Im Ernstfall besser agieren Professionelles Krisenmanagement auch während Covid-19

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Das Virus Sars-CoV-2 hat viele Unternehmen vor völlig neue Herausforderungen gestellt. Selbst Firmen, die schon für die Vogel- oder Schweinegrippe einen Pandemieplan entwickelt hatten, waren auf ein solches Szenario nicht vorbereitet. Gerade jetzt zeigt sich, dass ein durchdachtes Krisenmanagement den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen erheblich erleichtert.

Im Rahmen ihres Business Continuity Managements (BCM) oder des Krisenmanagements verfügten viele Unternehmen durchaus über mehr oder minder intensiv gepflegte Pandemiepläne. Der Fokus dieser Pläne lag allerdings meist auf der Bewältigung eines umfangreichen krankheitsbedingten Ausfalls von Personal. Auf massive weltwirtschaftliche Auswirkungen, umfangreiche individuelle gesundheitliche Vorsorgemaßnahmen, gepaart mit vielfältigen Herausforderungen bzgl. der Fürsorge für Risikogruppen und das persönliche Umfeld war verständlicherweise kaum ein Unternehmen vorbereitet. Dennoch zeigt sich auch in der Covid-19-Krise, dass jedes Unternehmen mit einem Pandemieplan besser aufgestellt ist als ohne entsprechende Planungen. Der Grund liegt vor allem in der im Vorhinein implementierten agilen Organisation.

Daher hilft vor allem die generelle Zielsetzung jeder Krisenorganisation. Denn grundsätzlich gilt es immer, Menschenleben und auch die Umwelt zu schützen, den Schaden zu begrenzen, Imageverluste zu vermeiden, kritische Geschäftsprozesse abzusichern und den Normalbetrieb nicht betroffener Betriebsteile aufrecht zu erhalten. Und auch Optionen zur Rückkehr in einen Normalbetrieb unter gegebenenfalls veränderten Rahmenbedingungen sollten Teil eines professionellen Krisenmanagements sein. Damit diese Ziele erreicht werden können, sollten Unternehmen klare Abläufe für den Ernstfall etabliert haben. Krisenmanagement funktioniert unabhängig von der Größe und Art des Unternehmens und ebenfalls unabhängig von der krisenhaften Situation. Das ist die Stärke dieses Systems. Damit tatsächlich belastbare Notfallpläne gelingen, sollten einige wichtige Punkte beachtet werden.

Klare Strukturen schaffen Freiraum für Kreativität

Das Herzstück eines professionellen Krisenmanagements sind eindeutige Strukturen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. Der Grund dafür ist einfach: Jede Krise bedeutet Veränderung. Und der Umgang mit Veränderung verlangt Kreativität. Damit die kreativen Ressourcen eines Unternehmens schnell aktiviert und erfolgreich eingesetzt werden können, sollten alle administrativen und organisatorischen Fragen geklärt sein. Denn gutes Krisenmanagement ist Teamarbeit auf der Basis einer durchdachten Organisation. Im Falle von Covid-19 hieß das für viele Unternehmen, sehr schnell Strukturen und Verfahren zu schaffen, die die Arbeit im Home-Office unterstützen. Auch Unternehmen, die ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bereits umfangreich mit mobilen Möglichkeiten ausgestattet hatten, standen plötzlich vor der Herausforderung, tatsächlich allen zeitgleich eine remote/VPN-Verbindung zur Verfügung zu stellen! Vielfach lief deshalb zunächst die IT-Abteilung zu Höchstleistungen auf und nicht in erster Linie das Personalmanagement – wobei es gerade auch hier erhöhten Regelungsbedarf für Mütter, Väter, pflegende Angehörige oder Angehörige von Risikogruppen gab.

Fundierte Priorisierungen erleichtern im Ernstfall die Zieldefinition

Um für den Krisenfall gut vorbereitet zu sein, sollte ein Unternehmen seine Kernprozesse identifiziert haben, alle wichtigen Stakeholder im Blick haben und sich gegebenenfalls besonderer Schadenspotenziale bewusst sein. So können im Stressfall sehr schnell klare Priorisierungen vorgenommen werden und entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden. Das hieß im aktuellen Fall: IT-Ausstattung und Verfügbarkeit, alle Themen rund um Kurzarbeit sowie natürlich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit.

