Das unbekannte Risiko Datenverlust in SaaS-Anwendungen

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SaaS-Anwendungen wie Microsoft 365 und G Suite sind optimal auf moderne Arbeitsformen ausgelegt und konnten ihre Stärken in den letzten Monaten voll ausspielen. Ein Risiko bleibt bei der steigenden Popularität der Cloud-Services jedoch häufig unbeachtet: Die Plattformen schützen nicht vollständig vor Datenverlust und übertragen einen Teil der Verantwortung auf die nutzenden Unternehmen.

Microsoft Teams, Google Drive, SharePoint – Spätestens seit der Lockdown-Phase in der weltweiten Covid19-Pandemie sind die Cloud-Services von Microsoft und Google den meisten Unternehmen ein Begriff. Der Lagebericht „Global State of the MSP“ von Datto unterstreicht die Entwicklung zum Standard als Office-Anwendung: 62 Prozent der befragten Managed Service Provider (MSPs) geben an, dass ihre Kunden aktuell Microsoft 365 im Einsatz haben. Sie gehen davon aus, dass dieser Anteil in den nächsten zwei Jahren bei mindestens 70 Prozent liegen wird.

Die steigenden Nutzerzahlen und der fortschreitende Trend zu flexiblen Arbeitsmodellen drängen jedoch einen entscheidenden Punkt in den Hintergrund, denn die in den SaaS-Anwendungen erstellten Daten sind keineswegs vollständig seitens der Anbieter abgesichert.

Anwenderfehler, Manipulation, Hacker

Betrachtet man die Ausnahmen, bei denen die Anwenderunternehmen verantwortlich für die Datensicherheit sind, so wird das Ausmaß des potenziellen Risikos deutlich. Aus den Vereinbarungen mit den SaaS-Anbietern geht klar hervor, dass der Schutz der Daten allgemein, die Sicherheit auf Dateiebene sowie die langfristige Aufbewahrung der Daten in der Verantwortung der Unternehmen liegt.

Auch bei den folgenden Szenarien sind die Daten nicht abgesichert und lassen sich nicht über die nativen Funktionen der SaaS-Plattformen wiederherstellen:

• versehentliches und absichtliches Löschen oder Überschreiben von Dateien

• Hacker-Angriffe, Ransomware-Attacken und anderer Malwarebefall

Vor dem Hintergrund der zunehmenden Verbreitung dezentraler Arbeitsmodelle mit fließenden Übergängen zwischen Homeoffice- und Büroarbeit und, damit einhergehend, dem Mix aus privaten und firmeneigenen Geräten sowie Netzwerken steigt die Wahrscheinlichkeit dieser Szenarien signifikant.

Zum einen, weil das Zuhause aufgrund der häufig unzureichend abgesicherten Geräte und Netzwerke weitaus mehr Gefahrenquellen birgt als professionelle Arbeitsumgebungen. Zum anderen, weil auch die Cyberkriminellen erkannt haben, dass ihre Angriffe außerhalb der gesicherten Firmennetzwerke größere Chancen auf Erfolg haben. Zudem nehmen sie zunehmend SaaS-Anwendungen ins Visier: Laut dem Ransomware Report von Datto berichteten bereits 2019 28 Prozent der MSPs von gezielten Ransomware-Angriffen auf SaaS-Anwendungen, fast zwei Drittel davon (64 Prozent) entfielen auf Microsoft 365.

Zeitaufwand

Ein weiterer Faktor, der Einfluss auf die Produktivität der Unternehmen und ihrer Mitarbeiter hat: Selbstverständlich bieten die Cloud-Dienste Wiederherstellungsfunktionen, um Daten bspw. bei Hardware- oder Softwarefehlern der Anbieter wiederherzustellen. Dabei handelt es sich allerdings um verhältnismäßig einfache Recovery-Features, die sehr zeitaufwendig sind und lange Ausfallzeiten nach sich ziehen.

Risikoprävention: Aufklärung und Schulung

Um das Risiko des Datenverlusts zu reduzieren, ist ein mehrschichtiger Ansatz notwendig. Ein entscheidender Bestandteil davon ist die Aufklärung und Schulung der Endanwender. Denn viele der Nutzer gehen ebenso wie die Unternehmen einfach davon aus, dass die Daten, die sie in den Anwendungen erstellen, automatisch gesichert werden. Mit Einführungstrainings und Materialien wie Merkblättern, Richtlinien oder kurzen Erklärvideos können die Unternehmen einen großen Beitrag dazu leisten, das Risiko zu minimieren.

Das größte Einfallstor für Hacker sind nach wie vor Phishing-Mails. Auch diesbezüglich können regelmäßige Schulungen oder Mitarbeiterinformationen deutlich dazu beitragen, Schäden von den Unternehmen abzuwenden.

Experten für professionelles Cloud-to-Cloud Backup hinzuziehen

Neben der Aufklärung der Anwender sollten die Unternehmen auf professionelle Unterstützung setzen. Managed Service Provider (MSPs) sind als externer IT-Support für Unternehmen auf SaaS-Anwendungen und Cloud-Umgebungen spezialisiert. In Partnerschaft mit Drittanbietern bieten sie professionelle Lösungen, die Microsoft 365- oder G Suite-Daten als Cloud-to-Cloud Backup sichern und im Notfall schnell und einfach wiederherstellen.

Cloud-to-Cloud Backup bietet den großen Vorteil, dass es automatisiert und mehrmals täglich Backups in einer abgesicherten Cloud außerhalb der Plattformen der SaaS-Anbieter erstellt. Die Backups behalten die Ordnerstruktur bei, sodass einzelne Dateien oder ganze Nutzer-Accounts schnell und unkompliziert wiederhergestellt werden können. Diese Art der externen Sicherung über Drittanbieter wird z. B. von Microsoft ausdrücklich in den Service-Vereinbarungen empfohlen.

Auch Schäden aufgrund von Ransomware-Angriffen oder anderen Hacker-Attacken sind mit professionellen Cloud-to-Cloud Backups kein Thema mehr, da Point-in-Time Restores die Wiederherstellung von Daten zu einem Zeitpunkt vor einem Angriff ermöglichen.

Zusätzlicher Pluspunkt sind die Speicher- und Aufbewahrungsmöglichkeiten: optimale Lösungen bieten unbegrenzten Speicher und zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung, was insbesondere für Unternehmen und Organisationen mit langen Aufbewahrungspflichten und Compliance-Verpflichtungen ein großer Vorteil ist.

MSPs bieten Cloud-to-Cloud Backup für SaaS-Anwendungen häufig als Bundle zusammen mit ihren Services rund um Microsoft 365 oder G Suite an. Sollte dies nicht der Fall sein, empfiehlt es sich für die Anwenderunternehmen, das Gespräch mit ihren IT-Experten zu suchen und sie nach ihren Maßnahmen zur Risikoprävention zu fragen. MSPs, die noch kein Cloud-to-Cloud Backup für SaaS-Anwendungen anbieten, sollten ihr Angebot auf den Prüfstand stellen, da der Bedarf groß ist und die Nachfrage kontinuierlich steigt.

Über den Autor: Sebastian Ilka ist Senior Director Sales Enablement bei Datto und verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung als Strategieexperte und Coach für das Vertriebswachstum kleiner, mittlerer und großer Unternehmen.

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