Microsoft veröffentlicht eigene Backup-Lösung Preview von Microsoft 365 Backup

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Microsoft stellt die erste Preview seiner eigenen Backup-Lösung für Microsoft 365 zur Verfügung. Nutzen Unternehmen diese Lösung, müssen sie keine externe Anwendung mehr verwenden. Die aktuelle Preview ist allerdings noch recht eingeschränkt.

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Microsoft 365 Backup ist die interne Backup-Lösung von Microsoft, die direkt in den eigenen Cloud-Dienst Microsoft 365 eingebunden ist. Zum Einsatz kommen dabei auch Speicherplatz in Microsoft Azure und der KI-Dienst Syntex. Um Microsoft 365 Backup zu nutzen, ist ein Abonnement von Microsoft Azure notwendig. Die Abrechnung von Microsoft 365 Backup läuft dabei nicht als Dienst in Microsoft 365 selbst, sondern über die Einbindung von Azure. Für potenzielle Kunden, die derzeit kein Abonnement von Azure haben oder die Microsoft 365 getrennt verwalten wollen, ist das nicht gerade von Vorteil. Die Verwaltung von Microsoft 365 Backup erfolgt jedoch komplett im Microsoft 365 Admin Center.

Derzeit steht die Lösung als Preview zur Verfügung, ist aber bereits kostenpflichtig. Sie ist aber noch sehr eingeschränkt, sodass ein zeitnaher Wechsel von externen Lösungen vermutlich noch keinen Sinn ergibt. So lassen sich mit der aktuellen Version zum Beispiel keine einzelnen Objekte wie E-Mails wiederherstellen, und es sind auch noch nicht alle Dienste angebunden. Zwar gibt es Filter, aber keine Auswahlmöglichkeiten einzelner Mails oder Dokumente. Bei der Wiederherstellung lassen sich nur komplette SharePoint-Sites oder Postfächer zurückholen. Das ist eine Schwäche des Systems. Es ist aber davon auszugehen, dass Microsoft hier nacharbeiten wird.

Lizenzierung von Microsoft 365 Backup nicht ideal für KMU?

Dazu kommt, dass Microsoft 365 Backup bei der Lizenzierung nicht auf die Anzahl der Postfächer und Benutzer aufbaut wie die meisten anderen Lösungen, sondern vor allem auf die Datenmenge, die gesichert werden soll. Dabei sind Unternehmen mit wenigen Benutzern und einer relativ großen Datenmenge vermutlich schlechter gestellt als Unternehmen mit vielen Benutzern und im Verhältnis weniger Daten pro Benutzer. Ob Microsoft 365 Backup angesichts dieser Voraussetzungen für KMUs sinnvoll ist, lässt sich aktuell nicht sicher sagen. Die Wahrscheinlichkeit ist aber nicht sehr hoch. Vor der Buchung des Dienstes sollten sich Unternehmen zunächst mit dem Preismodell auseinandersetzen. Microsoft stellt dazu eine Excel-Tabelle zur Verfügung.

Microsoft 365 Backup ist unverzichtbar

Wir haben uns bereits in verschiedenen Beiträgen damit auseinandergesetzt, warum die Sicherung von Daten in Microsoft 365 für jedes Unternehmen nahezu unverzichtbar ist. Außerdem stellten wir zahlreiche Lösungen vor, die Daten in Microsoft 365 sichern können. Der Nachteil dieser ist allerdings, dass Unternehmen den Anbietern Zugang zu allen ihren Daten geben müssen.

Kommt die interne Lösung von Microsoft zum Einsatz, entfällt diese Schwachstelle. Dennoch stellt sich hier die Frage nach der Wiederherstellung bei Katastrophenfällen. Fällt die Microsoft-Cloud aus oder gehen Daten verloren, betrifft das nicht nur Microsoft 365, sondern eventuell auch die Backups. Daher setzen Unternehmen gerne auf Programme, die sich in anderen Clouds oder sogar On-Premises befinden.

