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Gute Planung – schlechte Umsetzung in Sachen eDiscovery Regeln zur Datenvorratshaltung – da sind sie ja …

| Redakteur: Ulrike Ostler

Planvoll, aber noch nicht vollständig in die Praxis umgesetzt – das sind Datenvorratshaltung und eDiscocery in deutschen Firmen, wie die Symantec Studie „2012 Information Retention and eDicovery Survey“ darlegt. Demnach setzt nur ein Fünftel der befragten Betriebe ihre geplanten Prozesse vollständig um.

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Umfrage zu Information Retention und eDiscovery von Symantec belegt erneut einen alten Widerspruch: Unternehmen haben Regeln zur Datenvorratshaltung, setzen sie aber nicht um.
Umfrage zu Information Retention und eDiscovery von Symantec belegt erneut einen alten Widerspruch: Unternehmen haben Regeln zur Datenvorratshaltung, setzen sie aber nicht um.
(Quelle: Symantec)

Die Symantec-Erhebung untersucht, wie Unternehmen ihre wachsenden Datenbestände (Electronically Stored Information, ESI) verwalten und wie sie auf eventuelle eDiscovery-Anfragen vorbereitet sind. Die Untersuchung von weltweit 500, davon hundert deutschen Organisationen ergab, dass der Prozentsatz deutscher Unternehmen, die keinen formellen Plan für die Datenlagerung haben, seit der Umfrage von 2011 zurückging.

Während 46 Prozent der teilnehmenden Firmen an dezidierten Plänen zur Datenvorratshaltung arbeiten, haben nur 19 Prozent diese Pläne auch wirklich umgesetzt. Der Grund dafür: Die gefühlten Kosten für die Implementierung sorgen für Verzögerung.

Nur zehn Prozent der Firmen haben laut der Umfrage keinerlei Regeln aufgestellt und auch nicht vor, dies zu tun. Dieser Wert hat sich seit 2011 verringert, liegt allerdings leicht über dem weltweiten Durchschnitt von sieben Prozent.

Knick in der Datenleitung

Die befragten Unternehmen erhielten durchschnittlich 31 Anfragen nach ESI. Die Tatsache, dass sie in 35 Prozent (36 Prozent in 2011) der Fälle die angeforderten Daten nicht oder nur unvollständig liefern konnten, ist besorgniserregend. Tritt ein solcher Fall auf, ist das Überleben des Unternehmens gefährdet.

Eine Konsequenz ist für 43 Prozent der Firmen, dass sie keine schnellen Entscheidungen mehr treffen könnten. Als weitere mögliche Auswirkungen wurden Imageverlust, eine geschwächte Position in juristischen Auseinandersetzungen, Strafzahlungen, größere Angriffsfläche für Rechtsstreitigkeiten und strafrechtliche Maßnahmen angegeben.

Die Kluft zwischen Realität und Wahrnehmung bleibt tief

Weiterhin ist ein großer Unterschied zwischen den Annahmen zur Datenaufbewahrung und den tatsächlichen Aktivitäten zu beobachten. 75 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass ein ordentlich umgesetzter Plan ihnen erlaubt, gefahrlos Dateien zu löschen. Tatsächlich bewahren aber 35 Prozent der Unternehmen ihre Backups unbegrenzt auf.

Hier gibt es keine Veränderung zum Vorjahr. Hinzu kommt, dass Daten andererseits oft ohne Rücksicht auf geltende Aufbewahrungsregeln gelöscht werden.

Die häufigsten Probleme durch unnötig lange aufbewahrte Daten sind: wachsende Ausgaben für Speicherung, Analyse und Begutachtung (41 Prozent), steigende Gefahr, dass Daten von Unbefugten abgerufen werden (41 Prozent), unbeabsichtigt zugänglich gemachte Informationen für zukünftige Rechtsstreitigkeiten (21 Prozent) sowie negativer Einfluss auf tatsächliche und potenzielle gerichtliche Auseinandersetzungen (17 Prozent).

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