Neue Maßstäbe für Datensicherheit Mit der richtigen Backup-Strategie Microsoft-365-Daten sichern

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Microsoft 365 ist aus dem modernen Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch während die Cloud-Plattform zahlreiche Vorteile bietet, bleibt die Datensicherung grundlegend in der Verantwortung der Unternehmen. In diesem Gastbeitrag erfahren Sie, wie eine durchdachte Backup-Strategie für Microsoft 365 nicht nur vor Datenverlust schützt, sondern auch Geschäftsprozesse stabil hält.

Geschäftskritische Daten sind das Rückgrat eines Unternehmens – und diese stecken oft in Outlook, MS Teams, OneDrive, SharePoint, Planner und OneNote. Die Informationen, die in Microsoft-365-Umgebungen liegen, sind essenziell für reibungslose Abläufe und fundierte Geschäftsentscheidungen. Umso wichtiger ist es, sie mit einer zuverlässigen Backup-Lösung zu schützen. Andernfalls drohen Datenverluste durch versehentliches Löschen, Cyberangriffe, Ransomware oder technische Defekte – wichtige Inhalte gehen dabei unwiederbringlich verloren oder werden unzugänglich gemacht.

Die Folgen einer fehlenden oder mangelhaften Datensicherung werden oft unterschätzt und führen zu hohen finanziellen Verlusten und erheblichen Betriebsunterbrechungen. Aber auch der Verlust sensibler Daten wie Kundeninformationen oder vertraulicher Geschäftsdaten kann zu erheblichen Sicherheitsrisiken und Reputationsschäden führen. Das Vertrauen von Kunden und Partnern wird erschüttert, was die Geschäftsentwicklung und das Unternehmensimage langfristig stark beeinträchtigen kann. Eine unzureichende Backup-Strategie kann zudem rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen verletzt werden. Denn bestimmte Daten müssen verpflichtend über Jahre hinweg sicher aufbewahrt werden!

Datensicherung: ein Schutzschild für Ihr Unternehmen

Der weltweit jährlich am 31. März stattfindende World Backup Day erinnert daran, dass Datensicherung keine Option, sondern eine Notwendigkeit ist. Gerade für Microsoft-365-Umgebungen ein wichtiges Thema. Denn Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass ihre Daten in der Cloud-Umgebung geschützt sind. Sie wissen nicht, dass Microsoft in seinen Shared-Responsibility-Guidelines explizit darauf hinweist, dass die Kunden selbst dafür verantwortlich sind, ihre Datensicherheitsrichtlinien zu konfigurieren, Daten vor Ausfall und Verlust zu schützen und die eigenen Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das bedeutet, dass Microsoft zwar die physische Sicherheit und Infrastruktur der Cloud-Plattform gewährleistet, die Verantwortung für die Datensicherung und -wiederherstellung jedoch beim Unternehmen selbst liegt.

Eine durchdachte Backup-Strategie für Microsoft 365 garantiert, dass Unternehmen jederzeit auf ihre wichtigen Daten zugreifen können und Geschäftsprozesse ohne Unterbrechung weiterlaufen. Allerdings stellt die Umsetzung einer effektiven Lösung Unternehmen vor einige Herausforderungen.

Worauf es ankommt

Angesichts der enormen Datenmengen, die durch die Nutzung von Diensten wie Exchange Online, SharePoint, Teams und OneDrive generiert werden, spielt die Skalierbarkeit eine zentrale Rolle. Ebenso ist die granulare Wiederherstellung von Daten wie das gezielte Zurückholen einzelner E-Mails oder Dateien ohne spezialisierte Backup-Systeme oft eine Herausforderung und eine manuelle Datensicherung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Wichtig zu wissen, ist auch: Um Sicherheits- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen, ist es unerlässlich, dass Backups verschlüsselt gespeichert werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern.

Eine effektive Backup-Strategie sollte folgende fünf Schlüsselkomponenten enthalten:

• Regelmäßige, automatisierte Backups: Idealerweise sollten Backups mehrmals täglich erfolgen, um sicherzustellen, dass Datenverluste minimiert werden und stets eine aktuelle Kopie der Daten vorhanden ist. Dies reduziert das Risiko, dass nach einem Vorfall zu viele Daten verloren gehen.

• Granulare Wiederherstellungsmöglichkeiten: Es sollte die Möglichkeit bestehen, einzelne E-Mails, Dateien oder ganze Postfächer gezielt wiederherzustellen, ohne den gesamten Datenbestand zurückspielen zu müssen.

• Unabhängiger Speicherort für Backups: Backups sollten immer in einem separaten Cloud- oder On-Premises-Speicher abgelegt werden, der unabhängig von Microsoft 365 ist. Dies bietet eine zusätzliche Schutzebene, falls Microsoft 365 selbst kompromittiert wird oder ein Ausfall der Cloud-Infrastruktur auftritt.

• Langfristige Aufbewahrung kritischer Daten: Für die Erfüllung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorgaben muss sichergestellt werden, dass wichtige Daten über Jahre hinweg sicher aufbewahrt werden können. Dabei müssen sowohl die Speicherung als auch der Zugriff auf diese Daten jederzeit gewährleistet sein.

• Schutz vor Ransomware und Malware: Angesichts der zunehmenden Bedrohung durch Ransomware und Verschlüsselungsangriffe sollten Backup-Lösungen integrierte Schutzmechanismen bieten, die sicherstellen, dass auch im Fall von Manipulationsversuchen die Daten nicht verschlüsselt oder unzugänglich gemacht werden.

Die richtige Backup-Strategie als Schlüssel zur Sicherheit

Eine zuverlässige Backup-Strategie ist entscheidend, um die Sicherheit und Verfügbarkeit von Microsoft-365-Daten zu gewährleisten und Risiken wie Datenverlust oder Compliance-Verstöße zu minimieren. Deshalb ist eine automatisierte Lösung, die eine einfache und sichere Verwaltung ermöglicht, notwendig. Durch ihren Einsatz lassen sich regelmäßige Backups ohne manuelle Eingriffe durchführen, was den Aufwand reduziert und den Schutz verstärkt. „365 Total Backup“ von Hornetsecurity beispielsweise bietet eine zentrale Verwaltungslösung, die nicht nur Datensicherung und Datenschutz gewährleistet, sondern auch bei der Sicherheit und Compliance unterstützt. Mit einer durchdachten, automatisierten Lösung stellen Unternehmen sicher, dass ihre Daten jederzeit geschützt sind und im Notfall blitzschnell wiederhergestellt werden – ohne Kompromisse.

* Der Autor: Alexander Spaller, Head of Sales DACH, Hornetsecurity, verantwortet seit 2021 als Head of Sales DACH den Vertrieb sowie die Entwicklung der Partnergeschäftes im deutschsprachigen Markt. Er ist bereits seit 2015 im Unternehmen und war zunächst über sechs Jahre für das Key Account Business in der DACH-Region verantwortlich. Insgesamt blickt er auf mehr als 16 Jahre Erfahrung im IT-Vertrieb zurück, zunächst als Projektmanager bei Dell Technologies und später als Account Manager bei einem IT-Security-Reseller.

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