E-Mail-Archivierung – als Managed Service keine große Herausforderung

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Integration in bestehende E-Mail-Sicherheitslösung

Doch die beste E-Mail-Archivierung gelangt bald an ihre Grenzen, wenn sie wahllos alle in einem Unternehmen anfallenden E-Mails aufbewahrt. Besonders deutlich wird das am Beispiel E-Mail-Spam.

Durchschnittlich mehr als 95 Prozent aller in deutschen Unternehmen eingehenden E-Mail-Nachrichten sind Spam-Mails. Werden auch diese archiviert, explodieren nicht nur Ressourcenbedarf und Kosten, auch die Leistungsfähigkeit der E-Mail-Suche wird beeinträchtigt. Ein weiteres Problem stellen Viren-E-Mails dar, die in der Archivierung landen könnten.

Daher empfiehlt es sich, die Archivierung in die E-Mail-Sicherheitslösung – insbesondere Spam-Filterung und Virenschutz – zu integrieren. So werden unerwünschte E-Mails gar nicht erst in das Archiv überstellt. Das Unternehmen speichert und zahlt nur für die E-Mails, die es auch aufbewahren will.

Fazit

E-Mail-Archivierung als Managed Service ist eine professionelle, vergleichsweise günstige und effiziente Möglichkeit, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, ohne selbst großen Aufwand zu betreiben. Einen entsprechenden Lösungsweg bietet auch die Eleven – hier wurde im Herbst 2010 eine E-Mail-Archivierung eingeführt, die eng mit der E-Mail-Sicherheitslösung eXpurgate verzahnt ist.

Beim richtigen Dienstleister sind die aufbewahrten Daten mittlerweile mindestens genauso gut aufgehoben wie im eigenen Unternehmen. Allerdings sollte man vorher genau prüfen, welcher Service-Anbieter den eigenen Bedürfnissen am nächsten kommt, ohne Kompromisse bei der Sicherheit einzugehen.

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