Unternehmen müssen auch den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter kennen und gegebenenfalls ermitteln können, ob sie sicher sind. Eine effektive Kommunikationsstrategie umfasst daher auch Kanäle für eine Zwei-Wege-Kommunikation. Die Fähigkeit zu erkennen, wo sich Mitarbeiter befinden und ob sie sicher sind, erlaubt es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und gezielte Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn Unternehmen wieder zur Arbeit zurückkehren, sollten sie außerdem die Einführung von Mitarbeiterbefragungen, Gesundheitschecks oder täglichen Sicherheitstrainings erwägen. Dadurch wäre es möglich, die Stimmung der Mitarbeiter zu erfassen und ihnen bei der Rückkehr zu Arbeit oder der Bewältigung gesundheitlicher Probleme zu helfen.

Tipp 4: Unternehmen sollten sich mit vertrauenswürdigen öffentlichen Organisationen vernetzen

Notfälle passieren nie isoliert und ein Netzwerk von vertrauenswürdigen öffentlichen Organisationen (örtliche Feuerwehren, Ambulanzen und Gesundheitsbehörden) kann sich als hilfreich erweisen, wenn sich Unternehmen mit den verschiedenen regionalen Gesundheitsgesetzen und -verordnungen auseinandersetzen müssen und die Rückkehr zur Arbeit planen.

Um Kontakte zu pflegen, nutzen Unternehmen idealerweise dieselben Best Practices, die auch für ihre interne Kommunikation gelten. Zudem müssen sie fähig sein, mit den externen Stakeholdern vertraulich zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Das entsprechende Netzwerk entwickelt sich somit fortlaufend zur Quelle für sachdienliche Informationen. Das hat wiederum Einfluss auf das Potenzial von Unternehmen, mit bestimmten Situationen umzugehen, wie beispielsweise dem Ausbruch einer Krankheit oder eine andere Bedrohung, die Mitarbeiter oder Vermögenswerte in Gefahr bringt.

Katastrophen vermeiden

Um die Belastbarkeit von Unternehmen zu stärken und Geschäftskontinuität zu sichern, brauchen Führungskräfte einen Zugang zu möglichst vielen Informationen. Nur dann sind sie in der Lage, die besten Entscheidungen zum Wohle des eigenen Unternehmens und der Mitarbeiter zu treffen. Das ist zwar keine leichte Aufgabe, aber ein bewährter und sicherer Prozess zur Kommunikation garantiert, dass Störungen des Betriebsablaufs keine Katastrophe bedeuten.

Über den Autor: David Wiseman ist Vice President Secure Communications bei BlackBerry.

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