Von Kontrolle zu strategischer Mitgestaltung So wandelt sich die Rolle von Datenschützern

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Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Datenschutz effizienter in ihre Prozesse zu integrieren, ohne Innovationen auszubremsen. Steigende regulatorische Anforderungen und die wachsende Bedeutung von KI machen eine Neuausrichtung notwendig. Dafür müssen Datenschutz­beauftragte ihre Rolle neu definieren – weg von Kontrolle, hin zur strategischen Mitgestaltung.

Seit Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat sich Datenschutz in Unternehmen als Compliance-Anforderung etabliert, und mit dem EU AI Act verschärfen sich die Anforderungen an den verantwortungsvollen Umgang mit Daten noch einmal. Doch Datenschutzbeauftragte haben in Unternehmen nicht immer einen leichten Stand: Sie gelten häufig als „Verhinderer“ - und Datenschutz vor allem als Innovationshemmnis. In einer aktuellen Bitkom-Studie gaben 63 Prozent der befragten Unternehmen an, dass in den vergangenen zwölf Monaten Projekte an Datenschutzvorgaben gescheitert sind. Dabei ist Datenschutz wichtiger denn je: Der zunehmende Einsatz von KI und neue regulatorische Vorgaben erfordern nicht nur mehr Kontrolle, sondern einen effizienten, strategischen Ansatz. Datenschutzbeauftragte stehen damit vor der Frage: Wie können sie Datenschutz in operative Abläufe integrieren, so dass Maßnahmen wirksam greifen, ohne Prozesse und Innovationen auszubremsen?

Vom Risiko-Manager zum Mitgestalter

Oft verstehen Datenschutzbeauftragte sich selbst als „Wächter“ in Unternehmen: Sie bewerten Risiken, geben juristische Einschätzungen ab und setzen strikte Grenzen. Doch ein zu restriktiver Ansatz kann Fortschritt im Unternehmen ausbremsen. Und er birgt möglicherweise sogar ein rechtliches Risiko: Wenn Fachabteilungen schon mit Ablehnung rechnen, holen sie beim nächsten Projekt vielleicht gar keine Einschätzung von Datenschützern mehr ein.

Was können Datenschutzbeauftragte selbst tun, um dem entgegenzuwirken? Allem voran steht eine Neubewertung ihrer eigenen Rolle. Um Datenschutz effizient und zukunftssicher zu gestalten, müssen sie sich als strategischer Partner verstehen: Sie beraten nicht nur, sondern übernehmen selbst Verantwortung dafür, dass Projekte datenschutzkonform umgesetzt werden können. Sie bieten Lösungen, schaffen klare Rahmenbedingungen für Innovation und tragen damit aktiv zur Wettbewerbsfähigkeit und digitalen Transformation des Unternehmens bei.

Grundprinzip Privacy-by-Design

Diese Transformation basiert auf dem Prinzip Privacy-by-Design: Wird Datenschutz von Beginn an – „by Design“ – in alle Projekte im Unternehmen integriert, entfallen zeitaufwendige Nachbesserungen und Neubewertungen. Dafür müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Datenschutzbeauftrage von Anfang an als integrale Stakeholder in Prozesse eingebunden werden. Diese proaktive Herangehensweise steigert die Effizienz von Datenschutz: Risiken werden bereits in der Planungsphase identifiziert und können durch klare Leitlinien und technische Voreinstellungen direkt minimiert werden. Unternehmen, die Privacy-by-Design konsequent umsetzen, profitieren von mehr Rechtssicherheit, schnelleren Entwicklungs­prozessen und einer höheren Akzeptanz neuer Technologien. Datenschutz ist dann nicht mehr die letzte Hürde, die ein Projekt nehmen muss, sondern ein strukturiertes Rahmenwerk, das Innovation gezielt und rechtssicher ermöglicht.

Kommunikation als Schlüsselkompetenz

Für Datenschützer bedeutet das neue Verständnis ihrer Rolle, dass sie neuen Fokus auf bestimmte Kompetenzen legen müssen. Ein häufiges Hindernis, um Datenschutz effektiv umzusetzen: Mangelnde oder ineffiziente Kommunikation mit Stakeholdern im Unternehmen, gerade mit der Geschäftsleitung. Datenschutzbeauftragte sprechen eine juristische Fachsprache, während das Management wirtschaftliche Einschätzungen und geschäfts­orientierte Aussagen erwartet. Um Verständnis bei der Geschäftsführung zu gewinnen, müssen Datenschützer ihre kommunikativen Fähigkeiten schärfen: Zuerst Risiken im Geschäftskontext darstellen, und die daraus folgenden Datenschutzmaßnahmen möglichst ohne Fachjargon erklären, idealerweise die möglichen Handlungsoptionen aufzeigen und dabei die verbleibenden Risiken reflektieren. Damit kann sich die Zusammenarbeit zwischen Datenschutzverantwortlichen und anderen Geschäftsbereichen erheblich verbessern lassen und ein Dialog auf Augenhöhe stattfinden.

