Definition Notfallhandbuch Was ist ein Notfallhandbuch?

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Das Notfallhandbuch bildet nach den BSI-Standards 100-4 und 200-4 zusammen mit dem Notfallvorsorgekonzept das Notfallkonzept. Es enthält Maßnahmen und Handlungsanleitungen zur Bewältigung von Notfällen und umfasst eine ganze Sammlung an Dokumenten, die eine angemessene Reaktion auf Notfälle ermöglichen.Was ist ein Notfallhandbuch?

Ein Notfallhandbuch ist ein Dokument oder eine Sammlung von Dokumenten, das konkrete Handlungsanweisungen und Maßnahmen zur angemessenen Reaktion auf verschiedene Notfälle und zu deren Bewältigung enthält. Gemäß dem BSI-Standard 100-4 (Notfallmanagement) und dem Nachfolgestandard 200-4 (Business Continuity Management) bildet das Notfallhandbuch zusammen mit dem Notfallvorsorgekonzept das Notfallkonzept. Im Englischen wird das Notfallhandbuch auch als Business Continuity Plans (BC-Plans) bezeichnet. Ziel des Notfallhandbuchs ist es, eine Organisation zu befähigen, in einer Notfallsituation den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten oder schnell wiederherzustellen und schädliche Auswirkungen für die Organisation zu verhindern oder bestmöglich zu begrenzen. Je nach Größe eines Unternehmens und Komplexität der Geschäftsprozesse hat das Notfallhandbuch unterschiedlichen Umfang. In der Regel besteht es aus einem ganzen Bündel an Dokumenten, die aus dem Hauptdokument heraus referenziert sind.

Grundlegende Informationen zum Notfallmanagement und Notfallhandbuch

Das Notfallhandbuch ist Teil des Notfallmanagements und bildet zusammen mit dem Notfallvorsorgekonzept das Notfallkonzept einer Organisation. Das Notfallmanagement wiederum ist Teil der IT-Sicherheitsstrategie. Zielsetzung des Notfallmanagements ist es, durch vorbereitetes, planvolles und strukturiertes Handeln die für eine Organisation kritischen Geschäftsprozesse in Notfallsituationen aufrechtzuerhalten oder schnellstmöglich wiederherzustellen. Durch ein effektives Notfallmanagement sollen die Eintrittswahrscheinlichkeiten von Notfällen und ihre negativen Folgen reduziert werden. Um dies zu erreichen, umfasst das Notfallmanagement sowohl präventive Maßnahmen zur Notfallvorsorge, als auch konkrete Aktivitäten, Maßnahmen, Handlungsanweisungen und Pläne zur angemessenen Reaktion auf Notfälle und zu deren Bewältigung. Es gibt verschiedene Leitfäden und Standards mit entsprechenden Vorgaben für das Notfallmanagement. Dazu gehören die Standards 100-4 und 200-4 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

BSI-Standard 200-4 Business Continuity Management (BCM)

Neuer BSI-Standard zum Business Continuity Management

Notfallmanagement und Notfallhandbuch nach BSI-Standard 100-4 beziehungsweise 200-4

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat mit dem BSI-Standard 100-4 einen Leitfaden für das Notfallmanagement entwickelt und veröffentlicht. Der Standard 100-4 wurde überarbeitet und vom neueren Standard 200-4 (Business Continuity Management - BCM) abgelöst. Das BSI zeigt mit den beiden Standards einen Weg auf, wie ein effektives Notfallmanagement beziehungsweise Business Continuity Management in einer Behörde, in einem Unternehmen oder in einer anderen Organisation entwickelt und umgesetzt werden kann. Im Mittelpunkt der beiden Standards stehen Notfälle. Notfälle sind Störungen, die Unterbrechungen oder Einschränkungen der Geschäftstätigkeit einer Organisation verursachen, die sich aber durch entsprechend vorbereitete Notfallpläne behandeln und bewältigen lassen. Als typische Notfälle lassen sich zum Beispiel Ausfälle von IT-Systemen oder Netzwerken, Cyberangriffe, Ausfall von Personal oder Ausfall von Dienstleistern nennen. Krisen unterscheiden sich von Notfällen, da sie sich unter Umständen nicht durch die vorbereiteten Notfallpläne bewältigen lassen und ein flexibleres Handeln erfordern. Daher ist neben dem Notfallmanagement auch ein Krisenmanagement vorzusehen, das speziell auf die Bewältigung von Krisensituationen ausgerichtet ist. Die BSI-Standards enthalten Vorgaben zur Einrichtung eines Krisenstabs und zur Krisenkommunikation beziehungsweise zur Abstimmung der Abhängigkeiten zwischen Business Continuity Management und Krisenmanagement. Im Standard 200-4 wird das Notfallhandbuch aus 100-4 auch als Business Continuity Plans (BC-Plans) bezeichnet. Zusammen mit dem Notfallvorsorgekonzept bildet es nach 100-4 und 200-4 das Notfallkonzept (BC-Konzept).

Inhalte des Notfallhandbuchs

Das Notfallhandbuch enthält alle für die Bewältigung von Notfällen relevanten Informationen. Es handelt sich in der Regel nicht um ein einzelnes Dokument, sondern ist in mehrere Dokumente mit unterschiedlichem Inhalt, die sich an verschiedene Zielgruppen wenden, unterteilt.

