Vertrauen kann sich auszahlen E-Mail-Archivierung – als Managed Service keine große Herausforderung

Die E-Mail hat den Geschäftsbrief als Kommunikationsmittel weitestgehend abgelöst. Ob Angebote, Aufträge oder Rechnungen: Immer mehr Unternehmen übermitteln ihre Dokumente in digitaler Form. Damit gelten jedoch die gleichen Regeln der revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung. Doch wie setzt man diese am besten um?

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Unternehmen jeder Größe und Branche müssen sich früher oder später die Frage stellen, wie sie geschäftsrelevante E-Mails am besten aufbewahren, um allen rechtlichen Vorschriften zu entsprechen. Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist daher heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation.

Der gesetzliche Rahmen ist ebenso komplex wie unübersichtlich und somit für viele Unternehmen nur schwer zu durchschauen. Dabei spielen unter anderem die Abgabenordnung (AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und vor allem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eine Rolle.

Im Rahmen der E-Mail-Archivierung gilt es in jedem Fall einige zentrale Punkte zu beachten. So dürfen digitale Daten ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt werden, ausgedruckte Exemplare sind nicht ausreichend.

Zweitens müssen bei der Archivierung vor allem Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Das heißt, die E-Mails müssen im Original aufbewahrt werden – und zwar so, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist.

Einen dritten wichtigen Punkt stellen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen dar. Diese unterscheiden sich je nach Art der Nachricht: Während Geschäftsbriefe oder Verträge nur sechs Jahre archiviert werden müssen, gilt für Jahresabschlüsse, Bücher oder Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren. Unternehmen, die eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung einrichten wollen, sollten daher unbedingt Beratung und Unterstützung eines auf dieses Thema spezialisierten Anwalts einholen.

Seite 2: E-Mail-Archivierung selbst betreiben?

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