Microsoft 365 sicher verwalten Sicherheitsrisiko Filesharing in der Microsoft Cloud

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Das unkomplizierte Teilen von Dokumenten zählt zu den größten Vorteilen der Microsoft Cloud, doch gleichzeitig auch zu ihren größten Gefahren. Um trotz schneller und einfacher Freigaben die Sicherheit sensibler Daten zu gewährleisten, müssen Unternehmen vor allem eins tun: den Überblick behalten. Security-Experte Helmut Semmelmayer verrät, wie die Absicherung von Microsoft 365 gelingt.

Die Cloud-Plattform Microsoft 365 erfreut sich so großer Beliebtheit, dass die interne Kommunikation ohne Dienste wie Teams und OneDrive in vielen Unternehmen mittlerweile undenkbar geworden ist. Dabei hat sich die Nutzung insbesondere während der vergangenen Jahre noch einmal enorm intensiviert: Um ihren Angestellten auch in schwierigen Zeiten und über große Distanzen die Zusammenarbeit zu erleichtern, haben Firmen enorme Mengen an Daten in die Cloud bewegt.

Fragen der Datensicherheit traten in dieser Phase verständlicherweise hinter die Geschäftsfortführung und Aufrechterhaltung der Produktivität zurück. Doch aufgeschoben heißt nicht aufgehoben: Da sich der Ausnahmezustand mittlerweile längst zum New Normal entwickelt hat, ist es für Betriebe höchste Zeit, diese kurzfristig implementierten Lösungen auf saubere, sichere und ordentliche Beine zu stellen. Die Vorteile, die die Microsoft Cloud für den internen wie externen Austausch mit sich bringt, stehen außer Frage. Doch welche Risiken bringt das freie Teilen von Daten mit sich und welche Möglichkeiten bietet die Plattform, Freigaben angemessen abzusichern?

Cloud-Sicherheit keinesfalls vernachlässigen

Schritt eins für den sicheren Betrieb von MS 365 ist es, die für den Schutz der Plattform bereitgestellten Optionen so weit wie möglich auszuschöpfen. Auch wenn bestimmte Tools und Funktionen an Premium-Lizenzen oder gesonderte Abonnements gebunden sind, bietet die Microsoft Cloud eine Vielzahl grundlegender Security-Features, die Organisationen hier unbedingt aktivieren sollten. Zum absoluten Minimum zählt die Nutzung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Zugänge, das Einrichten von Session-Timeouts und Regeln für den bedingten Zugang, sowie die Filterung von Malware und Phishing zum Schutz der eigenen User.

Gleichzeitig müssen Unternehmen sich jedoch über eines im Klaren sein: Hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht, auch nicht in den Wolken. Selbst bei der besten Vorbereitung genügt ein verdächtiger Anhang, ein unvorsichtiger Klick, damit das Konto eines Nutzers samt aller für ihn zugänglichen Daten in die falschen Hände gerät. Wie ein solcher Angriff samt Verschlüsselung von Cloud-Dokumenten ablaufen kann, hat die Cybersecurity-Firma Proofpoint kürzlich beispielhaft aufgeschlüsselt.

Teil der Sicherheitsstrategie muss es daher auch sein, sich durch die Einhaltung von Best Practices wie Least Privilege Zugriff auf den schlimmsten Fall vorzubereiten. Denn auf je weniger freigegebene Dokumente ein User Zugriff hat, desto weniger Daten sind im Falle eines Angriffs auf sein Konto gefährdet. Der Schaden beschränkt sich also auf ein Minimum und die weitere Ausbreitung wird so gut es geht verhindert.

Die Schwachstelle Transparenz

Das Problem an der Sache: Um den Zugriff auf Dokumente sinnvoll einzuschränken, muss eine Organisation zunächst einmal wissen, welche Daten ihre Nutzer wo und mit wem teilen. Doch während Microsoft 365 es sehr einfach macht, neue Freigaben anzulegen, ist es mit den Standard-Werkzeugen der Plattform hingegen kaum möglich, diese im späteren Verlauf nachzuvollziehen. Für Anwendende ist es etwa ein häufiger Stolperstein, dass Dokumente je nach gewähltem Kommunikationskanal in einem anderen Dienst gelagert werden – Exchange im Fall von E-Mails, OneDrive bei Teams-Chats und SharePoint für Dateien in Teams-Gruppen. Die Frage „Wo war nochmal diese geteilte Datei?“ lässt sich also nicht immer leicht beantworten.

