Datenschutz bei Papierunterlagen

Auswahlkriterien für den richtigen Aktenvernichter

| Autor / Redakteur: Ann-Kathrin Ott / Peter Schmitz

Wie für digitale Daten gelten auch für personenbezogene Daten auf Papier klare Datenschutzvorgaben, die speziell bei deren Vernichtung beachtet werden müssen.
Wie für digitale Daten gelten auch für personenbezogene Daten auf Papier klare Datenschutzvorgaben, die speziell bei deren Vernichtung beachtet werden müssen. (Bild: Office-Discount.de)

Spätestens durch die DSGVO und die damit drohenden Strafen ist der Datenschutz bei allen Unternehmen wichtiges Thema. Digital werden Daten mit Passwörtern und Zugangs­rechten geschützt. In Ordnern können Dokumente und Unterlagen durch abschließ­bare Schränke gesichert werden. Was aber, wenn die Dokumente entsorgt werden sollen? Hier kommt der Aktenvernichter ins Spiel!

Erstes und wichtigstes Auswahlkriterium für einen Aktenvernichter ist die Entscheidung zwischen Streifen- oder Partikelschnitt. Wird ein Dokument im Streifenschnitt geschreddert, so wird das Papier längs in dünne Streifen unterteilt. Beim Kreuz- oder Partikelschnitt hingegen werden diese Streifen nochmals quer geschnitten, sodass deutlich kleinere Partikel entstehen. Aktenvernichter mit Partikelschnitt sind dadurch sicherer und in höheren Schutzklassen erhältlich, dafür auch ein wenig teurer als Geräte, die im Streifenschnitt arbeiten.

Die Schneidleistung ist bei Geräten, die den Streifenschnitt anwenden, etwas höher. Das Ziel bei der Aktenvernichtung ist, eine Rekonstruktion der Daten auszuschließen. Je kleiner und feiner die Partikel, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass die Ihre Dokumente rekonstruierbar sind.

Was darf in den Aktenvernichter?

In vielen Büros werden Aktenvernichter in erster Linie dazu verwendet um Dokumente aus Papier zu vernichten. Doch was, wenn Datenträger oder Chipkarten vernichtet werden müssen – und das mit einem gewissen Sicherheitsstandard? Hierfür gibt es spezielle Geräte, die neben Papier auch andere Dinge sicher zerstören können. Welche Gegenstände in einen Schredder eingeführt werden dürfen, klärt das Datenblatt mit den gesonderten Kennzeichnungen.

Die Sicherheitsstufen im Überblick

Wie weiter oben schon erwähnt, ist einer der maßgeblichen Vorteile eines Aktenvernichters die zuverlässige Vernichtung verschiedener Daten. Es ist naheliegend, dass vertrauliche Dokumente wie Patente strenger geschützt werden müssen als beispielsweise Prospekte, die lediglich entwertet werden sollen. Aus diesem Grund gibt es verschiedene Sicherheitsstufen, die sehr genau vorgeben, wie groß die Partikel bzw. Streifen maximal sein dürfen. Aktenvernichter mit Streifenschnitt sind meistens den Sicherheitsklassen P1 und P2 zugehörig, Aktenvernichter mit Partikelschnitt den Sicherheitsklassen P3 bis P7. Mit in Kraft treten der DSGVO gilt in Deutschland die DIN-Norm 66399 für Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung.

  • Sicherheitsstufe P-1: Die maximal erlaubte Streifenbreite beträgt hier 12 mm bzw 2000mm². Die Schutzstufe eignet sich für allgemeines Schriftgut, das unlesbar gemacht oder entwertet werden soll, wie beispielsweise Kataloge oder Prospekte.
  • Sicherheitsstufe P-2: Die Streifen dürfen hier maximal 6 mm breit sein, bzw. die Fläche der einzelnen Teile maximal 800 mm². Aktenvernichter dieser Schutzklasse eignen sich für interne Dokumente, die unlesbar gemacht oder entwertet werden sollen, wie beispielsweise Unterlagen für unternehmensinterne Kommunikation.
  • Sicherheitsstufe P-3: Ab dieser Sicherheitsstufe arbeiten die Aktenvernichter in der Regel im Partikelschnitt, die maximale Streifenbreite beträgt hier nur noch 2 mm. Die Partikel der Sicherheitsstufe P3 sind maximal 320 mm² groß und eignen sich für alle sensiblen und personenbezogenen Daten, die einem erhöhten Schutzbedarf unterliegen. Diese sind beispielsweise Umsatzauswertungen und Steuerunterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-4: Die maximale Partikelgröße beträgt hier 160 mm² und ist geeignet, um Dokumente mit besonders sensiblen und vertraulichen Daten sowie personenbezogenen Daten zu vernichten. Darunter fallen zum Beispiel medizinische Berichte und Patientenakten, Gehaltsabrechnungen, Personalakten, Arbeitsverträge und viele weitere.
  • Sicherheitsstufe P-5: Die maximale Partikelgröße beträgt hier 30 mm². Alle Daten, die geheim zu halten sind und eine existenzielle Wichtigkeit für eine Person, Einrichtung oder ein Unternehmen haben, müssen mit dieser Sicherheitsstufe vernichtet werden. Hierunter versteht man beispielsweise Wettbewerbsanalysen und Prozessunterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-6: Die Partikel sind maximal 10 mm² groß. Diese Sicherheitsstufe findet Anwendung bei geheim zu haltenden Informationen, wie beispielsweise Patenten oder Konstruktionsunterlagen.
  • Sicherheitsstufe P-7: Die Partikel in der höchsten Sicherheitsstufe P7 dürfen maximal 5 mm² groß sein. Auch sind hier keine Toleranzen nach oben mehr zugelassen. Alle strengst geheimen Daten unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen fallen in diese Sicherheitsstufe, wie zum Beispiel geheimdienstliche oder militärische Berichte.
Ergänzendes zum Thema
 
