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Zertifizierungsprozesse im Mittelstand meistern So schafft der Mittelstand Audits und Zertifikate ohne Stress

Ein Gastbeitrag von Christian Gerling 6 min Lesedauer

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Audits wirken oft abschreckend, aber mit klarer Vorbereitung lassen sie sich auch im Mittelstand erfolgreich meistern. Wer Prozesse früh verankert, Mitarbeitende einbindet und den richtigen Auditor wählt, erhält nicht nur sein Zertifikat, sondern stärkt auch seine Wettbewerbsfähigkeit.

Audits und Zertifizierungen sind für den Mittelstand keine Hürde, sondern eine Chance für bessere Prozesse und mehr Vertrauen.(Bild: © EDA - stock.adobe.com)
Audits und Zertifizierungen sind für den Mittelstand keine Hürde, sondern eine Chance für bessere Prozesse und mehr Vertrauen.
(Bild: © EDA - stock.adobe.com)

Wenn ein Audit ansteht, erscheint für viele Unternehmen der Aufwand groß und der Ausgang ungewiss. Dabei ist die Auditierung ein gut planbarer Prozess, sofern sie mit der nötigen Sorgfalt vorbereitet und professionell begleitet wird. Gerade im Mittelstand ist eine strategische Herangehensweise entscheidend, um dem Prozess positiver zu begegnen und am Ende ein international anerkanntes Zertifikat vorweisen zu können.

Der Weg zur Zertifizierung beginnt weit vor dem eigentlichen Audittermin. Er umfasst die interne Organisation, die Auswahl des passenden Auditdienstleisters und die Frage, wie sichergestellt werden kann, dass das Zertifikat auch international anerkannt wird.

Die Basis schaffen: Warum Vorbereitung mehr ist als Papierkram

Wer sich auf ein Audit vorbereitet, benötigt deutlich mehr als eine vollständige Dokumentation. Entscheidend ist, dass ein Managementsystem – sei es für Qualität, Umwelt oder Informationssicherheit – nicht bloß formal besteht, sondern vielmehr im täglichen Handeln verankert ist und aktiv gelebt wird.

Je klarer die internen Prozesse beschrieben, verstanden und von den Mitarbeitenden verinnerlicht sind, desto souveräner lässt sich das Audit bestehen. Frühzeitige Schulung ist ein entscheidender, aber oft vernachlässigter Erfolgsfaktor. Denn nicht nur für Qualitätsbeauftragte, sondern auch für operative Teams ist es hilfreich zu wissen, warum bestimmte Vorgaben gelten und wie sie im Alltag angewendet werden sollen. Auditoren sprechen oft direkt mit Mitarbeitenden. Wenn die Prozesse wirklich verstanden werden, können sie Fragen souverän beantworten. Das zeigt, dass das Managementsystem tatsächlich „gelebt“ wird. Wenn Prozesse verstanden und akzeptiert sind, entsteht eine Kultur der Verantwortung. Diese „gelebte Kultur“ ist ein Zeichen für Reife und Wirksamkeit des Systems.

Wie finde ich den richtigen Auditor?

Der Markt für Zertifizierungsstellen ist groß, doch nicht jede ist für jedes Unternehmen geeignet. Besonders im Mittelstand lohnt es sich, bei der Auswahl sorgfältig vorzugehen. Die wichtigste Frage lautet: Verfügt der Auditor über fachliche Erfahrung in der jeweiligen Branche? Nur wer die Praxis eines produzierenden Familienbetriebs oder die Anforderungen eines IT-Dienstleisters versteht, kann das Managementsystem realistisch und praxisnah bewerten und so einen echten Mehrwert schaffen.

Ein zentrales Kriterium bei der Auswahl ist die Akkreditierung. Nur wenn die Zertifizierungsstelle offiziell durch eine nationale Akkreditierungsbehörde anerkannt ist, wird das ausgestellte Zertifikat auch außerhalb des Unternehmens akzeptiert. Ohne diese Akkreditierung kann es passieren, dass Geschäftspartner oder Behörden die Gültigkeit der Bescheinigung infrage stellen.

