Never change a running system?

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Was macht dann eine gute IT-Architektur aus?

Die IT-Architektur ist gut mit einem Hausbau vergleichbar. Hier hilft ein Bauplan, die Ausschreibungen über verschiedene Gewerke, sowie die Definition von Abnahmekriterien und verantwortlichen Ansprechpartnern erheblich weiter. Und auch hier gilt: erst wenn alle Teile ineinandergreifen, kann das Haus am Ende der Bauzeit in seinen verschiedenen Funktionen wie vorgesehen genutzt werden. Logischerweise muss eine Küche in einem Restaurant anders ausgeprägt werden, als in einem Einfamilienhaus.

In der IT sind es die Services, welche die Funktionen darstellen. Die Einrichtung von Infrastrukturkomponenten wie PCs, Netzwerk oder Servern sind dagegen mit den Gewerken vergleichbar. Services sollten so beschrieben sein, dass klar ist, wie die „Gewerke“ ineinander greifen müssen. Sonst wird der Ausdruck eines Angebotes eben nicht mehr auf dem Drucker nebenan ausgegeben, nur weil die zu einem Dienstleister ausgelagerte Anwendung den Drucker netzwerktechnisch gar nicht erreichen kann.

Aus der Geschäftsprozess- und Produktsicht kommend, ist die Herangehensweise trivial, da sie sich aus den oben benannten Abhängigkeiten ableitet. Die Kernfragen in jedem Dokumentationsschritt und jeder Architekturdesignphase sind:

• 1. Welche Funktionen und

• 2. welche Eingangsinformationen

• 3. in welcher Qualität und

• 4. durch wen verantwortet

benötigt der gerade betrachtete Geschäftsprozessschritt, um das gewünschte Ergebnis zu liefern?

Alle obigen Eigenschaften beschreiben zusammenfassen einen Service. Sind Eigenschaften aus anderen Services für die Erfüllung nötig, leitet sich hieraus die Abhängigkeit untereinander ab. Ohne eine Abhängigkeitsanalyse kann man für einen Service oder eine eingesetzte Technik nicht beantworten, wie wichtig eine technische Komponente tatsächlich für das Unternehmen ist. So wird beispielsweise E-Mail gerne als relativ unwichtig erachtet, weil interne und externe E-Mails für überschaubar kurze Zeit unbeantwortet bleiben können.

Bei genauerer Analyse stellt sich tatsächlich heraus, dass automatisierte Geschäftsprozesse auf zeitnahen, teilweise zeitgenauen Transport von Nachrichten angewiesen sind. Somit bekommt das E-Mail-System einen viel höheren Stellenwert als ursprünglich eingeschätzt.

• Was sind die nächsten Schritte zur passenden IT-Architektur?

Da die Komplexität der eingesetzten IT in großen wie kleinen Unternehmen relativ ähnlich ist, sind kleinere Organisationen gut beraten, sich intensiver mit Standards und eher einfachen und überschaubaren Lösungen auseinanderzusetzen sowie klare Regelungen für deren Betrieb und Nutzung vorzugeben.

Die Auseinandersetzung muss dabei so tief gehen, dass die Kontrollfähigkeit erhalten bleibt und man erkennen kann, wenn der Dienstleister zu seinem Gewerk ein paar wichtige Fragestellungen nicht vorgebracht hat, weil er den Kontext zum Geschäftsziel nicht erkennen kann. Folgende Fragen sollten beantwortet werden können:

Status Quo:

• Wo steht die IT heute? (Technik, Verantwortungen, Kenntnisse, Verträge, Dokumentation)

• Welche Kosten sind für IT, auch in den Fachbereichen, in den letzten drei Jahren angefallen? (Lizenzen, Wartung, Miete, Serviceleistungen, Anschaffungen, Personalkosten, etc.)

• Welche IT-Probleme behindern das Geschäft wirklich und welche sind nur lästig?

Welche Ziele streben wir an?

• Welche Regulatoren zwingen zur Anpassung?

• Welche Produkte müssen erneuert werden?

• Welche Marktanpassungen müssen berücksichtigt werden?

• Welche Vereinfachungen verschlanken Abläufe?

• Welche Geschäftsziele wurden neu ausgerichtet und benötigen IT Unterstützung?

Der Weg zum Ziel:

• Ist die Ausgangslage so robust beschrieben, dass sie eine Änderung im Projekt zulässt?

• Ist das Ziel eindeutig und umfassend formuliert?

• Kann ein Plan erstellt werden um in einem oder mehreren Projekten mit Meilensteinen das Ziel zu erreichen.

• Lässt der Plan Korrekturen zu?

• Sind die nötigen Ressourcen einsetzbar? (Budget, Konzeption, Personen, Zeitrahmen, Beeinträchtigung anderer Services)

• Woran erkenne ich den Fortschritt und Erreichung des Zieles?

• Wie und wo ist der Übergang in den Betrieb behandelt?

• Gibt es bereits Betriebsprozesse oder werden die Betriebsprozesse im Projekt beschrieben?

Fazit

Wenn man sich die Mühe macht, diese Fragen umfassend und abschließend zu beantworten, ist man in der Lage, die Kommunikation zu Mitarbeitern und Dienstleitern unmissverständlich zu formulieren. Dadurch werden viele Unklarheiten im Projekt und – später – im Betrieb vermieden, die Projektmitglieder können sich auf die Erfüllung des Projektes voll und ganz konzentrierten und für den Betrieb werden klare Handlungsanweisungen ermöglicht. Und wenn Unternehmen ein Architekturprojekt durch einen Dienstleister umsetzen lassen, so sollte dieser eingangs solche Fragen stellen und mit den Verantwortlichen klären.

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