Vertrauen kann sich auszahlen E-Mail-Archivierung – als Managed Service keine große Herausforderung
Autor / Redakteur: Sascha Krieger, eleven GmbH / Stephan Augsten
Die E-Mail hat den Geschäftsbrief als Kommunikationsmittel weitestgehend abgelöst. Ob Angebote, Aufträge oder Rechnungen: Immer mehr Unternehmen übermitteln ihre Dokumente in digitaler Form. Damit gelten jedoch die gleichen Regeln der revisionssicheren und gesetzeskonformen Archivierung. Doch wie setzt man diese am besten um?
Unternehmen jeder Größe und Branche müssen sich früher oder später die Frage stellen, wie sie geschäftsrelevante E-Mails am besten aufbewahren, um allen rechtlichen Vorschriften zu entsprechen. Die langfristige revisionssichere und gesetzeskonforme Aufbewahrung von E-Mails ist daher heute eines der wichtigsten Themen rund um die geschäftliche E-Mail-Kommunikation.
Der gesetzliche Rahmen ist ebenso komplex wie unübersichtlich und somit für viele Unternehmen nur schwer zu durchschauen. Dabei spielen unter anderem die Abgabenordnung (AO), die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und vor allem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) eine Rolle.
Im Rahmen der E-Mail-Archivierung gilt es in jedem Fall einige zentrale Punkte zu beachten. So dürfen digitale Daten ausschließlich in digitaler Form aufbewahrt werden, ausgedruckte Exemplare sind nicht ausreichend.
Zweitens müssen bei der Archivierung vor allem Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit gewährleistet sein. Das heißt, die E-Mails müssen im Original aufbewahrt werden – und zwar so, dass eine nachträgliche Veränderung ausgeschlossen ist.
Einen dritten wichtigen Punkt stellen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen dar. Diese unterscheiden sich je nach Art der Nachricht: Während Geschäftsbriefe oder Verträge nur sechs Jahre archiviert werden müssen, gilt für Jahresabschlüsse, Bücher oder Buchungsbelege eine Frist von zehn Jahren. Unternehmen, die eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung einrichten wollen, sollten daher unbedingt Beratung und Unterstützung eines auf dieses Thema spezialisierten Anwalts einholen.
Seite 2: E-Mail-Archivierung selbst betreiben?
Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung
Stand vom 30.10.2020
Es ist für uns eine Selbstverständlichkeit, dass wir verantwortungsvoll mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Sofern wir personenbezogene Daten von Ihnen erheben, verarbeiten wir diese unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften. Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Einwilligung in die Verwendung von Daten zu Werbezwecken
Ich bin damit einverstanden, dass die Vogel IT-Medien GmbH, Max-Josef-Metzger-Straße 21, 86157 Augsburg, einschließlich aller mit ihr im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen (im weiteren: Vogel Communications Group) meine E-Mail-Adresse für die Zusendung von redaktionellen Newslettern nutzt. Auflistungen der jeweils zugehörigen Unternehmen können hier abgerufen werden.
Der Newsletterinhalt erstreckt sich dabei auf Produkte und Dienstleistungen aller zuvor genannten Unternehmen, darunter beispielsweise Fachzeitschriften und Fachbücher, Veranstaltungen und Messen sowie veranstaltungsbezogene Produkte und Dienstleistungen, Print- und Digital-Mediaangebote und Services wie weitere (redaktionelle) Newsletter, Gewinnspiele, Lead-Kampagnen, Marktforschung im Online- und Offline-Bereich, fachspezifische Webportale und E-Learning-Angebote. Wenn auch meine persönliche Telefonnummer erhoben wurde, darf diese für die Unterbreitung von Angeboten der vorgenannten Produkte und Dienstleistungen der vorgenannten Unternehmen und Marktforschung genutzt werden.
Falls ich im Internet auf Portalen der Vogel Communications Group einschließlich deren mit ihr im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen geschützte Inhalte abrufe, muss ich mich mit weiteren Daten für den Zugang zu diesen Inhalten registrieren. Im Gegenzug für diesen gebührenlosen Zugang zu redaktionellen Inhalten dürfen meine Daten im Sinne dieser Einwilligung für die hier genannten Zwecke verwendet werden.
Recht auf Widerruf
Mir ist bewusst, dass ich diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen kann. Durch meinen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund meiner Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Um meinen Widerruf zu erklären, kann ich als eine Möglichkeit das unter https://support.vogel.de abrufbare Kontaktformular nutzen. Sofern ich einzelne von mir abonnierte Newsletter nicht mehr erhalten möchte, kann ich darüber hinaus auch den am Ende eines Newsletters eingebundenen Abmeldelink anklicken. Weitere Informationen zu meinem Widerrufsrecht und dessen Ausübung sowie zu den Folgen meines Widerrufs finde ich in der Datenschutzerklärung, Abschnitt Redaktionelle Newsletter.