Finanzsysteme in Echtzeit schützen Wenn Zahlungen zur Falle werden

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Payment Fraud verursacht Milliardenverluste. IT-Security-Experten schützen Finanzsysteme durch KI-gestützte Echtzeit-Erkennung, sichere Cloud-Lösungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und zentralisierte Zah­lungs­pro­zesse. Standardisierte Workflows, kontinuierliches Monitoring sowie ge­schulte Mitarbeiter minimieren Risiken durch Spear-Phishing, Da­ten­kom­pro­mit­tie­rung und interne Betrugsversuche.

Cyberattacken setzen Unternehmen immer stärker unter Druck. Die ausgefeilten Techniken der Betrüger schaffen eine neue Dimension an Risiken und machen die Abwehrmaßnahmen komplexer. Welche Arten von Bedrohungen gibt es aktuell im sensiblen Payment? Wie können CFOs und CIOs mit ihren Security-Teams mithilfe von Lösungen für das Finanzmanagement ihre Unternehmen wirkungsvoll vor Cyberattacken schützen?

Die Risiken verstehen

Laut dem Report on Payment Fraud der eba (European Banking Authority) aus dem Jahr 2024 beliefen sich die Gesamtbetrugsverluste in der Europäischen Union im Jahr 2022 auf 4,3 Milliarden Euro und in den ersten sechs Monaten des Jahres 2023 auf 2 Milliarden Euro.

Unternehmen sind einer Reihe interner und externer Risiken ausgesetzt, dazu gehören:

• Spear-Phishing: Betrüger können sich durch Ausnutzen unsicherer Authentifizierungsmethoden Zugang zu den Finanzsystemen des Unternehmens verschaffen.

• Business E-Mail Compromise: BEC-Angriffe sind eine Form des Spear-Phishing. Ein Mitarbeiter erhält eine dringende E-Mail, die scheinbar vom CEO oder CFO stammt und in der eine Geldüberweisung angefordert wird. In Wahrheit imitiert der Angreifer jedoch eine legitime E Mail-Adresse.

• Datenkompromittierung: Mitarbeiter können Schwachstellen in der Datensicherheit des Unternehmens ausnutzen, wenn Daten vor Ort gehostet werden.

• Risiko durch Bankkonto-Zeichnungsberechtigte: Ehemalige Mitarbeiter können nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen weiterhin als Zeichnungsberechtigte für aktuelle Bankkonten aufgeführt sein.

• Handelsrisiko: Zahlungsanweisungen können dazu verwendet werden, Gelder auf nicht autorisierte Konten zu überweisen. Mitarbeiter können Finanztransaktionen tätigen, um sich persönlich zu bereichern.

The Calm Before the Storm?

First-Party-Fraud ist weltweit führende Betrugsform

Standardisierte Workflows sind essenziell

BEC-Angriffe lassen sich durch die Standardisierung von Zahlungsabläufen verhindern. Diese Verfahren stellen sicher, dass alle Zahlungen gemäß den Unternehmensrichtlinien initiiert, genehmigt und übermittelt werden. Es ist wichtig, Zahlungen als End-to-End-Abläufe zu betrachten. Kreditorenstammdaten sollten nach klar definierten Regeln angelegt und regelmäßig überprüft werden. Unternehmen sollten manuelle Zahlungen auf ein Minimum reduzieren, um Fehlerquellen auszuschließen.

Viele Unternehmen zentralisieren die Übermittlung von Treasury- und Lieferantenzahlungen über einen Zahlungshub, der Zahlungsströme aus unterschiedlichen Quellen konsolidiert und so eine zentrale Datenquelle für sämtliche ausgehenden Zahlungen schafft.

Anomalien erkennen

Die Erkennung von Anomalien setzt voraus, dass das Treasury das Zahlungsverhalten versteht und richtig einschätzen kann. Zur effektiven Betrugsvermeidung im Zahlungsverkehr sollten moderne Präventionslösungen verschiedene Funktionen bieten – darunter automatisierte Zahlungsprozesse, Echtzeitscreening, individuelle Prüfregeln, flexible Workflows zur Untersuchung verdächtiger Zahlungen sowie ein KPI-Dashboard zur Überwachung von Alarmen. Wichtig ist zudem, dass verdächtige Benutzer nicht selbst automatisch gewarnt werden.

Mit dem Anstieg von Echtzeit-Zahlungssystemen gewinnt die unmittelbare Reaktion auf Betrugsversuche an Bedeutung. Moderne Systeme nutzen Künstliche Intelligenz und Machine Learning, um Anomalien basierend auf Zahlungsregelmäßigkeiten zu erkennen – ohne dabei den Zahlungsfluss zu verlangsamen. Anomalien können u. a. durch ungewöhnlich hohe Beträge, unzulässige Länder, doppelte Zahlungen oder verdächtige Kontoänderungen entstehen. Die Lösungen bieten vollständige Transparenz, inklusive der Gründe für als verdächtig eingestufte Zahlungen.