Tipps und Tricks zu Papierstau und Pflege

Übrigens: Seit Inkrafttreten der DSGVO sind für personenbezogene Daten mindestens die Sicherheitsstufen P3 oder P4 notwendig. Auch Visitenkarten zählen hier dazu.

Hilfe bei der Kaufentscheidung

Aktenvernichter gibt es in den verschiedensten Farben und Formen. Geklärt sind nun die verschiedenen Sicherheitsklassen und die unterschiedlichen Gegenstände, die zum Schreddern infrage kommen. Neben diesen Eigenschaften unterscheiden sich Aktenvernichter jedoch auch in anderen Aspekten, auf die wir im Folgenden näher eingehen:

Das Auffangvolumen: Dieses wird in Liter angegeben und beschreibt das Volumen des Auffangbehälters.

Die Schneidleistung: Diese gibt an, wie viele Blätter der Schredder auf einmal vernichten kann. Gemessen wird diese an DIN A4-Papier mit 70g/qm, was leichter ist als das Standard-Papier mit 80g/qm.

Autostart/ Autostopp: Der Autostart wird durch das Schnittgut betätigt und bewirkt, dass der Aktenvernichter so lange läuft, wie Schnittgut vorhanden ist. Der Autostopp garantiert, dass das Schneidewerk so lange in Betrieb ist, bis es das Dokument vollkommen passiert hat.

Ebenfalls zu beachten ist, dass die Aktenvernichter teurer werden, je höher die Sicherheitsstufe ist. Wo also viele personenbezogene Daten verarbeitet und vernichtet werden müssen, sollte auf jeden Fall ein oder mehrere Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P3 oder P4 vorhanden sein. Ob ein Gerät oder mehrere Schredder angeschafft werden sollen, hängt davon ab, wie oft und wie viele Personen diesen benutzen.

Wichtige Fragen vor dem Kauf

Wie häufig werden Akten vernichtet? Hier spielt die Betriebsdauer eine große Rolle, da diese besagt, nach wie vielen Minuten Dauerbetrieb das Gerät eine Pause einlegen muss. Außerdem ergibt es bei großen Abteilungen durchaus Sinn, mehrere Geräte anstelle von einem großen anzuschaffen. Ein weiterer, wichtiger Punkt ist hier die Länge der Abkühlzeit, da diese angibt, wie lang das Gerät nach dem Dauerbetrieb pausieren muss.

Welche Art von Akten fallen an und wie schützenswert sind die Daten, die sich darauf befinden? Oben in der Auflistung der Sicherheitsstufen ist erklärt, welche Akten unter welche Sicherheitsstufe fallen. Daran sollte auch die Wahl des Geräts angepasst werden. Eine „zu hohe“ Sicherheitsstufe bedeutet finanzieller Mehraufwand, der vermieden werden kann, in dem für die Daten angepasste Schredder gekauft werden.

Wie oft müssen Dokumente vernichtet werden? Der Geräuschpegel, der bei der Verwendung eines Aktenvernichters entsteht, ist durchaus ein Faktor, der bei der Kaufentscheidung näher betrachtet werden sollte, vor allem, wenn das Gerät für ein Großraumbüro angeschafft wird und häufiger Dokumente vernichtet werden müssen.

Eine unterhaltsame Zusammenfassung der wichtigsten Infos rund um Aktenvernichter gibt es im folgenden Video:

Über die Autorin: Ann-Kathrin Ott ist Redakteurin beim Büroartikel-Spezialisten office discount.

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