Return-to-Work richtig angehen 3 Probleme, die Unternehmen bei der Rückkehr ins Büro lösen müssen

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Die COVID-19-Pandemie ist inzwischen weitgehend überstanden, doch manche Veränderungen, die sie hervorgebracht hat, bleiben weiter bestehen. Dazu zählen in Unternehmen vor allem flexible Arbeitsmodelle und die Möglichkeit, im Homeoffice oder remote zu arbeiten. Bei manchen Unternehmen soll es damit aber vorbei sein

Nach der überstandenen Pandemie wollen vielerorts Führungskräfte die Uhr – zumindest ein Stück weit – zurückdrehen und ihre Mitarbeiter wieder vermehrt im Büro sehen. Auf diese drei Aspekte kommt es dabei an, damit die Mitarbeiter diesen Schritt mitgehen.

1. Problem: Mitarbeiter brauchen einen Grund, ins Büro zu kommen

Deutsche Arbeitskräfte sparen durch die Arbeit im Homeoffice durchschnittlich 65 Minuten pro Tag (pdf) ein, weil sie nicht zur Arbeit pendeln müssen. Von dieser Zeit wird etwa die Hälfte (46 Prozent) für Freizeitaktivitäten genutzt. Angesichts dieses Zeitgewinns ist es verständlich, dass viele gerne weiterhin möglichst oft zu Hause arbeiten wollen. Die Arbeitgeberseite teilt diese Sicht nicht immer, so hat beispielsweise der Disney-Konzern im Januar seine Mitarbeiter dazu aufgefordert, künftig vier- statt dreimal die Woche auf das Firmengelände zu kommen. In seiner Mail hat CEO Bob Iger auch begründet, warum: „Kreativität ist das Herz und die Seele dessen, was wir bei Disney sind und tun. Und in einem kreativen Geschäft wie dem unseren kann nichts die Möglichkeiten ersetzen, die sich dadurch ergeben, dass man physisch zusammenkommt – mit Gleichgesinnten in Kontakt treten, sie zu beobachten und gemeinsam etwas zu erschaffen.“

Er spricht damit einen entscheidenden Punkt an: Mitarbeiter wollen einen Grund haben, warum sie im Büro sein sollen. Wer den ganzen Tag in virtuellen Meetings sitzt, sollte dafür nicht extra ins Büro pendeln müssen. Aber gerade bei kreativen Aufgaben, Brainstormings, aber auch für die Einarbeitung neuer Kollegen lohnt sich der Weg dagegen schon. Führungskräfte sollten deshalb, bevor sie ihre Mitarbeiter zurückrufen, überlegen, was sie damit bezwecken wollen, und entsprechende Richtlinien entwickeln. Soll zum Beispiel der Teamzusammenhalt gestärkt werden, ist es sinnvoll, dass sich Teams auf gemeinsame Bürotage einigen.

2. Problem: Das Büro sollte seinen künftigen Zweck erfüllen

Laut einer Allensbach-Studie haben bereits 27 Prozent der Unternehmen ihre Büroflächen reduziert, gut ein Fünftel (22 Prozent) plant dies zudem. Die Verkleinerung der Räume ist angesichts der neuen Arbeitswelt sinnvoll. Schließlich brauchen Mitarbeiter, die nur noch sporadisch ins Büro kommen, nicht mehr unbedingt einen eigenen Schreibtisch. Doch damit ist es nicht getan: Analog zu den Überlegungen, wie und wofür das Büro künftig genutzt werden soll, müssen Führungskräfte auch die Büroräume entsprechend umwandeln. Statt Großraumbüros werden eher Räume verschiedener Größe benötigt: Sogenannte Telefonzellen und Ruheräume für Aufgaben, die Ruhe oder Privatsphäre erfordern oder die Kollegen stören könnten, genau wie Konferenzräume, in denen Mitarbeiter zusammen kreativ sein können. Unternehmen können so eine Umgebung schaffen, in der die Belegschaft nicht nur bestmöglich arbeiten kann, sondern wo sie sich auch gerne aufhält – auch, weil es ihnen Vorteile gegenüber dem Homeoffice bietet. Führungskräfte sollten sich aber auch bewusst sein, dass sie nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig wieder zurückrufen können, wenn es nicht mehr für alle genügend Sitzplätze gibt.

3. Problem: Die IT-Infrastruktur muss alle Eventualitäten abdecken

Da auch künftig nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig ins Büro zurückkehren werden, müssen Unternehmen außerdem ihre IT-Infrastruktur an diese neue Flexibilität anpassen – ohne Einbußen bei Leistung und Verfügbarkeit, unabhängig vom Arbeitsort. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter im Homeoffice oder auch im Co-Working-Space oder unterwegs auf dieselben Tools wie die Kollegen im Büro zugreifen können müssen. Die IT-Umgebung muss das gleiche Design und Layout aufweisen, den gleichen Zugang zu Anwendungen und Diensten, die gleiche Servicequalität und insbesondere auch das gleiche Sicherheitsprofil.

Für Cyberkriminelle sind Mitarbeiter, die remote arbeiten, ein aussichtsreiches Ziel. Das liegt zum einen daran, dass die Aufmerksamkeit für Cyberrisiken außerhalb des Büros womöglich niedriger ist. Zum anderen befinden sie sich nicht im Perimeter des Unternehmens, weshalb sie schlechter geschützt sind. IT-Abteilungen sollten daher sowohl ein Zero-Trust-Framework umsetzen, das unter anderem den Zugriff regelt, als auch Analytics-Tools implementieren, die helfen, Bedrohungen frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen.

Über den Autor: Gerard Lavin ist Field CTO bei Cloud Software Group.

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