Neben der fachlichen Eignung ist auch die Kommunikation mit dem Auditor wichtig. Mittelständische Unternehmen sollten darauf achten, dass der Auditor Erfahrung mit vergleichbaren Unternehmensgrößen hat, branchenspezifische Besonderheiten kennt und sich auf Augenhöhe austauscht. Ein persönliches Vorgespräch hilft dabei, Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit einzuschätzen. Denn ein Audit ist kein Behördenakt, sondern ein fachlicher Dialog und die Chance zur Optimierung der eigenen Unternehmensprozesse.

Vom Dokument zur Realität: Wie ein Audit tatsächlich abläuft

Sobald alle internen Vorbereitungen abgeschlossen sind, beginnt der eigentliche Auditprozess – eine strukturierte und zugleich dialogorientierte Prüfung, die Unternehmen nicht nur fordern, sondern vor allem fördern sollten. Ein Audit verläuft in mehreren klar definierten Phasen, die sich idealerweise nahtlos an ein Managementsystem anschließen, das bereits im Alltag verankert ist.

Dokumentenprüfung – der erste Blick auf das System

Die erste Phase ist die formale Überprüfung der Dokumentation. Dabei wird geprüft, ob das Managementsystem vollständig beschrieben und in Übereinstimmung mit den geltenden Normanforderungen aufgebaut ist. Das betrifft beispielsweise Prozessbeschreibungen, Rollenverteilungen, Richtlinien oder Aufzeichnungen zu Schulungen.

Beispiel: In einem Unternehmen mit einem Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 prüft der Auditor etwa, ob es eine aktuelle Prozesslandschaft gibt, ob interne Audits geplant und durchgeführt wurden und ob Maßnahmen aus vorherigen Audits dokumentiert und bewertet wurden.

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Der Mehrwert dieser Phase liegt darin, dass mögliche Lücken oder Unklarheiten frühzeitig erkannt und gezielt angesprochen werden können, bevor sie sich im betrieblichen Alltag als Schwachstellen bemerkbar machen.

Vor-Ort-Audit – das System in Aktion erleben

Im anschließenden Vor-Ort-Audit, das zunehmend auch digital unterstützt oder teilweise remote durchgeführt wird, geht es darum, sich ein lebendiges Bild vom Unternehmen zu machen. Auditoren führen Gespräche mit Mitarbeitenden, beobachten Abläufe direkt an den Arbeitsplätzen und gleichen die dokumentierten Prozesse mit der tatsächlichen Praxis ab.

Dabei steht nicht die Fehlersuche im Vordergrund, sondern die Frage: Wie wirksam ist das System wirklich? Ziel ist es, gemeinsam mit dem Unternehmen Stärken zu erkennen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und bewährte Abläufe hervorzuheben.

Erfährt ein Auditor beispielsweise in einem Gespräch mit einem Mitarbeitenden aus der Produktion, dass diese ein effizientes visuelles System entwickelt haben, um Prüfschritte zu kontrollieren, stellt das ein Best Practice dar, das möglicherweise auch für andere Standorte interessant sein könnte.

Umgang mit Abweichungen – konstruktive Weiterentwicklung

Kommt es im Verlauf des Audits zu Abweichungen, den sogenannten Nichtkonformitäten, ist dies eine Chance zur gezielten Weiterentwicklung. Entscheidend ist nicht die Abweichung selbst, sondern der Umgang damit. Das Unternehmen analysiert die Ursache, ergreift Korrekturmaßnahmen und weist proaktiv deren Wirksamkeit nach. Dieser strukturierte Verbesserungsprozess kann durch die Hinweise des Auditors oft sogar beschleunigt werden.

Auditoren bringen den externen Blick mit und helfen, Betriebsblindheit zu vermeiden. Sie leisten so einen unterstützenden Beitrag zur kontinuierlichen Optimierung.

