Elektronische Signatur Gehört die eSignature auf die Agenda des CIOs?

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Eine umsetzbare IT-Strategie sollte sich immer aus den Unternehmenszielen ableiten. Eine Prüfung, inwieweit die elektronische Signatur einen Beitrag zur Wertschöpfung leisten kann, ist wichtiger Teil dieses Prozesses.

Digitale Transformation ist durch die Vielfalt an Lösungen, Meinungsbildnern und Business-Influencern ein sehr dehnbares Schlagwort geworden. Fest steht, dass mit der Erhöhung des Business-IT-Alignments (also der wechselseitigen Abhängigkeit der Kernprozesse eines Unternehmens von IT-Lösungen und umgekehrt) der Leistungsdruck auf die IT-Ressorts steigt. Dabei spielt es keine Rolle, ob der CIO Treiber oder Getriebener ist: Die Erwartungshaltung der CxO-Kollegen und der Fachabteilungen ist in der Regel, dass stets neue, IT-basierende Lösungen eingeführt werden müssen. Die weltweite Pandemie des Jahres 2020 hat spezifische Branchen in Gänze oder bei bestimmten Teilprozessen hoher Belastung ausgesetzt. Die hohe Belastung hat den teilweise positiven Effekt, Flaschenhälse bei Entscheidungs- und Umsetzungsprozessen transparent zu machen. Unternehmen und Konzerne, die die Krise bewältigt haben, wissen zumindest, an welchen Prozessweichen Sie aktiv werden müssen.

Gehört die eSignature auf die Agenda des CIOs?

Nun aber zurück zu der Eingangsfrage aus dem Titel: Obwohl der Artikel genau mit dieser Fragestellung eingeleitet wird, ist die Frage vollkommen falsch.

Richtig gestellt sollte die Frage folgendermaßen lauten: Wie lassen sich Kern-, Management- und Supportprozesse durch Lösungen unterstützen, um Geschäftsziele besser zu erreichen? Auf Basis dieser Eingangsfrage sollten Unternehmen eine Reihe weiterer Fragen bearbeiten und beantworten:

• In welchen Bereichen will das Unternehmen sich verändern – und in welchen muss es das tun?

• Welche IT-Strategie lässt sich aus den Unternehmenszielen ableiten?

• Wie kann ein trendoffenes CIO-Team die Unternehmensziele mit Inspiration und Expertise beeinflussen?

• Welche Themen lassen sich aus der IT-Strategie ableiten und wie sind diese in „Run“, „Grow“ und „Transform“ zu bewerten?

• Welche Initiativen und Themen unterstützen die Erfüllung der IT-Strategie? Ist das Unternehmen ausreichend vorbereitet auf eine rasche Umsetzung?

• Ist eSignature eine tragende Säule der Umsetzung der IT-Strategie? Welche Wertigkeit könnte eine solche Lösung für die Value-Chain schaffen?

Ziel ist es also, im Sinne eines Top-Down-Ansatzes von den Unternehmenszielen Schritt für Schritt zu einer unterstützenden IT-Strategie zu kommen, inklusive aller nötigen und passenden Lösungen. Die Fragestellungen lassen sich zwar auch Bottom-Up durchgehen, also ausgehend von einem bestimmten Produkt oder einer Lösung hin zum Unternehmensziel. Jedoch gilt es zu vermeiden, Anwendungsfälle für eine Lösung um jeden Preis zu erzwingen. Ähnlich wie die Idee, „unbedingt was mit Blockchain machen wollen“, sind solche Ansätze nur selten sinnhaft oder von Erfolg gekrönt.

Welche Prozesse in der Wertschöpfungskette kann die eSignature positiv beeinflussen?

Die Beantwortung dieser Frage erfordert bestenfalls eine ressortübergreifende Zusammenarbeit, zumindest aber die Einbeziehung von Querschnittsfunktionen und Rollen wie die des Inhouse Beraters, Process Managers oder IT-Projektleiters. Sind in Haupt- und Teilprozessen Medienbrüche vorhanden, die mit der Einholung einer Unterschrift im Zusammenhang stehen? Nutzen bereits digitalisierte Prozesse ein unsicheres, leicht anzugreifendes Medium wie die E-Mail? Sorgen rechtliche oder Compliance-Vorgaben dafür, dass bestimmte Prozesse auf Papier ablaufen müssen oder ein Mehr-Augen-Prinzip vorsehen?

Wer solche Fragen unternehmensintern beantwortet, erhält wertvolle Indizien für einen sinnvollen Einsatz der eSignature in den hauseigenen Prozessen. Fokussieren sich die Beteiligten in der Analyse zudem auf fachspezifische Prozesse, so lassen sich mit wenig Aufwand und Zeit gewinnbringende Disruptionen umsetzen.