Wichtige und unverzichtbare Bestandteile des Notfallhandbuchs sind die Geschäftsfortführungspläne und Wiederanlaufpläne für die verschiedenen Geschäftsprozesse eines Unternehmens. In diesen Plänen ist konkret beschrieben, mit welchen Handlungsschritten sich die für ein Unternehmen kritischen Geschäftsprozesse bei einer Unterbrechung in einer Notfallsituation wiederherstellen lassen. Beispielsweise kann in diesen Plänen beschrieben sein, wie ein Backup- beziehungsweise Ausweichrechenzentrum in Betrieb genommen wird. Dazu gehören die Auflistung der Zuständigkeiten und der Notfallteams inklusive der Kontaktinformationen sowie Anweisungen zur Koordination von Nacharbeiten. Die Pläne beschreiben den kompletten Ablauf von der Fehlerbehebung und Aufnahme eines Not- oder Alternativbetriebs bis zur Rückführung des betroffenen Geschäftsprozesses in den Normalbetrieb.

Weitere Dokumente eines Notfallhandbuchs sind der Sofortmaßnahmenplan sowie der Krisenstabsleitfaden und Krisenkommunikationsplan. Diese Pläne lassen sich thematisch eher dem Krisenmanagement zuordnen und erfordern eine entsprechende Abstimmung. Hinsichtlich der Integration des Krisenmanagements sind die beiden BSI-Standards 100-4 und 200-4 teils etwas unterschiedlich gestaltet.

Ein Sofortmaßnahmenplan beschreibt die ersten Schritte und Maßnahmen nach dem Eintreten eines Notfalls oder einer Krise, die dem Schutz und der Sicherheit beteiligter Personen dienen.

Der Krisenstabsleitfaden richtet sich an die Krisenstäbe einer Organisation. Er enthält Beschreibungen der Ziele, Prinzipien und Rahmenbedingungen des Krisenmanagements.

In einem Krisenkommunikationsplan ist beschrieben, wie die Kommunikation mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern, der Öffentlichkeit, den Medien und mit anderen Interessengruppen in einer Krisensituation zu erfolgen hat.

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Erstellung und Aufbau eines Notfallhandbuchs

Grundsätzlich ist das Notfallhandbuch so aufgebaut, dass es den jeweiligen Zielgruppen einfache und schnell aufzufindende Handlungsanweisungen zur Notfallbewältigung bereitstellt. Die verantwortlichen Mitarbeiter sollen auf die für sie relevanten Informationen schnell und gezielt zugreifen können. Hierfür ist auf nachvollziehbare Inhalte und eine der Situation und den Maßnahmen angemessene Detailtiefe zu achten. Zur Erstellung, Strukturierung und inhaltlichen Gestaltung des Notfallhandbuchs und seiner untergeordneten Teildokumente stellt das BSI entsprechende Dokumentenvorlagen und Ausfüllanleitungen zur Verfügung.

Die operative Verantwortung für die Erstellung des Notfallhandbuchs liegt beim Notfallbeauftragten, auch als BC-Beauftragter, Business-Continuity- oder Notfall-Manager bezeichnet. Er ist direkt der Leitungsebene unterstellt. Die Genehmigung und Freigabe des kompletten Notfallkonzepts inklusive Notfallhandbuch und Notfallvorsorgekonzept erfolgt auf Management- oder Leitungsebene. Effizienz und Wirksamkeit eines Notfallhandbuchs sollten in regelmäßigen Tests und Übungen überprüft werden. Diese Tests und Übungen trainieren zum einen die zuständigen Mitarbeiter bei der Ausführung der Handlungsanweisungen in Notfallsituationen, zeigen zum anderen aber auch mögliche Schwächen eines Notfallhandbuchs auf. Auf Basis der Ergebnisse der Übungen und Tests kann das Notfallhandbuch entsprechend angepasst und überarbeitet werden.

Abgrenzung zum Notfallvorsorgekonzept

Das Notfallhandbuch lässt sich deutlich vom Notfallvorsorgekonzept, der zweiten elementaren Komponente eines Notfallkonzepts (BC-Konzepts), abgrenzen. Während das Notfallhandbuch die konkreten Maßnahmen und Handlungsanweisungen zur Bewältigung eines Notfalls beschreibt, stehen beim Notfallvorsorgekonzept die präventiven Maßnahmen gegen Notfälle im Fokus. Das Notfallvorsorgekonzept ist eine Sammlung von Dokumenten, die unter operativer Leitung vom BC-Beauftragten erstellt wird und sich mit dem präventiven Schutz vor Notfallszenarien und ihren Folgen beschäftigt. Inhaltlich betrachtet es alle hierfür notwendigen konzeptionellen Aspekte sowie die dafür erforderlichen Aktivitäten und technischen oder organisatorischen Maßnahmen. Das Notfallvorsorgekonzept bildet die Basis zur Implementierung und Umsetzung der Kontinuitätsstrategien. Die Erstellung erfordert die Durchführung einer Business-Impact-Analyse (BIA) zur Identifizierung der für ein Unternehmen kritischen Geschäftsprozesse und der dafür notwendigen Ressourcen und einer anschließenden Risikoanalyse.

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