Das kann Microsoft 365 Backup aktuell

Microsoft 365 Backup kann aktuell Daten in SharePoint, Exchange und OneDrive sichern. Dazu können Admins im Bereich „Einstellungen -> Microsoft 365-Sicherung“ mit „Richtlinie einrichten“ Sicherungsrichtlinien für diese drei Anwendungen einrichten. Diese stehen bei „Sicherungsrichtlinien“ zur Verfügung. Die Daten anderer Dienste, zum Beispiel Teams, werden aktuell nicht durch Microsoft 365 Backup gesichert.

Die Rekonstruktion erfolgt über den Menüpunkt „Wiederherstellungsaufgaben“. Hier ist zu sehen, welche Bereiche gesichert wurden, und Admins können Wiederherstellungsaufgaben durchführen. Die Wiederherstellung erfolgt daher ebenfalls über Assistenten. Darüber hinaus ist es möglich festzulegen, wo das Backup die Daten erneuern soll. Das können die originale Quelle oder ein neues Ziel sein. Der Prozess dauert aktuell sehr lange, was vermutlich am Preview-Status der Lösung liegt.

Microsoft Sintex ist die Basis

Um Microsoft 365 Backup zu nutzen, ist zunächst die Einrichtung im Microsoft 365 Admin Center notwendig. Dazu steht bei „Einstellungen -> Microsoft 365-Sicherung“ oben rechts die Schaltfläche „Zur Setupseite wechseln“ zur Verfügung. Der direkte Link ist im Admin Center bei „Setup“ und dann bei „Dateien und Inhalte“ über „Verwenden von Inhalts-KI mit ‎Microsoft Syntex‎“ zu finden. Syntex ist daher die Basis für Microsoft 365 Backup.

Für die Verwendung von Microsoft 365 Backup muss zuerst Microsoft KI-Dienst Syntex eingerichtet werden, besser gesagt: die Abrechnung zu dem Dienst. Das erfolgt über „Einrichten der Abrechnung“. Microsoft 365 Backup baut auf Microsoft Syntex auf. Der Dienst repräsentiert eine Technologie im Bereich KI und maschinelles Lernen, speziell entwickelt, um Aufgaben innerhalb der Microsoft-Ökosysteme zu optimieren. Diese Plattform nutzt Methoden des Deep Learning. Durch die Integration von Syntex in Microsoft 365 können Unternehmen Aufgaben automatisieren. Für das Backup ist Syntex eine Voraussetzung. Dadurch wird die Einrichtung von Microsoft 365 Backup komplexer als bei verschiedenen Drittanbietern. Für die Einrichtung sind Ressourcengruppen in Azure notwendig, Syntex ist in selbigen integriert. Reines Microsoft-365-Wissen reicht für die Verwendung von Microsoft 365 Backup daher nicht aus.

Neue Sicherungsrichtlinien einfach definieren

Das Definieren einer neuen Sicherungsrichtlinie ist sehr einfach. Generell werden dabei die Sicherungsfrequenz und die Aufbewahrungsdauer (Backup Retention) ausgewählt. Microsoft 365 Backup kann die Daten alle zehn Minuten sichern. Dazu sind die meisten anderen Dienste von Drittanbietern nicht in der Lage. Hier erfolgt die Sicherung meistens ein bis drei Mal am Tag. Änderungen in Microsoft 365 lassen sich dadurch wesentlich besser einlagern. Die Aufbewahrungsdauer lässt sich derzeit nicht verlängern. Hier bietet Microsoft eine Maximaldauer von einem Jahr an.

Über den Assistenten lassen sich danach noch die Postfächer auswählen. Die Speicherung von Verteilerlisten ist ebenfalls möglich. Bei SharePoint ist die Backup-Häufigkeit etwas anders. Hier lassen sich die Daten alle 15 Minuten speichern. Zwar stellt Microsoft 365 Backup auch dynamische Verteilerlisten wieder, aktualisiert diese aber nicht. Das System liest die Gruppen ein und sichert danach die Daten. Eine dynamische Aktualisierung findet derzeit nicht statt. Das könnte sich aber jederzeit ändern. Neue Mitglieder einer dynamischen Verteilergruppe fügt Microsoft 365 Backup daher der Sicherung nicht hinzu.

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