Shadow IT in Deutschland So verbreitet sind nicht genehmigte Tools

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Ob aus Gewohnheit, für mehr Produktivität oder mangels passender KI-Angebote: Nutzen Beschäftigte Tools außerhalb der Vorgaben, bleibt ihr Einsatz für die IT oft unsichtbar. Ein Dritter der Mitarbeiter hat bereits ein nicht freigegebenes Tool genutzt.

Ein kurzer Blick in einen privaten KI-Chatbot, eine schnelle Übersetzung in einer App, die das Unternehmen eigentlich gar nicht nutzt oder der Griff zum vertrauten Projektmanagement-Tool: Im Arbeitsalltag nutzen Beschäftigte immer wieder Anwendungen, die ihr Arbeitgeber nicht offiziell bereitstellt oder freigegeben hat. Der Fachbegriff dafür: Shadow IT beziehungs­weise Shadow AI.

Wie verbreitet das Phänomen in Deutschland ist, zeigt eine aktuelle Deel-Studie unter 2.000 deutschen Vollzeitbeschäftigten. Fast ein Drittel (32 Prozent) haben bei der Arbeit schon einmal ein nicht offiziell freigegebenes digitales Tool genutzt. Somit ist Shadow IT kein Randphänomen, sondern betrifft einen erheblichen Teil der Belegschaft und kann für Unternehmen zu einem echten Sicherheitsproblem werden. Denn für die IT bleibt dieser Einsatz oft unsichtbar und damit fehlen wichtige Kontrollmöglichkeiten, etwa darüber, welche Daten verarbeitet werden, wo sie gespeichert sind und welche Sicherheitsstandards gelten.

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Produktivität als Hauptmotiv

Die Nutzung nicht autorisierter Anwendungen im Arbeitsalltag wird von Beschäftigten häufig mit praktischen Anforderungen begründet. 30 Prozent der Befragten geben an, nicht offiziell freigegebene Tools zu nutzen, weil sie dadurch produktiver arbeiten können. Zusätzlich griffen 27 Prozent auf nicht autorisierte KI-Anwendungen zurück, sogenannte Shadow AI, weil ihr Arbeitgeber keine passende KI-Anwendung bereitstellte.

Damit deutet die Studie darauf hin, dass die offizielle Tool-Landschaft und tatsächliche Arbeitsrealität oft nicht vollständig zusammenpassen. Beschäftigte greifen auf Anwendungen zurück, die sie für ihre Aufgaben als hilfreich ansehen. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass jede Verwendung bewusst gegen die Unternehmensregeln gerichtet ist. Vielmehr zeigen die Ergebnisse der Befragung, dass nicht freigegebene Tools für einen Teil der Beschäftigten eine praktische Ergänzung des vorhandenen Angebots darstellen. Für Unternehmen wird damit schwerer nachvollziehbar, welche Anwendungen genutzt und welche Informationen dort verarbeitet werden.

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Kein schlechtes Gewissen bei der Nutzung nicht freigegebener Tools

Vor diesem Hintergrund ist bemerkenswert, dass viele Beschäftigte die Nutzung solcher Anwendungen nicht als problematisch wahrnehmen. 56 Prozent geben an, dass sie grundlegend kein schlechtes Gewissen hätten, wenn sie solche Anwendungen für die Arbeit nutzen würden.

Zwar kommt erschwerend hinzu, dass die Freigaben des Arbeitgebers nicht für alle Beschäftigten eindeutig sind. 28 Prozent sagen, dass sie schon einmal unsicher waren, welche digitalen Tools ihr Arbeitgeber offiziell freigegeben hat. Doch das alleine erklärt das Problem nicht. Denn von den 1.203 Beschäftigten der Befragung, die nach eigener Aussage eigentlich wissen, welche digitalen Anwendungen ihr Arbeitgeber freigegeben hat, haben sogar fast zwei Drittel (65 Prozent) prinzipiell kein schlechtes Gewissen, dennoch ein nicht nicht offiziell freigegebenes Tool zu verwenden also mehr als unter den Befragten insgesamt. Für Unternehmen ist das besonders problematisch, weil manche Beschäftigte Sicherheitsvorgaben damit bewusst umgehen: Wissentlich gegen die Vorgaben verstoßen nach dieser Auswertung 22 Prozent dieser Befragtengruppe. Die IT kann sich also nicht darauf verlassen, dass bekannte Freigaben automatisch eingehalten werden.

