E-Mail-Archivierung – als Managed Service keine große Herausforderung

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E-Mail-Archivierung selbst betreiben?

Sind die rechtlichen Anforderungen geklärt, stellt sich die Frage, wie die Archivierung praktisch umgesetzt werden soll. Hier spielt vor allem der Ort der Aufbewahrung eine zentrale Rolle. Die wichtigste Frage dabei: Soll die E-Mail-Archivierung innerhalb der eigenen Infrastruktur oder bei einem externen Dienstleister erfolgen?

Viele Unternehmen tendieren bei der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation immer noch dazu, möglichst die gesamte Infrastruktur selbst zu betreiben. Sie erhoffen sich dadurch eine möglichst vollständige Kontrolle und schnelle Reaktionsmöglichkeiten, wenn Probleme auftreten. Die Angst, bei einer Auslagerung wesentliche Unternehmensdaten aus der Hand zu geben und dadurch möglicherweise zu kompromittieren, spielt ebenfalls eine Rolle.

Im Falle der E-Mail-Archivierung ist dieser Ansatz jedoch äußerst problematisch. Aufgrund der langen Aufbewahrungsfristen von mindestens sechs Jahren fällt ein riesiges Volumen zu speichernder Daten an, das für das Unternehmen anfangs kaum abschätzbar ist.

Vor allem in den ersten Jahren stehen die Unternehmen vor einem ungebremsten Wachstum zu archivierender E-Mails. Denn in dieser Zeit müssen sie immer neue E-Mails speichern, ohne andere löschen können, weil deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die benötigten Ressourcen steigen immer weiter an, eine Planungssicherheit ist kaum zu gewährleisten.

Nicht wenige Unternehmen werden mit dem Aufwand und den Kosten, die dieser Ressourcenausbau erfordert, zunehmend überfordert sein. Es besteht die Gefahr, dass die E-Mail-Archivierung zu einem Fass ohne Boden wird.

Hinzu kommt, dass es mit der Speicherung allein nicht getan ist. Die E-Mails müssen nicht nur aufbewahrt, sondern auch jederzeit gesucht, gefunden und zur Verfügung gestellt werden können. Dies erfordert ausgeklügelte Lösungen, die nur wenige Unternehmen selbst erstellen können. Am Markt erhältliche Produkte sind oft wenig flexibel und nur mühsam in die bestehende Infrastruktur zu integrieren, maßgeschneiderte Lösungen meist sehr teuer.

Seite 3: Welche Vorteile bieten Managed Services?

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