Der Krisenstab braucht kreative Spielräume

Im Krisenfall ist der Krisenstab das zentrale Steuerungs- und Kontrollorgan für alle notwendigen Maßnahmen. Er analysiert die Krisensituation, entwickelt Strategien und Handlungsoptionen, bewertet Risiken und Chancen, trifft notwendige Entscheidungen, informiert, delegiert und kontrolliert die Umsetzung von Maßnahmen. Die Besetzung dieses zentralen Gremiums sollte im Vorfeld einer Krise geklärt sein. Darüber hinaus sollte seitens der Geschäftsleitung eindeutig festgelegt sein, wie weit die Kompetenzen des Krisenstabes konkret reichen, damit Unklarheiten, Diskussionen und daraus entstehende Reibungsverluste von vornherein ausgeschlossen sind. Bei Covid-19 mit oft umfangreichen IT-Erweiterung, aber auch der Ausstattung mit Masken und Desinfektionsmittel oder der Umgestaltung von Arbeitsplätzen entstanden nicht unerhebliche Kosten und Aufwände. Der Krisenstab muss deshalb ggf. auch finanziell weitreichende Entscheidungen treffen und mit den entsprechenden Kompetenzen ausgestattet sein. Das ist umso wichtiger, als die Auswirkungen einer Krise nicht im Vorhinein bekannt sind und es in einer Krise häufig leider nicht einfacher und preisgünstiger wird, die notwendigen Ressourcen zu beschaffen. Krisenmanagement (CM) ist deshalb immer ein reaktiver und kreativer Prozess ist, für den klar definierte Spielräume gebraucht werden.

Business Continuity kann proaktiv geplant werden

Viele Maßnahmen und Abläufe können proaktiv geplant werden. In den Teilbereichen Business Continuity Management (BCM), IT Service Continuity Management (ITSCM) sowie in der Krisenkommunikation werden Maßnahmen mit unterschiedlichen Schwellenwerten und Eskalationsstufen vorbereitet, strukturiert zugeordnet und vor allem angemessen kommuniziert, um im Ernstfall gewappnet zu sein. Zu dieser Vorbereitung zählt auch die Zusammenstellung von fachkundigen Notfallteams, die im Ereignisfall die notwendigen Abläufe, entsprechend zuvor entwickelter Szenario-Pläne, kompetent ausführen. Im Fall von Covid-19 heißt das: den bestehenden Pandemieplan zu nutzen, auf die aktuelle Bedürfnislage anzupassen und effektiv und effizient zu informieren. Wichtig ist, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin erreicht wird - die allermeisten wollen ja konstruktiv am Fortbestand ihres Unternehmens mitwirken. Für die wirtschaftliche Zukunft des Unternehmens ist es außerdem essentiell, kompetente Auskunft für die Kunden bereitzustellen.

Gelungene Krisenkommunikation wirkt vertrauensbildend nach außen und innen

Im Krisenfall gilt es, das Vertrauen in das eigene Unternehmen zu stärken oder sogar zurückzugewinnen. Und das gilt für die Mitarbeitenden ebenso wie für Geschäftspartner, Lieferanten und alle anderen Stakeholder. Unsichere, unklare oder widersprüchliche Signale können eine Krise nachhaltig verschärfen und schwere Imageschäden zur Folge haben. Bei Covid-19 ist es weniger wichtig, Verantwortung für die Ursache zu übernehmen (das liegt außerhalb der einzelnen Unternehmen), dafür umso bedeutungsvoller, zu informieren, wie das Unternehmen auf die Herausforderung reagiert und welche Verfügbarkeit es für die Kunden bietet.

Stabilisierungsphase

Ab Juni erlebten wir eine Stabilisierung der Covid-19 Krise. Professionell aufgestellte Krisenstäbe haben sich schon frühzeitig mit den Bedingungen beschäftigt, unter denen ihr Geschäft wieder in den Normalbetrieb zurückkehren kann. Auch hier müssen ja rechtzeitig Weichen gestellt werden: wie und wo sind meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verfügbar, welche materiellen und technischen Ressourcen benötige ich und welche Nachfrage gibt es aktuell überhaupt oder entwickle ich ein neues Geschäftsmodell? Hier empfiehlt sich ein Stufenplan, der die gesamte Organisation fordert, aber nicht überfordert (Stichwort drohende Insolvenz). Deshalb kann es sinnvoll sein, sich kompetente Unterstützung bei der Entwicklung maßgeschneiderter Krisenmanagement-Konzepte zu sichern. Erfahrene Krisenmanagement und Business Continuity Management (BCM) Experten, wie z.B. die Controllit AG aus Hamburg entwickeln gemeinsam mit Ihnen Strukturen, die alle unternehmensspezifischen Anforderungen sowohl in der Krise aber gerade auch aus der Krise heraus erfüllen.

Fazit

Professionelles Krisenmanagement kann im Ernstfall das Überleben eines Unternehmens sichern. Um mit unvorhersehbaren krisenhaften Ereignissen umzugehen, empfiehlt es sich, schon im Vorhinein entsprechende Notfall-Strukturen aufzubauen und – wo möglich – proaktiv Vorbereitungen zu treffen. Dieses Vorgehen ist auch für Unternehmen sinnvoll, die gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind. Denn eine entsprechende Organisationsstruktur hilft jedem Unternehmen, Krisen zu bewältigen, Schaden abzuwenden und eine geordnete Rückkehr zum Normalbetrieb zu gewährleisten. Dadurch erhält ein Unternehmen nicht nur Struktur sondern erweitert auch seine Unternehmens-Kultur: Krisen sind bewältigbar.

Über die Autorinnen: Astrid Geschwendt ist Senior Consultant bei der Controllit AG, Cora Rosenkranz ist IT-Journalistin für Wordfinder.

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