Video-Tipp: Microsoft OneDrive OneDrive für Backup und Datenaustausch nutzen

Wer der Cloud vertraut, kann mit Microsoft OneDrive und OneDrive for Business problemlos größere Dateien austauschen und den Cloudspeicher auch zur Datensicherung einsetzen. Profis nutzen dabei das Microsoft-Tool Robocopy zur Automatisierung und Boxcryptor zur Verschlüsselung.

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OneDrive und OneDrive for Business werden in Windows 10 über den Synchronisierungs-Client eingerichtet, der Bestandteil von Windows 10 ist. Über die Einstellungen werden die einzelnen Konten an den Rechner angebunden. Auf diesem Weg lassen sich parallel also OneDrive for Business und OneDrive anbinden. Das Teilen von Dateien ist über OneDrive recht einfach gelöst, auch in OneDrive for Business.

Wie man Microsoft OneDrive und OneDrive for Business zur Datensicherung und zum Datenaustausch einsetzt und dabei das Tool Robocopy zur Automatisierung und Boxcryptor zur Verschlüsselung nutzt, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie zum Artikel.

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Sobald der OneDrive-Client eingerichtet ist, zeigt Windows im unteren Bereich die Icons für die Verbindung zu OneDrive (Persönlich) und OneDrive for Business (OneDrive <Name>) an. Die Icons zeigen auch an, ob alles synchronisiert ist (kein zusätzliches Symbol), ob aktuell eine Synchronisierung stattfinden (weißer Kreis mit blauen Pfeilen), oder ob Synchronisierungsfehler vorliegen (rotes Symbol). In den Einstellungen lassen sich alle notwendigen Optimierungen vornehmen, auch die Einstellung der Bandbreite und andere Anpassungen.

Für jedes OneDrive-Konto gibt es ein Verzeichnis auf der Festplatte, dessen Daten in den Cloudspeicher synchronisiert werden. Die Daten, die Anwender in dieses Verzeichnis kopieren, synchronisiert der Client entsprechend mit OneDrive oder OneDrive for Business. Das Verzeichnis kann in den Einstellungen des Clients festgelegt werden.

Zusätzlich kann für jeden Computer, auf dem OneDrive oder OneDrive for Business genutzt wird eingestellt werden, welche Verzeichnisse aus der Cloud mit dem lokalen Verzeichnis synchronisiert werden sollen. Dabei können auf unterschiedlichen Rechnern und verschiedene Verzeichnisse synchronisiert werden.

Dateien mit anderen Benutzern teilen

Um große Dateien mit anderen Benutzern zu teilen besteht der beste Weg darin, dass die Dateien entweder direkt im Web-Client in OneDrive oder OneDrive for Business gespeichert werden, oder über den Synchronisierungsclient. Leider ist der Synchronisierungsclient in Windows noch immer nicht in der Lage Dateien zu teilen. Für das Teilen von Dateien ist weiterhin der Web-Client notwendig.

Zum Teilen wird in OneDrive oder OneDrive for Business mit der rechten Maustaste auf die jeweilige Datei oder das Archiv geklickt, und die Option „Teilen“ ausgewählt. Über das Kontextmenü kann ein Link zum Teilen oder eine E-Mail mit dem Link erstellt werden. Wird der Link in einer E-Mail, oder die E-Mail zum Teilen direkt verschickt, kann der Empfänger die Datei herunterladen. Andere Dateien im geteilten Verzeichnis sind für den Empfänger nicht zugreifbar, er kann nur die Dateien verwenden, die geteilt wurden.

Wie man Microsoft OneDrive und OneDrive for Business zur Datensicherung und zum Datenaustausch einsetzt und dabei das Tool Robocopy zur Automatisierung und Boxcryptor zur Verschlüsselung nutzt, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie zum Artikel.

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Mit Bordmitteln festlegen, was in der Cloud gesichert werden soll

In Windows hat Microsoft das kostenlose Befehlszeilentool „Robocopy“ integriert. Mit diesem können Benutzer festlegen, welche Verzeichnisse in der Cloud gesichert werden sollen. Dazu kann zum Beispiel eine Textdatei erstellt werden, in der in jeder Zeile festgelegt wird, welches Verzeichnis Robocopy in das lokale Synchronisierungsverzeichnis von OneDrive oder OneDrive for Business kopieren soll. Der Befehl ist im Grunde genommen sehr einfach aufgebaut:

Durch die Option „/mir“ wird festgelegt, dass Robocopy das komplette Quell-Verzeichnis, inklusive Unterverzeichnisse und Dateien, mit dem Ziel-Verzeichnis abgleichen soll. Löschen Benutzer Dateien im Quell-Verzeichnis, dann werden diese auch im Ziel-Verzeichnis gelöscht. Der erste Abgleich dauert etwas. Bei den weiteren Durchläufen werden nur die geänderten Dateien und Verzeichnisse kopiert. Die Textdatei muss dazu zur Dateiendung „*bat“ umbenannt werden. Durch einen Doppelklick auf die Datei, werden die Befehle darin ausgeführt. Die Datei kann zum Beispiel „sicherung.bat“ benannt werden. Mehr zu Robocopy wird in der Windows-Befehlszeile angezeigt, wenn „robocopy /?“ eingegeben wird. In der Datei können zum Beispiel folgende Befehle enthalten sein:

Datenverschlüsselung einrichten

Wer OneDrive oder OneDrive for Business nicht vertraut, und seine Daten nur verschlüsselt im Cloudspeicher ablegen will, kann mit kostenlosen Tools alle Daten in der Cloud verschlüsseln lassen. Das macht die Sicherung allerdings komplizierter, und Benutzer können auch nicht mehr so einfach mobil auf die Daten zugreifen. Boxcryptor ist eine Software, die Seite Jahren dafür bekannt ist Daten vor dem Hochladen in die Cloud zu verschlüsseln. Die ältere Version Boxcryptor 1.x Classic konnte das bereits zuverlässig. In der aktuellen Version von Boxcryptor haben die Entwickler die Vorgehensweise angepasst und verbessert.

Wie man Microsoft OneDrive und OneDrive for Business zur Datensicherung und zum Datenaustausch einsetzt und dabei das Tool Robocopy zur Automatisierung und Boxcryptor zur Verschlüsselung nutzt, zeigen wir hier im Video-Tipp und in der Bildergalerie zum Artikel.

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