Zertifikat und Überwachung – Qualität nachhaltig sichern

Am Ende des Audits steht die Zertifikatserteilung. Diese Zertifikate – wie etwa nach ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001 – sind in der Regel drei Jahre gültig. Doch damit ist der Prozess nicht abgeschlossen: In jährlichen Wiederholungsaudits zeigt das Unternehmen, dass das System weiterhin aktiv betrieben, gepflegt und weiterentwickelt wird. Nach drei Jahren erfolgt eine vollständige Rezertifizierung.

Wie sich Unternehmen optimal vorbereiten

Mitarbeitende sollten wissen, was die Normen definieren und wie diese Vorgaben im Alltag umzusetzen sind. Simulierte Audits oder interne Begehungen helfen, Sicherheit im Auftreten und Klarheit über Abläufe zu gewinnen. Wenn Teams sich mit dem System identifizieren und ihre Erfahrungen einbringen, lebt das System und das wird im Audit sichtbar.

Was bei internationalen Zertifizierungen zählt

Viele mittelständische Unternehmen sind heute international tätig. Für sie ist es besonders wichtig, dass ein Zertifikat nicht nur im eigenen Land, sondern auch im Ausland anerkannt wird. Das ist nicht immer selbstverständlich und hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Ein zentraler Aspekt ist die internationale Anerkennung des Zertifikats. Diese hängt maßgeblich davon ab, ob die Zertifizierungsstelle von einer nationalen Akkreditierungsstelle zertifiziert ist, die wiederum Mitglied in internationalen Akkreditierungsverbünden wie dem International Accreditation Forum (IAF) ist. Dann wäre gewährleistet, dass das Zertifikat auch in anderen Ländern als vertrauenswürdig eingestuft wird. Unternehmen sollten demnach bereits bei der Auswahl der Zertifizierungsstelle darauf achten, dass eine Akkreditierung international anerkannt ist.

Darüber hinaus bringt die Durchführung internationaler Audits zusätzliche Herausforderungen mit sich. Unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, kulturelle Besonderheiten, Zeitzonen und technische Voraussetzungen erfordern eine genaue Planung. Remote-Audits können hier Erleichterung schaffen, setzen aber eine stabile IT-Infrastruktur und klare Datenschutzregelungen voraus.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten bietet sich die Möglichkeit der sogenannten Multi-Site-Zertifizierung an. Damit lassen sich vergleichbare Betriebsstätten in einem gemeinsamen Verfahren prüfen. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern vereinfacht auch die systematische Steuerung des gesamten Zertifizierungsprozesses. Voraussetzung ist allerdings, dass alle Standorte unter einheitlichen Managementstrukturen geführt werden.

Zertifizierung als Chance und strategischer Vorteil

Ob ISO 9001, ISO 27001 oder eine branchenspezifische Norm – eine Zertifizierung ist weit mehr als ein notwendiger Stempel. Richtig eingesetzt, wird sie zu einem strategischen Werkzeug, mit dem sich Unternehmen strukturell weiterentwickeln, Prozesse optimieren und das Vertrauen ihrer Kunden stärken können.

Der damit verbundene Aufwand lohnt sich insbesondere dann, wenn Zertifizierung nicht als einmaliges Projekt, sondern als kontinuierlicher Verbesserungsprozess verstanden wird. Wer rechtzeitig mit der Planung beginnt, einen passenden Partner wählt und seine Mitarbeitenden aktiv einbindet, kann nicht nur eine erfolgreiche Zertifizierung erreichen, sondern auch langfristig davon profitieren.

Über den Autor: Christian Gerling ist Geschäftsführer und Global Division Head „Information & Data Security“ der DQS GmbH. In dieser Position verantwortet er unter anderem Zertifizierungsmaßnahmen rund um Informations- und Cybersicherheit. Zuvor war er als General Manager EMEA beim US-amerikanischen TIC-Dienstleister UL Solutions tätig. Weitere berufliche Stationen führten ihn zu Bureau Veritas und Intertek, wodurch er über umfassende Erfahrung im Zertifizierungswesen sowie in Vertrieb, Marketing und Kundenservice verfügt. Christian Gerling hat Wirtschaftsrecht an der Universität des Saarlandes und Business Administration an der University of Wales studiert.

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