E-Mail-Archivierung – als Managed Service keine große Herausforderung

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Welche Vorteile bieten Managed Services?

Die Auslagerung in Form eines Managed Service ist eine denkbare Alternative. Dabei findet die Archivierung in der speziell dafür ausgelegten Infrastruktur eines Dienstleisters statt, das Unternehmen muss keine eigenen Ressourcen bereitstellen.

Die Infrastruktur des Dienstleisters ist speziell darauf ausgelegt, große E-Mail-Mengen lange Zeit aufzubewahren. Redundante Strukturen sorgen für eine deutlich höhere Ausfallsicherheit, als sie ein Unternehmen inhouse gewährleisten könnte. Für die gesamten Archivierungsleistungen entstehen in der Regel feste und somit kalkulierbare Kosten. Auch der Aufwand für Wartung und Pflege obliegt dem Service-Anbieter.

Der Zugriff auf die archivierten E-Mails – inklusive Volltext-Suche und anderen Funktionen – wird meist über ein Web-Interface realisiert. Wie bei der der eigentlichen Archivierung muss das Unternehmen auch hier weder eigene Ressourcen bereitstellen noch irgendeine Software installieren.

Bei der Auswahl des Dienstleisters gibt es allerdings einige Aspekte zu beachten. In erster Linie muss natürlich sichergestellt sein, dass die rechtlichen Anforderungen, insbesondere die Revisionssicherheit, strikt eingehalten werden. So sollte auch gewährleistet sein, dass die E-Mails verschlüsselt aufbewahrt werden.

Zertifizierte Rechenzentren (z. B. nach ISO) und redundante Infrastrukturen gehören ebenfalls zu den Auswahlkriterien – nur so kann das Unternehmen sicher sein, dass Ausfallsicherheit und Datenschutz auf dem höchstmöglichen Niveau sind. So sollten die E-Mails an mindestens zwei unterschiedlichen Standorten gespeichert werden, um beispielsweise den Ausfall eines Rechenzentrums kompensieren zu können.

Um maximalen Datenschutz zu garantieren, sollte der Dienstleister seine gesamte zur Archivierung eingesetzte Infrastruktur in Deutschland betreiben und damit die Einhaltung der deutschen Datenschutzgesetze gewährleisten.

Drittens sollte die Möglichkeit bestehen, sämtliche E-Mail-Transportwege zu verschlüsseln, zum Beispiel mittels TLS. Sind diese Punkte erfüllt, ist das Risiko eines Datenverlusts nicht größer als bei einer Inhouse-Lösung.

Seite 4: Integration in bestehende E-Mail-Sicherheitslösung

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