Der Druck auf IT-Entscheider wächst E-Mail-Management im Sinne der Compliance

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Als eines der beständigsten Kommunikationsmittel in deutschen Unter­nehmen dient die E-Mail als wichtige Ressource geschäftlicher Informationen und Dokumente. Ein mangelhaftes Management dieser Daten kann dabei durchaus zum Sicherheits- und Compliance-Risiko werden.

Laut Bitkom erhält jeder zweite Berufstätige mehr als 20 E-Mails am Tag – ein Beleg für die steigende Menge an E-Mail-Daten, die täglich versendet werden. Angesichts dieser Entwicklung stehen IT-Entscheider unter zunehmendem Druck, ständige Verfügbarkeit, Auffindbarkeit, aber auch Sicherheit und Compliance in Bezug auf E-Mails zu garantieren. Das erfordert allerdings Zeit und Ressourcen, denn E-Mail-Systeme sind nicht dafür ausgelegt, große Datenmengen über viele Jahre zu speichern und bereitzustellen.

Erschwerend kommt hinzu, dass Unternehmen ihre E-Mails häufig lediglich in den Postfächern belassen und nicht zusätzlich an anderer Stelle sichern. Dadurch entstehen nicht nur kritische Datensilos – auch das Risiko, dass Daten versehentlich oder absichtlich gelöscht werden, bei einem Systemausfall verloren gehen oder einem Cyber-Angriff zum Opfer fallen, steigt. Die Folgen können technischer, wirtschaftlicher und/oder juristischer Natur sein.

E-Mails als Gegenstand gesetzlicher Regularien

In der DACH-Region sind Unternehmen grundsätzlich dazu verpflichtet, steuerrechtlich relevante Unterlagen über mehrere Jahre hinweg vollständig, revisionssicher und dauerhaft verfügbar aufzubewahren. Das gilt auch für Dokumente und Informationen, die auf elektronischem Postweg versendet und empfangen werden. Darunter fallen unter anderem Bücher, Bilanzen, Geschäftsbriefe sowie sonstige geschäfts- und transaktionsrelevante Unterlagen wie Verträge und Rechnungen. In Deutschland regeln das die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD). In Österreich und der Schweiz existieren entsprechende Pendants.

Auf europäischer Ebene unterliegen Unternehmen zudem der EU-DSGVO, wenn sie mit personenbezogenen Daten arbeiten. Machen Kunden zum Beispiel eines ihrer Betroffenenrechte wie das Auskunftsrecht (Art. 15), das Recht auf Löschung (Art. 17) oder auf Widerspruch (Art. 21) geltend, müssen Unternehmen in der Lage sein, den gesamten E-Mail-Bestand effizient zu durchsuchen und managen zu können, um der Anfrage umgehend nachzukommen.

Wird im Rahmen eines Audits festgestellt, dass ein Verstoß vorliegt, drohen zum einen steuerrechtliche Sanktionen und Bußgelder. Im Falle der DSGVO kann es sogar um bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des globalen Jahresumsatzes gehen. Zum anderen müssen betroffene Unternehmen auch mit Produktivitäts- und Umsatzeinbußen sowie Reputationsschäden rechnen.

Mit E-Mail-Archivierung auf der sicheren Seite

Unternehmen, die lediglich auf ein Backup-System setzen, um ihre E-Mail-Daten zu sichern, gehen damit ein vermeidbares Risiko ein. E-Mails können zum Beispiel unmittelbar nach ihrem Eingang – noch vor der Backup-Sicherung – gelöscht werden und wären damit unwiederbringlich verloren. Außerdem werden Backups in der Regel nach einer gewissen Zeit überschrieben. Somit dienen Backups der Disaster Recovery, da sie nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum hinweg gespeichert werden. Dadurch lässt sich sicherstellen, dass geschäftskritische Systeme und Daten selbst während eines Notfall-Szenarios wie einem Systemausfall oder einer Ransomware-Attacke verfügbar sind.

Das Ziel von E-Mail-Archivierung auf der anderen Seite ist es, Kopien über mehrere Jahre hinweg vollständig, revisionssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dafür können Administratoren einstellen, welche E-Mails in das Archiv kopiert werden und ob E-Mails nach ihrer Archivierung aus den Postfächern und vom Server gelöscht werden. Auf diese Weise lässt sich das Risiko des unwiderruflichen Verlusts wichtiger E-Mail-Daten – einschließlich dezentral verteilter PST-Dateien – minimieren und der Discovery-Prozess erleichtern. So können Prüfer mühelos auf den archivierten, originalgetreuen E-Mail-Datenbestand zugreifen. Unternehmen sichern sich so sowohl steuerrechtlich als auch hinsichtlich der Kernanforderungen der EU-DSGVO ab und reduzieren durch die Archivierung gleichzeitig die Komplexität und Dauer von Backup-Prozessen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass die E-Mail-Archivierung Backup-Systeme vollständig ersetzen kann. Unternehmen sollten beide Sicherungsmethoden parallel nutzen und sogar regelmäßig Backups ihres E-Mail-Archivs erstellen.

Der Mehrwert geht über Sicherheit und Compliance hinaus

Je schneller und unkomplizierter Anwender auf den gesamten E-Mail-Bestand zugreifen können, desto effektiver lässt sich die E-Mail als Kommunikationsmittel nutzen. Verfügt eine E-Mail-Archivierungslösung über eine leistungsstarke Volltextsuche sowie Self-Service-Funktionen, können Mitarbeiter ihr eigenes Archiv durchsuchen und E-Mails samt ihren Anhängen selbständig wiederherstellen, ohne die IT-Abteilung involvieren zu müssen. Das steigert zum einen die Produktivität im Team und entlastet zum anderen die IT-Mitarbeiter. Diese müssen sich nicht mehr um Wiederherstellungsanfragen kümmern, sondern können ihre Zeit wertschöpfenderen Tätigkeiten widmen.

Darüber hinaus wird mit der E-Mail-Archivierung eine Postfachbegrenzung obsolet, da die Nachrichten nach der Archivierung vom E-Mail-Server gelöscht werden können. Auf diese Weise kann die IT-Abteilung das Datenvolumen konstant niedrig halten. Gleichzeitig sinken aufgrund geringerer Storage-Anforderungen auch die anfallenden Betriebskosten des E-Mail-Servers.

Fazit

Neben dem Backup ist die revisionssichere E-Mail-Archivierung ein wichtiges Instrument für die sichere Aufbewahrung von E-Mail-Daten sowie zur Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Vorgaben. Ein weiterer Pluspunkt: Durch den Schutz vor den finanziellen Risiken, der gesteigerten Produktivität und geringeren Storage-Anforderungen, rentiert sich die Anschaffung einer E-Mail-Archivierungslösung innerhalb kurzer Zeit. Das macht die E-Mail-Archivierung zu einem essenziellen Teil der IT-Strategie.

Über die Autorin: Kristina Waldhecker ist Manager Product Marketing bei der MailStore Software GmbH.

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