Sicherer Zugang und Kontrolle von Zahlungsverkehrssystemen

Spear-Phishing-Angriffe lassen sich durch strenge Passwortkontrollen verhindern. Finanzteams sind an Multi-Faktor-Authentifizierung für Bankportale gewöhnt. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass für alle intern verwendeten Finanzanwendungen die gleichen oder sogar bessere Kontrollen implementiert werden. Das IT-Team sollte Standards wie Multi-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On etablieren. Mit IP-Filtern lässt sich die Anmeldung auf erkannte Geräte beschränken, basierend auf vorab genehmigten IP-Adressen.

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Datenangriffe von innen

Nicht alle Betrugsangriffe kommen von externen Parteien. Betrug durch die eigenen Mitarbeiter stellt ein erhebliches Risiko für Unternehmen dar. Vor diesem Hintergrund stellt die interne Speicherung von Daten in lokalen Systemen ein Sicherheitsrisiko dar. Angesichts begrenzter Budgets fällt es Unternehmen oft schwer, in moderne Systeme zu investieren, die die Leistung, Service-Levels und Datensicherheit bieten, die zur Erfüllung der Sicherheitsanforderungen nötig sind.

CIOs und CTOs sind sich einig, dass Cloud-Lösungen eine bessere Datensicherheit bieten als intern gehostete Systeme, sofern der Cloud-Lösungsanbieter die erforderlichen Investitionen zum Schutz der Finanzdaten tätigt. Geprüfte, zertifizierte Rechenzentren sind in der Regel durch einen 24/7-Sicherheitsdienst und biometrische Zugangskontrollen geschützt und verfügen über Firewalls zum Schutz der Kundendaten.

Bankkonten schützen

Betrug durch kompromittierte Bankkonten entsteht oft durch mangelnde Transparenz und Kontrolle, besonders bei wachstumsbedingten Veränderungen wie Expansion oder Übernahmen. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen ein zentrales Repository zur Verwaltung von Bankkontoinformationen und Zeichnungsberechtigten einführen sowie strukturierte Prozesse etablieren. Dies minimiert Betrugsrisiken, unterstützt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und hilft zudem, Bankkosten durch die Schließung unnötiger Konten zu senken.

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Eine Frage der Sicherheitskultur

Es reicht nicht aus, wenn Unternehmen über robuste Technologien, automatisierte Workflows und geeignete Prozesse zur Betrugsbekämpfung verfügen. Die Mitarbeiter in Treasury und Finance müssen mit allen relevanten Risiken vertraut sein und die vorgeschriebenen Prozesse einhalten. Das IT-Team muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter über aktuelle Betrugsrisiken informiert sind. Im Unternehmen sollte eine Kultur herrschen, in der ein hohes Bewusstsein für Betrugsrisiken vorhanden ist.

Die IT-Sicherheitsverantwortlichen sollten eine ganzheitliche Sicherheitsstrategie entwickeln. Technisch ist vor allem auf die Verschlüsselung sensibler Daten, regelmäßige Updates, Firewalls, Netzwerksicherheit und mehrstufige Authentifizierungen zu achten. Organisatorisch braucht es klare Richtlinien, standardisierte Workflows, regelmäßige Audits sowie eine durchdachte Rechtevergabe. Ebenso entscheidend ist der Faktor Mensch: Mitarbeitende müssen regelmäßig zur Betrugsprävention und -bekämpfung geschult und für Sicherheitsrisiken sensibilisiert werden. Nur durch das Zusammenspiel aus Technik, Prozessen und Schulung lässt sich eine ganzheitliche IT-Sicherheitsstrategie etablieren.

Treasury-Abteilungen, Rechnungswesen und IT-Teams – gemeinsam für sichere End-to-End Zahlungsprozesse

CFOs sollten auf intelligente Systeme setzen, die Echtzeit-Erkennung und -Prävention von Zahlungsbetrug ermöglichen. Unternehmen benötigen eine integrierte Lösung, die ERPs, interne und externe Systeme miteinander verbindet und einen sicheren Zahlungsverkehr von Anfang bis Ende erlaubt. Im Kampf gegen den Zahlungsbetrug kommt den IT-Sicherheitsverantwortlichen im Unternehmen eine zentrale Rolle zu. Sie entwickeln die IT-Sicherheitsstrategie und setzen sie mit modernen Tools um. Nur wenn das IT-Security-Team proaktiv handelt und Sicherheitsmechanismen intelligent mit der Unternehmens-IT verknüpft, lässt sich Payment Fraud wirksam und nachhaltig verhindern.

Über den Autor: Alexander Haensel ist Country Sales Manager DACH bei Kyriba und verantwortlich für das Wachstum und den Kundenerfolg in den deutschsprachigen Märkten. Mit fast zwanzig Jahren Erfahrung in Treasury-Technologie und Finanzdienstleistungen ist Haensel ein anerkannter Experte für globales Cash Management, Liquiditätsoptimierung und digitale Treasury-Transformation.

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