Mobile-Menu

Archivierungspflicht, private Mails, Verschlüsselung und mehr

Zehn Mythen zur E-Mail-Archivierung

< zurück

Seite: 2/4

Anbieter zum Thema

FAST LTA GmbH

Mythos 2 – Wirklich jede E-Mail muss archiviert werden

Viele Unternehmen archivieren 1:1 alle E-Mails, die in den Datenbanken gespeichert wurden oder im Unternehmen ankommen. Das ist allerdings weder notwendig noch sinnvoll. Auch wenn der Spam-Schutz mittlerweile zu den Standardwerkzeugen gehören sollte und in Lösungen wie Exchange zu den Bordmitteln gehört, setzen viele Administratoren die Technik nur unzureichend um.

Spam und Newsletter müssen natürlich nicht archiviert werden und sollten es auch nicht. Solche E-Mails müllen nicht nur die Postfächer der Anwender zu, sondern auch das Archiv. Dieses wird dadurch aufgebläht, kostet noch mehr teuren Speicherplatz und ist unübersichtlich. Zu einer guten Archivierung gehört daher auch ein optimales Management für Spam, Newsletter und anderen Abfall.

Mythos 3 – Mail-Archive müssen besonders gesichert sein

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die E-Mail-Archive besser abgesichert werden müssen, als der E-Mail-Server selbst. Folge sind teure Investitionen in Zusatzprodukte, die E-Mails und Archive verschlüsseln. Dabei ist das gesetzlich nicht notwendig. Natürlich ist es durchaus sinnvoll das Archiv so aufzubewahren, dass keine Daten gestohlen werden oder verloren gehen. Allerdings ist das freiwillig und Unternehmen können selbst bestimmen, wie sie dabei vorgehen.

Mythos 4 - Private E-Mails spielen keine Rolle

Auch hier müssen Unternehmen einiges beachten, denn private E-Mails der Angestellten dürfen nicht gespeichert und archiviert werden. Wenn Unternehmen also den Anwendern die private Verwendung der Geschäftsadresse erlauben oder sie zumindest dulden, kann es große Probleme geben, wenn versehentlich private Kommunikation gespeichert wird.

Lösen können Unternehmen das, indem sie den Anwendern Zugriff auf private E-Mail-Adressen/-Konten gestatten. In Zeiten von privaten Smartphones und Tablets in Unternehmen (BYOD) lässt sich das ohnehin kaum vermeiden und sollte kontrolliert gestattet werden. Auch das gehört zu einer optimalen Archivierung dazu.

(ID:43043682)

Jetzt Newsletter abonnieren

Täglich die wichtigsten Infos zur IT-Sicherheit

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung. Die Einwilligungserklärung bezieht sich u. a. auf die Zusendung von redaktionellen Newslettern per E-Mail und auf den Datenabgleich zu Marketingzwecken mit ausgewählten Werbepartnern (z. B. LinkedIn, Google, Meta).

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Weiterführende Inhalte