Auch für Admins bietet MS 365 keine angemessene Übersicht geteilter Inhalte. Verantwortliche stehen hier vor der Wahl, Freigaben entweder für jedes Verzeichnis und jeden User einzeln durchzugehen oder ein gesammeltes CSV zu exportieren, in dem alle SharePoint bzw. OneDrive Berechtigungen ungefiltert aufgelistet sind. Also entweder ein Mangel oder ein Überschuss an Information, aber kein geeigneter Mittelweg, der den Fokus auf relevante Bereiche richtet und mögliche Probleme (wie abweichende Berechtigungen einzelner User) effektiv hervorhebt.

Was können Firmen also tun, um weiterhin von den Vorteilen von Microsoft 365 zu profitieren, aber geteilte Dokumente gleichzeitig im Blick zu behalten und die Datensicherheit in der Cloud zu gewährleisten? Wie bei fast allen sicherheitsrelevanten Themen bildet die Sensibilisierung von Mitarbeitenden hier eine wichtige Grundlage: Die Aufklärung über Gefahren und den richtigen Umgang mit Daten trägt dazu bei, die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien im Unternehmen zu verbessern.

Um die Risiken durch File-Sharing zu minimieren, lassen sich darüber hinaus zusätzliche Einschränkungen treffen, die entweder über interne Policies oder Einstellungen in MS 365 implementiert werden können, darunter etwa das Blockieren einzelner Domains als Link-Empfänger für Dokumente oder generellen Sperren für externe Freigaben. Der Haken an derart rigiden Richtlinien ist, dass diese die gewohnte Funktionalität der Cloud-Tools stark einschränken. Das widerspricht nicht nur dem eigentlichen Zweck des leichteren Austauschs, sondern erhöht auch das Risiko, dass Angestellte Daten über andere Kanäle wie private Chats und Endgeräte teilen, also in die Schatten-IT ausweichen.

Freigaben effektiv nachvollziehen

Die produktive und gleichzeitig sichere Nutzung von Microsoft 365 lässt sich weder durch unkontrollierten Wildwuchs noch weitgreifende Verbote gewährleisten, sondern nur durch sinnvolle Beschränkungen, laufende Kontrollen und informierte Entscheidungen, die Geschäftszwecke und Datensicherheit in Einklang bringen. Genau wie bei Ressourcen innerhalb des eigenen Netzwerks lässt sich die Frage, wer Zugriff auf Cloud-Dateien benötigt (und wie lange) nicht pauschal, sondern nur anhand des jeweiligen Kontext beantworten. Entsprechend kann nur die jeweilige Fachabteilung beurteilen, welche Datei-Freigaben angemessen sind und welche nicht.

Um ihnen dieses Urteil zu ermöglichen, brauchen Datenverantwortliche jedoch übersichtliche Informationen dazu, wer innerhalb wie außerhalb der Organisation Zugriff auf welche Dokumente hat. Anstatt das Teilen eines Dokuments nur initial abzusegnen, müssen Firmen den gesamten Lebenszyklus des File-Sharings im Blick behalten, da sich der Kontext von Zugriffs-Entscheidungen laufend ändert und andernfalls Altlasten in Form überflüssiger Zugänge Tür und Tor für Datenmissbrauch öffnen.

Angesichts der beschränkten Möglichkeiten, die Microsoft 365 hinsichtlich der Auswertung von Datei-Freigaben bietet, liegt der beste Weg, den nötigen Überblick für informierte Entscheidungen herzustellen, im Einsatz externer Lösungen für die Verwaltung von Zugriffsrechten. Neben den übrigen Vorteilen, die die zentrale Steuerung von lokalen und Cloud-Rechten mit sich bringt, trägt die übersichtliche und verständliche Dokumentation der Microsoft-365-Freigaben wesentlich dazu bei, die notwendige Transparenz für die Einhaltung von Sicherheitsprinzipien wie Least Privilege Access zu schaffen.

Nur eine automatisierte Lösung garantiert die vollständige Aufschlüsselung aller relevanten Rechte und die laufende Kontrolle sämtlicher Freigaben in der Microsoft Cloud: Aufgaben, die bei manueller Betreuung selbst unter bestmöglichen Umständen früher oder später zu Fehlern und Sicherheitslücken führen. Dieser Einblick in die tatsächliche Nutzung von Microsoft 365 ist entscheidend, um notwendige Freigaben von potenziellen Risiken zu trennen und die Sicherheit von Cloud-Daten langfristig zu garantieren.

Über den Autor: Helmut Semmelmayer unterstützt als VP Revenue Operations bei tenfold Software Organisationen bei der sicheren und effizienten Verwaltung ihrer IT-Berechtigungen.

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