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Wenn der IT der Überblick fehlt

Gerade weil unautorisierte Tools eingesetzt werden, die mit einem erheblichen Sicherheitsrisiko einhergehen können, braucht die IT ein realistisches Bild davon, wie verbreitet Shadow IT im Unternehmen eigentlich ist. 50 Prozent der Befragten vermuten, dass Mitarbeitende in ihrem Unternehmen nicht offiziell freigegebene Tools nutzen. 23 Prozent sagen, dass das IT-Team davon weiß. 16 Prozent glauben dagegen, dass die IT keine Kenntnis davon hat, und weitere zehn Prozent wissen nicht, ob sie informiert ist.

Für Unternehmen kann diese Unklarheit zum Problem werden. Je weniger die IT über eingesetzte Tools und verarbeitete Daten weiß, desto schwerer lässt sich beurteilen, ob Sicherheitsvorgaben eingehalten werden und wo Datenschutzrisiken entstehen.

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Shadow IT wird bei sensiblen Daten zum echten Sicherheitsrisiko

Zusammengenommen zeigen die Ergebnisse, dass fehlende Klarheit über freigegebene Tools, die Verbreitung von Shadow AI und die bewusste Nutzung nicht autorisierter Anwendungen ein komplexes Risikobild ergeben. Besonders heikel wird die Nutzung nicht freigegebener Anwendungen, wenn dort unternehmens-, kunden- oder personenbezogene Daten verarbeitet werden. 22 Prozent der Befragten insgesamt geben an, bereits solche Daten in ein nicht offiziell freigegebenes Tool eingegeben zu haben und sieben Prozent wissen es schlicht nicht. Erschreckenderweise geben auch 14 Prozent derjenigen Befragten, die eigentlich wissen, welche Tools freigegeben sind, an, solche sensible Daten bereits in nicht freigegebenes Tool einzugeben zu haben.

Das zeigt, dass Wissen um Regeln allein nicht verhindert, dass sie im Arbeitsalltag eingehalten werden. Unternehmen müssen deshalb klare Regeln mit sicheren, praxistauglichen Anwendungen verbinden. Denn wenn es um IT-Sicherheit geht, ist und bleibt der Mensch weiterhin die größte Schwachstelle.

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Die Studie verdeutlicht, dass Beschäftigte aus unterschiedlichen Gründen auf nicht freigegebene Tools zurückgreifen: Sie wollen produktiver arbeiten, nutzen vertraute Anwendungen, finden kein passendes KI-Angebot oder kennen die Freigaben ihres Arbeitgebers nicht genau. Teilweise werden Vorgaben auch bewusst umgangen.

Shadow IT hat damit nicht nur eine Ursache, sondern entsteht vor allem dort, wo Arbeitsanforderungen und offizielle Tool-Landschaft nicht zusammenpassen. Die 32 Prozent der Befragten, die bereits ein nicht freigegebenes Tool genutzt haben, sollten Unternehmen daher als Weckruf verstehen. Und zum Anlass nehmen, ihre Freigaben, Kontrollmechanismen und verfügbaren Anwendungen zu überprüfen. Nur so lässt sich beurteilen, wo Sicherheitsvorgaben im Arbeitsalltag tatsächlich greifen und wo nachgebessert werden muss.

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Methodik

Die Umfrage wurde von Deel in Kooperation mit Censuswide im Zeitraum vom 18.09.2026 bis zum 22.09.2026 unter 2.000 Arbeitnehmenden in Vollzeit in Deutschland durchgeführt, die einer überwiegend computerbasierten Tätigkeit (desk-based workers) nachgehen. Gemeint sind damit Beschäftigte, deren Arbeitsalltag überwiegend durch digitale beziehungsweise computerbasierte Tätigkeiten geprägt ist, unabhängig davon, ob sie im Büro, mobil oder im Homeoffice arbeiten. Censuswide ist Mitglied der Market Research Society (MRS) und arbeitet gemäß deren Verhaltenskodex sowie den Prinzipien von ESOMAR.

Über den Autor: Maximilian Lux ist Country Lead DACH bei Deel.

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