Technologie als Enabler

Um Datenschutz effizient und wirksam in Unternehmensprozesse zu integrieren, braucht es neben dem Wandel in der Unternehmenskultur auch die richtigen Technologielösungen. Fehlende Transparenz und uneinheitliche Prozesse erschweren es Datenschützern, ihre neue Rolle als strategischer Partner auszufüllen. Abhilfe schafft eine zentrale Plattform als technologische Basis für Transformation. Darüber können Prozesse standardisiert und Aufgaben automatisiert werden, um den Verwaltungsaufwand für Datenschützer zu reduzieren. Zudem ermöglicht eine Plattform, auf der Informationen und Dokumente für alle Stakeholder zugänglich sind, als „Single Source of Truth” eine effizientere Kollaboration.

Darüber hinaus können KI-gestützte Funktionen die Effizienz weiter steigern und den Alltag von Datenschützern erleichtern. Drei Beispiele:

• Risikopriorisierung: KI kann Datenschutzrisiken anhand von Audit-Daten bewerten und kritische Bereiche identifizieren, sodass Datenschutzbeauftragte gezielt an den wichtigsten Schwachstellen arbeiten können.

• Vertragsprüfung: KI kann automatisch Auftragsverarbeitungsverträge analysieren und prüfen, ob sie den DSGVO-Anforderungen entsprechen. Abweichungen oder potenzielle Risiken werden markiert, sodass Datenschutzbeauftragte gezielt nachsteuern können.

• Vorarbeiten: KI kann anhand von Best Practices Entwürfe für datenschutzrelevante Dokumente erstellen, etwa einen Audit-Fragebogen. Datenschutzbeauftrage müssen dann nur noch das Finetuning übernehmen.

Vom Kontrollmechanismus zum Innovationstreiber

Datenschutz tief in die Geschäftsprozesse zu integrieren ist eine herausfordernde Aufgabe, die zugleich immer wichtiger wird. Denn während die Komplexität steigt, führen die wirtschaftliche Lage und der Fachkräftemangel zu knappen Ressourcen in Datenschutzabteilungen. Wird Datenschutz in der Geschäftsstrategie verankert, profitieren Unternehmen aber doppelt: Sie können regulatorische Anforderungen und Compliance mit DSGVO und AI Act effizienter erfüllen und erhöhen gleichzeitig ihre Innovationsgeschwindigkeit in allen anderen Bereichen. So wird Datenschutz vom Pflichtprogramm zum Erfolgsfaktor. Dafür sind sowohl Unternehmen als auch Datenschützer selbst gefragt, ein neues Verständnis für ihre Rolle zu entwickeln: Als Business Enabler können sie aktiv zum Erfolg und zur digitalen Transformation ihres Unternehmens beitragen.

Über die Autoren

Dr. Lasse Milinski leitet den Bereich Managed Solutions bei eagle lsp. Zuvor war er in Management-Positionen im Softwarebereich sowie bei McKinsey & Company tätig, wo er sich schwerpunktmäßig mit Operations- und Compliance-Themen befasste. In seiner akademischen Laufbahn beschäftigte er sich mit der Rolle des Top-Managements in Produkt- und Compliance-Krisen. Dieses Wissen nutzt er heute gemeinsam mit dem Team von eagle, um schlanke Ansätze für die effektive Umsetzung von Compliance-Themen zu entwickeln.

Moritz Homann leitet den Bereich Produktinnovation und Künstliche Intelligenz bei der EQS Group, einem weltweit tätigen Anbieter von Softwarelösungen für Compliance-Verantwortliche mit Sitz in München. Mit fundierter Expertise in Produktstrategie, Compliance und KI-gestützten Technologien hat Moritz die Plattform "Compliance Cockpit" von EQS maßgeblich geprägt, indem er fortschrittliche KI-Funktionen entwickelt hat, die Compliance-Prozesse effizienter gestalten.

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