Im Bereich der Zeitarbeit, zum Beispiel, ist gesetzlich die Schriftform beim Entleihprozess gefordert. Insbesondere bei zeitkritischen Aufträgen werden Verträge in dieser Branche häufig per Post oder gar per Kurier transportiert. Nicht nur die Deckungsbeiträge leiden darunter, sondern auch das mögliche Risiko durch doppelte Wege. So geht wertvolle Zeit verloren, was dazu führt, dass Arbeitnehmer ihre Arbeit oft ohne unterschriebenen Vertrag antreten. Durch Einsatz von qualifizierten, elektronischen Signaturen lassen sich handschriftliche Unterschriften rechtskonform durch die digitale Version ersetzen. Die Kostenersparnis fällt sehr deutlich aus.

Ein anderes Beispiel ist die Unterzeichnung von Maklerverträgen in der Immobilienbranche. Der Haus- und Wohnungsmarkt ist ausgesprochen dynamisch, dessen Modernisierung durch Bürokratie und papierlastige Prozesse aufgehalten wird. Die digitale Unterschrift kann die gesamte Wertschöpfungskette eines Maklers sinnvoll digitalisieren und somit beim Verkauf von mehr Objekten innerhalb der gleichen Zeit unterstützen.

Was sind überhaupt eSignature-Lösungen?

eSignature-Lösungen bieten die Möglichkeit, elektronische Dokumente rechtskonform mit einer digitalen Signatur zu versehen. Dabei gibt es sowohl eSignature-Lösungen, die lediglich eine elektronische Unterschrift anbringen als auch Angebote, die den gesamten Signierprozess mit mehreren Teilnehmern unterstützen.

Sind digitale Signaturen auch elektronische Signaturen?

Digitale Signaturen bilden die technische Grundlage für elektronische Signaturen. Während diese Begriffe häufig gleichgesetzt werden, ist die digitale Signatur der mathematische Begriff, während die elektronische Signatur ein Begriff aus der juristischen Welt ist.

Sind elektronische Signaturen sicher?

Eine elektronische Signatur sichert die Authentizität des Dokuments ab. Die kryptografischen Verfahren, die den digitalen Signaturen zugrunde liegen, nutzen jeweils gültige und anerkannte Algorithmen zur Erzeugung von Schlüsselpaaren. Mit einem privaten Schlüssel, der nur dem Ersteller einer Unterschrift bekannt ist, wird das Dokument mit einem Hash versehen. Ein Hash ist nichts anderes als eine Zeichenfolge, die mit dem privaten Schlüssel mittels eines mathematischen Verfahrens berechnet wird. Ein Dokument hat immer den gleichen Hashwert (es sei denn, es wurde verändert). Dadurch kann eine Manipulation des Dokuments eindeutig nachgewiesen werden.

Ein vergleichbares Vorgehen lässt sich bei Papier nur sehr aufwendig realisieren, da das bereits unterschriebene Dokument an beliebiger Stelle manipuliert werden könnte. Ist der private Schlüssel eines Zertifikats über einen Vertrauensdiensteanbieter (wie die Bundesdruckerei oder SWISSCOM) mit der Identität einer natürlichen Person verbunden, so lässt sich nicht nur die Unversehrtheit des Dokuments, sondern auch die Identität des Unterzeichners nachweisen.

Gehört die eSignature auf die Agenda des CIOs – Ein Fazit

Nun lässt sich die Frage mit einem klaren „Ja“ beantworten, wenn denn die entsprechenden Nutzungsszenarien bekannt sind und ein klares Werteversprechen durch den Einsatz formuliert werden kann.

An dieser Stelle sei noch erwähnt, wie wichtig es somit ist, nicht einfach die „technisch“ beste Lösung einzukaufen, sondern den passenden Partner auszusuchen, der bereit ist, sich mit den Unternehmensprozessen auseinander zu setzen. Denn eins ist klar: gekauft wird nicht die eSignature-Lösung. Gekauft wird Prozesseffizienz.

Über den Autor: Valerio Neri, Diplom-Ingenieur mit Spezialisierung auf Prozesse und IT, ist Vice President Sales Strategy / Governance & Business Development bei Francotyp-Postalia (FP). Vor seiner Tätigkeit bei FP leitete er unter anderem das Prozess- und IT-Management eines Berliner E-Commerce Unternehmens und sammelte Erfahrungen im Produktmanagement komplexer Software- und Hardware-Lösungen. In seiner Rolle bei FP als Generalist bleibt Valerio Neri nah an der IT und hat einen starken Fokus auf digitale Produkte, unter die auch die Signaturlösung FP Sign fällt.

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